Этапы проведения внутренних служебных расследований — что нужно знать?

В эпоху, когда в стране набирает темпы капитализация общества, основным или основополагающим девизом для всех предпринимателей является принцип «произведи – продай – купи», в свою очередь, растут внутреннее воровство, присвоение, растрата на всех предприятиях и организациях без какого-либо исключения.

Статистика такова, что практически в каждой компании – а их более 3 миллионов по стране, хоть один раз, но было выявлено хищение. И в данном случае руководители стоят перед сложной дилеммой, как провести внутреннее расследование? Как выявить и наказать расхитителя?

Почему руководство не обращается в органы?

Не все руководители частных компаний – точнее из десяти фактов краж не более одного-двух – обращаются в правоохранительные органы, когда на их предприятии совершаются хищения имущества. А не обращаются по той причине, что сотрудники правоохранительных органов в ходе своих расследований могут вскрыть то, что, грубо говоря, не подлежит публичному раскрытию в финансово-хозяйственной деятельности организации. Там, как мы понимаем, много может быть нарушений, в том числе по налоговому законодательству.

Но что-то надо делать. И в данном случае необходима внутренняя проверка, детальное расследование по вскрытому факту хищения.

В данной статье поэтапно мы распишем саму организацию и порядок проведения внутренних служебных расследований на примере хищения имущества со склада, выявленного в ходе инвентаризации.

Служебное расследование – этапы

Одно дело, когда сумма похищенного имущества, скажем, в 10 тысяч рублей, а если недостача в миллионы? В любом случае необходимо внутреннее расследование по выявлению виновных и установлению причин и условий.

Первый этап: Издание приказа

Руководитель организации при получении информации о хищении товара со склада должен издать приказ о проведении внутреннего расследования, назначить должностное лицо или группу ответственных сотрудников, которые будут проводить внутреннюю проверку, указать ее сроки.

Приказ нужен для того, чтобы проверяющим сотрудникам дать соответствующие права. А здесь и копирование документов, и разного рода сверки, и проверка бухгалтерских (финансовых) документов, и изучение личных дел, и т. д.

Приказ объявляется под подпись только заинтересованным, в данном случае – должностным лицам, где произошло хищение и самим проверяющим.

Важно:
Поручать внутреннее служебное расследование нужно опытному сотруднику, знающему толк в этом деле.

Заводится соответствующее наблюдательное дело, с указанием его принадлежности, например, «Документы по факту хищения …». Документы в папке следует хранить по соответствующим разделам.

Документы проверки в наблюдательном деле с документами в нем и иными материалами проверки должно храниться в отдельном помещении в сейфе, доступно должно быть только назначенному для проверки сотруднику. Ведь не секрет, что вор или группа жуликов, если документы проверки не будут храниться как положено, могут «втихаря» из папки изъять их, а также в дальнейшем или сразу уничтожить имеющиеся оригиналы, чтобы этими действиями замести следы своего преступления.

Кроме того, каждый руководитель должен помнить, что к отдельным хищениям, особенно в крупных размерах, как показывает практика, могут быть причастны и руководители, которым он всецело доверяет.

Второй этап: План расследования

Сотрудник, которому поручена проверка, детально составляет план расследования, который согласует с руководителем предприятия.

План внутреннего расследования необходим для того, чтобы не упустить важных деталей в процессе расследования. А здесь много направлений: и кадры, и бухгалтерия, и склад, охрана, и т.д. К плану сотрудник, которому поручена проверка, прилагает Перечень документов, подлежащих копированию.

Третий этап: Собственно расследование

С чего начинать внутреннее расследование? Первым делом необходимо произвести копирование всех документов, которые связаны тем или иным образом с похищенным товаром. Это накладные, инвентаризационные ведомости и т.д.

По факту снятия копий лицо, которое проводит проверку, составляет соответствующий акт, который подписывает начальник склада. Если копии документов копируются в бухгалтерии, то акт подписывает бухгалтер, который ведет направление, которое связанное с хищением.

Оригиналы документов, как правило, не изымаются, это нужно делать для объективности, а также, чтобы исключить их утерю. Кроме того, документы в оригинале нужны и для соответствующих отчетов и со стороны бухгалтерии, и со стороны склада.

Копированию подлежат все документы, которые попадают под перечень с момента последней инвентаризации до факта хищения.

Четвертый этап: Изучение доказательств

Детальное изучение видеофиксации всех установленных камер наблюдения, их копирование на электронные носители информации. Далее проверяющий сотрудник копирует все графики работы и списки работников склада, а также списки и графики работы сотрудников охраны (если таковы имеются), номера и марки автотранспорта, которые были задействованы в производственной деятельности склада и их движение.

Важно:
Мероприятия, которые указаны с первого по четвертые этапы, необходимо провести в кратчайшие сроки – не более суток или двух с момента получения информации о хищении.

Пятый этап: Изучение личных дел

Нужно провести изучение личных дел всех сотрудников, которые являются работниками склада, где произошло хищение имущества. Копирование личных дел персонала запрещено законом (Закон «О защите персональных данных»), а если можно, то только с письменного разрешения лица, в отношении которого проводится проверка.

В данном случае для проверяющего сотрудника кадровый аппарат может подготовить необходимые для результатов проверки выписки. Это не противоречит закону.

При проведении проверки важно изучить личные дела и иные данные ранее уволенных сотрудников, или сотрудников, которые имеют намерение уволиться, их родственные связи в коллективе и т. д.

Изучение личных дел сотрудников должно быть закрытой темой для всех, кроме проверяющего, руководителя организации и кадрового работника.

Совет из практики: чтобы не было утечки информации, руководитель предприятия (организации) собственноручно от кадрового работника берет расписку о неразглашении информации, связанной с проведением внутреннего служебного расследования. Сотрудник, которому поручена проверка, таким правом не обладает.

Шестой этап: Анализ документов

По сути, и объему работы – это самый сложный этап. Сложность заключается в том, что сотрудник, которому поручена проверка, должен изучить, проанализировать все имеющиеся и собранные у него документы.

Это требует большое количество времени и специальных познаний по делам внутренних расследований. Отдельные руководители организаций для этих целей привлекают опытных специалистов. К примеру, по вопросам бухгалтерии – бухгалтера, для изучения информации из электронных носителей информации – соответствующего специалиста, по движению товара на складе, его погрузки-разгрузки – опытного логистика. Другим специалистам ставятся конкретные задачи и сроки по изучению и анализу порученных материалов.

Необходимо также учесть, что с материалами проверки должны соприкасаться те специалисты, которые никаким образом не заинтересованы в исходе дела, т.е. в конечных результатах этой проверки.

Привлеченные к проведению проверки специалисты свои результаты в виде справок или заключений оформляют документально, и проверяющий сотрудник приобщает их к делу по соответствующим разделам.

При изучении материалов дела появятся возможные свидетели хищения, а также сотрудники, которые будут причастны к краже. Вот здесь, перед тем, как опросить указанных работников (отобрать объяснения), для проверяющего сотрудника важно провести подготовку. Это значит, что он должен подготовить соответствующий опросник (вопрос – ответ), его конкретизировать и с этим работать с сотрудниками склада, которые напрямую или косвенно причастны к хищению на складе. Следует отметить, что от объяснений работников во многом зависят результаты внутреннего служебного расследования.

Седьмой этап: Заключение ответственного

После того, как проанализированы, изучены материалы проверки, опрошены все лица, которые причастны к хищению, проверяющий сотрудник готовит заключение внутреннего служебного расследования.

Вначале заключения раскрывается фактическая сторона дела, а именно что произошло. Затем подробно описываются все материалы дела, на основании которых готовится заключение. Следует отметить, что показания свидетелей или виновных в хищении, в заключении воспроизводятся практически дословно – так, как написано в объяснении. В конце заключения сотрудник, которому поручена проверка, приходит к своим выводам и вносит на рассмотрения руководителя предложения.

Выводы могут быть разными. А главным – это установление факта хищения имущества с указанием суммы похищенного, установление виновных. Кроме того, в выводах вскрываются причины и условия, при которых произошла кража.

Бывают случаи, что в ходе проверки устанавливается факт, что товар никто не похищал, его просто не завезли на склад, получилось так, что по документам он есть, а фактически нет. В данном случае в выводах должен быть раскрыт весь механизм документального подлога. Ибо получается, что товар был похищен по сговору группы лиц ранее, еще в период его доставки на склад. А здесь уже другая история, в данном случае в дело вступают поставщики.

Что касается предложений по результатам проверки, то здесь вносятся, к примеру, одно из следующих:

• материалы внутреннего расследования направить в такой-то правоохранительный орган;
• если сумма хищения незначительная, то взыскать из виновного, или виновных (когда есть договор о коллективной материальной ответственности);
• меры дисциплинарных взысканий к виновным (указать какие);
• меры по недопущению впредь подобного.

Руководитель соглашается или не соглашается с выводами и внесенными предложениями. Это его право. Но следует заметить, что, когда руководителем организации будет принято решение о направлении материалов внутреннего служебного расследования в правоохранительные органы, то там будет принято решение на основании полученных материалов. Ведь изначально внутренняя проверка проводилась так, как ее проводят дознаватели и следователи, тем более по всему комплексу имеющихся документов и иной информации.

Заключение

Предлагаемый порядок проведения внутренних служебных расследований практичный, полезный и необходим в производственной деятельности предпринимателей. Статья написана с учетом многолетнего опыта расследования подобных хищений. И если наши рекомендации использовать в постоянном режиме, то, как показывает практика, из 10 случаев в 7 находят виновных.