Хранение документов общего собрания собственников в МКД. Что нужно знать?

Краткое содержание:

1. Порядок и срок хранения.

2. Обсуждение.

В жилищном законодательстве перечень документации, относящейся к общему собранию собственников и подлежащей хранению, не установлен. Деятельность по хранению различных документов регулируется Федеральным законом от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».

Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения утвержден Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236 (далее – Перечень типовых управленческих архивных документов).

В настоящее время установлены сроки хранения документов, связанных с управлением МКД:

-переписка об оказании коммунальных услуг организации – 5 лет (ст. 542 главы 10.1 Перечня типовых управленческих архивных документов);

-документы (справки, сводки, переписка) о подготовке зданий, строений, сооружений к зиме и предупредительных мерах от стихийных бедствий – 3 года (ст. 543 главы 10.1 Перечня типовых управленческих архивных документов);

-переписка по вопросам эксплуатации зданий, строений, сооружений, помещений и земельных участков - 5 лет (ст. 545 главы 10.1 Перечня типовых управленческих архивных документов);

-протоколы общих собраний собственников в МКД - постоянно (ст. 546 главы 10.1 Перечня типовых управленческих архивных документов);

-документы (заявления, справки, журналы регистрации заявлений, переписка) по выбору организаций, осуществляющих управление многоквартирными домами – 5 лет (ст. 547 главы 10.1 Перечня типовых управленческих архивных документов);

В то же время обязанность хранить в течение трех лет оригиналы решений собственников и протоколов общих собраний собственников в МКД возложена ч. 1.1 ст. 46 Жилищного кодекса Российской Федерации на орган государственного жилищного надзора (ГЖИ).

Целесообразно хранить имеющие оригиналы и копии протоколов общих собраний и решений собственников по вопросам, поставленным на голосование, постоянно, чтобы обезопасить собственников в доме от различных неприятных ситуаций. Управляющие организации меняются, банкротятся, и с их сменой документы могут потеряться. А они нужны, в первую очередь, для подтверждения того факта, что решения собственниками принимались.

Копии всех документов, связанных с проведением общего собрания и принятыми на нем решениями обязательно должны храниться в месте, определенном общим собранием (ч. 4 ст. 46 Жилищного кодекса Российской Федерации).

При очно-заочной форме голосования в состав документации, подлежащей хранению, входят копии и/или оригиналы следующих документов (перечень является открытым):

-протокол заседания инициативной группы;

-реестр всех собственников;

-реестр вручения сообщений об общем собрании собственников, если ранее не принималось решение о порядке и месте размещения таких сообщений;

-сообщение о предстоящем общем собрании;

-акт о размещении сообщений о проведении общего собрания собственников;

-листы регистрации собственников на очной части собрания;

-реестр вручения бюллетеней для голосования;

-бюллетени для голосования;

-протокол счетной комиссии (не обязательно, но желательно);

-протокол решения общего собрания и полученные от собственников бюллетени;

-уведомления, информирующие собственников об итогах прошедшего голосования;

-акт о размещении уведомлений об итогах проведения общего собрания собственников.

В обязанности УО, ТСЖ, кооператива входит хранение всей документации на МКД (Правила содержания общего имущества в многоквартирном доме, утвержденные Постановлением Правительства РФ от 13.08.2006 № 491):

-технической и иной документации;

-документации, связанной с выбором (изменением) способа управления многоквартирным домом;

-документации, связанной с дальнейшим управлением этим домом и проч.

В указанную документацию входят и копии документов общего собрания собственников, связанные с процессом управления МКД.

Источник. Жилищный кодекс Российской Федерации; Правила содержания общего имущества в многоквартирном доме, утв. Постановлением Правительства Российской Федерации от 13.08.2006 № 491; Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236; справочно-правовая система «КонсультантПлюс».