Зачем и как проверять контрагентов

Фото сделано на VIII Юридическом форуме для практиков в Кремлевском дворце, организованном компанией "Система Юрист", ООО "Актион кадры и право"

В современных реалиях ведения бизнеса в Российской Федерации все чаще со стороны проверяющих органов возникают претензии к деятельности компании в связи с ее взаимодействием со своими контрагентами.

Для работников бухгалтерии и юристов не секрет, что и налоговая инспекция, и банки зачастую обращают свое пристальное внимание к контрагентам компании. Первых в ходе проведения проверок упрекают во взаимодействии с фирмами-однодневками и в результате снимают расходы и доначисляют налоги, а вторые запрашивают документы по сделкам и пояснения по работе с контрагентом, после чего часто следует отключение дистанционного банковского обслуживания или отказ в проведении операций.

При совсем негативном развитии событий взаимодействие с «токсичным» контрагентом чревато оценкой правоохранительных органов как соучастие в преступлении.

В целом проверка контрагентов для современного бизнеса направлена сразу на снижение трех групп рисков:

1. налоговые риски (непроявление должной осмотрительности),

2. риски блокировки счета банком,

3. риски убытков от взаимодействия.

Должная осмотрительность

Сам термин и границы должной осмотрительности претерпели значительные изменения со времен принятия Высшим арбитражным судом Российской Федерации постановления Пленума от 12.10.2006 № 53 «Об оценке арбитражными судами обоснованности получения налогоплательщиком налоговой выгоды», в котором указано на то, что налоговая выгода может быть признана необоснованной, если налоговым органом будет доказано, что налогоплательщик действовал без должной осмотрительности и осторожности и ему должно было быть известно о нарушениях, допущенных контрагентом.

Если раньше проявление должной осмотрительности могло сводиться к запросу у контрагента стандартного комплекта учредительных документов, то уже на протяжении нескольких лет такой подход не воспринимается налоговыми органами и судами как проявление должной осмотрительности.

Доказывать реальность ведения хозяйственной деятельности и реальность сделок и их исполнения приходится многими документами, включающими в себя в обязательном порядке документы о преддоговорном взаимодействии, и документы, свидетельствующие о взаимном исполнении обязательств по договору (не только товаросопроводительные документы, но и иные сведения, например, пропуска на склад, деловая переписка, заявки на отгрузки, сделанные посредством переписки в мессенджерах или электронной почте, и т.д.).

Но даже безупречный документооборот может не помочь, если налоговые органы в ходе проверки получат показания сотрудников компаний, которые не будут соотноситься с документами.

Кроме всего прочего, если доначисление налогов или другие действия привели к банкротству компании, для ее руководителя и учредителя появляются довольно весомые риски привлечения к субсидиарной ответственности и необходимости возмещения за счет личных средств и имущества всем кредиторам компании.

Блокировка счетов банком

Банки за последние 3-4 года стали все чаще применять меры по отказу от проведения операций и по отключению дистанционного банковского обслуживания (ДБО), если, по их мнению, операции клиента носят сомнительный или подозрительный характер. У банков есть две группы критериев, по которым они оценивают необходимость применения мер воздействия в рамках антиотмывочного закона.

Первая группа – это критерии, характеризующие самого клиента, то есть компанию, такие как адрес, руководитель, налоговая нагрузка, наличие средств для ведения заявленного вида деятельности, оплата со счета аренды, канцелярских приборов, коммунальных услуг и т.д.

Вторая группа – критерии, характеризующие проводимые операции, например, соотнесение заявленного вида деятельности и назначений платежей, периодичность платежей, объем снятия наличных или выплат физическим лицам, переводы на организации с повышенным уровнем риска и другие.

Последний пункт является очень распространенным основанием для применения в отношении компании мер воздействия в виде отключения ДБО или отказа от проведения операций, зачастую предвестником такого развития событий зачастую являются запросы от банка. Если контрагент находится в «черном» списке Банка России – вероятность возникновения вопросов и проблем с банком очень высокая.

Потенциальные убытки

В деятельности большинства компаний существуют риски неполучения оплаты от своих контрагентов, что влечет долгий переговорный процесс, зависшую дебиторскую задолженность и затраты на судебные разбирательства, которые могут иметь и положительный результат, но на этапе исполнения судебного акта может выясниться неплатежеспособность контрагента. Такие ситуации помимо затрат на их обслуживание влекут изъятие средств из оборота компании и, как следствие, препятствие в развитии бизнеса и прямые убытки.

Оценка платежеспособности контрагента, даже если он был рекомендован к сотрудничеству доверенными лицами, может своевременно обратить внимание на порядок работы с рискованным контрагентом и предотвратить убытки.

Как проверять контрагента правильно?

В ответе на данный вопрос нет универсального решения для всех и каждого, поскольку все зависит от размера компании, ее вида деятельности, частоты появления новых контрагентов и других факторов.

Существует три схемы проверки:

• самостоятельная, силами своих сотрудников,
• аутсорсинг на постоянной основе или привлечение по необходимости,
• привлечение консультантов для настройки бизнес-процесса внутри компании, разработки индивидуальных регламентов и других документов и обучения сотрудников работе по данному направлению.

Самостоятельно осуществлять проверку контрагентов целесообразно, если есть достаточное количество квалифицированного персонала, необходимое программное обеспечение, разработанные регламенты (которые существуют не просто на бумаге из где-то найденных шаблонов, а реально работают как часть общего бизнес-процесса), четко организованный документооборот.

Квалифицированный персонал необходим для понимания сути проверки, методологии, правильного фиксирования результатов и их доведения до лиц, принимающих решения. Как правило, в крупных и некоторых средних компания этим занимаются сотрудники службы безопасности с привлечением юристов.

Организованный документооборот и регламенты необходимы для быстрого и качественного выполнения как преддоговорной проверки контрагентов, так и периодической. Как правило, начинается проверка с запроса у контрагента перечня документов, включающего помимо уставных документов, сведения о задолженностях перед бюджетом, налоговые декларации за последние периоды штатное расписание, справку о материально-технических ресурсах и другие.

Параллельно контрагент проверяется по открытым источникам информации, в настоящее время существует ряд ресурсов, которые делают это быстро и качественно с небольшой аналитикой по проверяемой компании (СПАРК, "Контур-Фокус" и т.д.).

Использование современного ПО существенно сокращает как сроки проверки контрагента, так и улучшает качество, например, проверить связи контрагента, оценить текущее финансовое состояние, судебные дела, получить сведения о проверках госорганов и их результатах. Тут же следует упомянуть, что отчеты из такого ПО, как часть процесса проверки контрагента, становились одним из доказательств проявления должной осмотрительности в суде в споре с налоговыми органами (например, дела № А 49-1953/2017; А 03-2471/2017).

Аутсорсинг проверки контрагентов

Привлечение сторонних организаций имеет множество преимуществ, таких как высвобождение своих сотрудников от данной функции, получение целостного отчета, проверка информации, не содержащейся в открытых источниках (например, информация о наличии контрагента в «черном» списке Банка России может спасти банковский счет компании от блокировки). Этот вариант удобен и экономически выгоден небольшим компаниям, которым требуется проверить до 15–20 контрагентов в течение месяца. Вместе с тем аутсорсинг не подойдет тем компаниям, у которых есть постоянная потребность в проверке контрагентов, например, по несколько десятков в день, это будет нерентабельно по сравнению с настройкой процесса в самой компании и выделением нескольких штатных сотрудников для такой работы.

Привлечение консультантов для настройки бизнес-процесса внутри компании

Этот вариант подойдет крупным, средним и небольшим компаниям, которые готовы организовать и встроить в свою деятельность бизнес-процесс по проверки контрагентов. Это универсальное решение, позволяющее настроить работу и, оптимизировав процессы и затраты на их реализацию, получать быстрый и качественный результат на постоянной основе. Как правило, привлечение консультантов включает индивидуальную разработку внутренних актов компании (регламенты, приказы и т.д.), обучение ответственных сотрудников на реальных примерах и разбор всех вопросов, тестирование работоспособности внедренного механизма и при необходимости его отладка для повышения эффективности.

На что обратить внимание при проверке контрагента

Настораживающих факторов при проверке контрагента очень много, и все зависит как от вида деятельности, так и от критериев отбора.

Основными риск-факторами могут являться:

• массовый адрес;
• совмещение разных видов ОКВЭД;
• непродолжительный срок работы контрагента;
• совпадение учредителя и руководителя в одном лице;
• «порочные» связи с ранее ликвидированными фирмами;
• нахождение в «черном» списке Банка России;
• отсутствие штата сотрудников и ресурсов для выполнения предполагаемого договора;
• низкая налоговая нагрузка;
• отрицательные финансовые показатели;
• нарастание проверок госорганов и выявление нарушений;
• недействительный паспорт учредителя или руководителя;
• нахождение в стадии ликвидации;
• множество неисполненных исполнительных производств;
• факты блокировки счетов со стороны ИФНС.

Это не полный перечень риск-факторов, которые могут повлиять на оценку возможности работы с контрагентом, у каждого показателя есть свой вес, и многие из них по отдельности не являются препятствием для сотрудничества, но если факторов несколько, то стоит задуматься. Например, если вас интересует только вопрос уменьшения налоговых рисков, то такие факторы, как нахождение в «черном» списке Банка России, отрицательные финансовые показатели или нарастающие проверки госорганов, могут вообще не иметь никакого значения в оценке контрагента.

Надлежащим образом проведенная проверка контрагента позволяет правильно выстроить работу с контрагентом, настроиться на возможное общение с банком по операциям, совершенным по заключенному договору, а также предотвратить потенциальные убытки.

Кроме того, настройка бизнес-процесса по проверке контрагента позволяет подготовиться к планируемым изменениям закона 115-ФЗ «О противодействии легализации (отмыванию) доходов, полученных преступным путем, и финансированию терроризма», которым для всех без исключения юридических лиц устанавливаются ряд обязанностей (внедрение процедур, направленных на установление добросовестности контрагентов в рамках совершения сделок или финансовых операций), неисполнение которых приводит к штрафам от 1 млн рублей.

Подписывайтесь на Канал на youtube.com, и вы узнаете о разных насущных правовых вопросах и способах их решения.