Копии документов в качестве доказательств: как не опозориться в суде?

Практикующие адвокаты и юристы, в отличие от юристов-теоретиков, знают, что самый надёжный вид доказательств для отстаивания прав и законных интересов доверителя в суде – это доказательства письменные, то есть документы, выполненные в форме цифровой или графической записи. Ибо они на своём опыте убедились в том, что один-единственный документ с синей печатью значит для правосудия несравненно больше, чем показания десятков свидетелей, вагонетки вещественных доказательств и терабайтов фото-, видео-и аудиоматериалов вместе взятых.

А документы представляются суду либо в подлинниках, либо в виде надлежаще заверенных копий. Конечно, подлинники для приобщения к материалам дела предоставляются суду нечасто, а в основном для обоснования своей позиции стороны изготавливают копии, кои и прикладывают к искам, отзывам и ходатайствам.

И вот тут-то истцы, ответчики и (или) их представители – юристы и особенно адвокаты – рискуют, что называется, сесть в лужу, в калошу и т.д. – не суть важно куда, но всегда тем местом, которым ошибочно воспользовались вместо головы.

Почему адвокаты "особенно" рискуют?

Адвокатские заморочки

Дело в том, что помимо федерального закона от 31.05.2002 № 63-ФЗ "Об адвокатской деятельности и адвокатуре в Российской Федерации" нашу деятельность регулирует ещё и Кодекс профессиональной этики адвоката, пункт 7 статьи 10 которого гласит:

При исполнении поручения адвокат исходит из презумпции достоверности документов и информации, представленных доверителем, и не проводит их дополнительной проверки.

Если воспринимать эту норму буквально, то может показаться, что адвокат обязан безоговорочно принимать на веру всю информацию, переданную ему доверителем, и не имеет права усомниться в достоверности предоставленных ему документов. У юриста, не имеющего адвокатского статуса, такой обязанности нет, соответственно, и степеней свободы больше, так как он волен провести дополнительную проверку как документов, так и информации.

Однако здесь есть важное "но": обратите внимание, что речь идёт о документах. А документом является подлинник, то есть первый или единственный его экземпляр – об этом прямо говорится в пункте 21 раздела 3.1 "Общие понятия" "ГОСТ Р 7.0.8-2013. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения".

Под заверенной копией, в соответствии с подпунктом 25 пункта 3.1 ГОСТ Р 7.0.8-2013, понимается такая копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставлены реквизиты, обеспечивающие ее юридическую значимость.

Заверяем правильно

Согласно пункту 5.26 "ГОСТ Р 7.0.97-2016. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов", отметка о заверении копии, проставленная под реквизитом "Подпись", включает в себя:

• слово "Верно";
  
• наименование должности лица, заверившего копию;
  
• его собственноручную подпись;
  
• расшифровку подписи (инициалы, фамилию);
  
• дату заверения копии (выписки из документа).

Основания для возникновения сомнений в подлиннике (оригинале) документа возникают довольно редко, поэтому и адвокат, и юрист при работе с доверителями – физическими лицами в большинстве случаев имеет полное право самостоятельно (это важно!) изготовить копии необходимых документов, после чего для предоставления в суд заверить их по правилам, установленным, в частности, пунктом 5.26 Национального стандарта РФ ГОСТ Р 7.0.97-2016 "Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов".

При работе с лицами юридическими вполне приемлемый вариант – изготовление и заверение копии документа работником организации, например, специалистом канцелярии. Однако, памятуя о том, что "если хочешь, чтобы получилось хорошо – делай всё сам", представителю целесообразнее всё же изготовить копии лично.

Естественно, подлинники документов адвокату и юристу необходимо иметь при себе в судебном заседании, ибо судья с высокой долей вероятности может пожелать проверить соответствие (тождественность) копий, приложенных к иску, оригиналам документов, а при заявлении стороной в судебном заседании ходатайства о приобщении к материалам дела дополнительных документов в виде копий почти обязательно потребует представить оригиналы на обозрение суда.

Но адвокату или юристу доверитель – физическое лицо обычно представляет на первичной консультации лишь копии документов, и только на основании их изучения и устных пояснений посетителя будущий представитель оценивает перспективы дела. И вот тут легко допустить просчёт при оценке ситуации и, как следствие, провалить дело в суде.

Почему? Вот две самые распространённые причины.

Подделка

В наш век цифровых технологий внести любые изменения в сканерокопию реально существующего документа, а то и создать сам документ "с нуля" в графическом редакторе весьма несложно, как и подсунуть такое "доказательство" какому-нибудь пофигистски настроенному юристу или адвокату.

Вот только когда в суде обнаружится факт подделки, очень серьёзные последствия наступят не для доверителя, а для незадачливого представителя, который легкомысленно заверил её и представил судье в качестве доказательства.

Не знаю, как вы, коллеги, а местный автор за свою практику такие "документы" выявлял не единожды – как у доверителей, так и у процессуальных противников. Ибо придерживается принципа "Уважение – каждому, доверие – никому!", о чём ещё ни разу не пожалел.

Да, это может показаться бредом – зачем доверителю подсовывать своему представителю подделку? Поверьте, причины могут быть самыми разными, и наверняка многие адвокаты и юристы, длительное время практикующие защиту интересов своих доверителей в судах, вспомнят как минимум один подобный случай из своей практики.

Отсутствие подлинника

При защите интересов юридических лиц таких ситуаций обычно не бывает – их руководство, как правило, умеет надлежащим образом организовать хранение документов, поэтому подлинники предоставляются по первому же запросу и без проволочек.

Другое дело доверители – физические лица: зачастую они клянутся-божатся, что все оригиналы документов у них "дома" и они их "поищут". Однако жизненный опыт автора этих строк показывает, что если документ не появился на его столе в течение двух суток с момента истребования, то он не появится никогда, и надо немедленно принимать меры. Например, запустить процедуру получения дубликатов необходимых документов, ибо в противном случае без необходимых доказательств в суде делать просто нечего.

Конечно, в нашем чинном и благородном обществе есть и юристы, и адвокаты, которые без вопросов пойдут в суд, что называется, попозориться – лишь бы создать у доверителя иллюзию честно отработанного гонорара. Однако, коллеги, не следует забывать о своей деловой репутации, которая нарабатывается годами и десятилетиями усердной практики; а с ценностью репутации не сравнится ни один гонорар.

Что делать: личный опыт

Теперь вы уже знакомы с принципом "Уважение – каждому, доверие – никому!", который одинаково полезен и для граждан, пытающихся самостоятельно отстоять свои интересы в суде и, безусловно, для адвокатов и юристов. Причём это в равной степени относится как к отношениям с доверителем, так и к доказательствам, предъявленным противной стороной.

Данный принцип целесообразно применять с момента заключения с доверителем соглашения об оказании юридической помощи. В частности, включить в него пункт, согласно которому адвокат (юрист) вправе не приступать к исполнению поручения до получения от доверителя подлинников документов, перечисленных в приложении к соглашению.

Передача документов от доверителя, как и возвращение их ему по исполнении поручения, крайне желательно фиксировать в расписке, составляемой в двух экземплярах – это гарантирует спокойствие для сторон по соглашению, ибо наличие такой расписки (расписок) исключает как претензии доверителя в стиле "Я вам отдавал, а вы мне не вернули!", так и исполнителя "Вы мне вообще ничего не давали!".

Никакой работы "на доверии", коллеги! Ни в коем случае не отдавайте адвокатам и юристам подлинники документов без расписки, доверители!

Все копии – в идеале цветные сканерокопии в формате PDF/A – местный автор рекомендовал бы изготавливать только лично представителем и исключительно с подлинников (оригиналов) документов, затем заверять распечатанные копии согласно требованиям ГОСТ Р 7.0.97-2016, а подлинники немедленно отправлять на хранение в сейф.

Поскольку пункт 5.26 данного ГОСТ разрешает для проставления отметки о заверении копии использование штампа, имеет смысл приобрести либо самонаборный штамп (если, конечно, вам нравится лично возиться пинцетом с этими крохотными буковками, циферками и знаками препинания), либо заказать штамп с требуемым текстом в соответствующей организации. Последний вариант намного проще и лишь чуточку дороже.

По всем документам, на которые ссылается как доверитель, так и противная сторона, есть смысл немедленно навести справки: может случиться так, что разрешительная документация на вид деятельности уже отозвана, решение суда – отменено вышестоящей инстанцией, имеется вступившее в законную силу постановление суда по делу об административном правонарушении с уже оплаченным штрафом, распечатка движения отправления с сайта Почты России – подделана, и т.д. и т.п.

Проверить ряд сведений самостоятельно, а в случае невозможности сделать запрос на основании полученной доверенности в любой орган, и в зависимости от обстоятельств параллельно заявив в суде ходатайство об истребовании доказательств – дело несложное. Хотя это отнимает некоторое время, и в ряде случаев вызывает раздражение судьи, вы за свою жизнь не раз и не два удивитесь тому, какие разные разности откроются по некоторым "доказательствам".

А если полагаете, что всё это ерунда, местный автор предлагает вспомнить бессмертное и одуматься, пока не поздно.

Ибо в нашем деле представление суду доказательств – это совсем даже не ерунда:

Вы согласны?