Увольнение за прогул оформляем документы.

Здравствуйте, Татьяна!

Во-первых, составить акт об отсутствии сотрудника на рабочем месте за подписью двух-трех свидетелей. Лучше всего, конечно, оформить такой акт в первый же день, когда сотрудник не вышел на работу. Однако можно составить его и позже - в любой из последующих дней.

Если сотрудник отсутствует длительное время, можно оформлять актом каждый день отсутствия на работе. Если сотрудник принесет листок временной нетрудоспособности или другой документ, подтверждающий уважительную причину отсутствия, какие-либо из дней могут оказаться за рамками документального подтверждения. И сотрудника можно будет уволить за эти дни прогула.

Если у отсутствующего сотрудника есть непосредственный руководитель, он может вместо акта (или наряду с актом) написать докладную записку на имя руководителя фирмы, в которой сообщить, что подчиненный не является на работу, и перечислить меры, которые принимались, чтобы его найти (звонки по домашнему телефону, опрос соседей, служебная проверка и т. п.). В акте и докладной записке нужно точно (в часах и минутах) указать время отсутствия сотрудника на работе.

ВО-ВТОРЫХ, на домашний адрес сотрудника нужно направить письмо-уведомление. В уведомлении попросить его явиться на работу и объяснить причины отсутствия. Помните, что письмо должно быть заказным, с уведомлением о прочтении.

Оформляйте его на бланке для писем фирмы. После того как вам вернется почтовое уведомление, надо подождать ответа (двух недель будет достаточно). Если ответ не придет, а сотрудник так и не появится, составьте акт об отсутствии объяснений за подписью двух-трех свидетелей.

С первого дня отсутствия сотрудника на работе в табеле учета рабочего времени проставляйте ему отметку «НН» - «неявка по невыясненным причинам». А бухгалтерия, соответственно, должна прекратить начислять сотруднику зарплату. Если вы забудете об этом, то впоследствии в суде не сможете доказать, что сотрудник отсутствовал на работе.

Как оформить увольнение:

Поскольку увольнение за прогул одновременно является мерой дисциплинарного взыскания, проводить его надо по правилам статьи 193 Трудового кодекса РФ. Как только сотрудник появится на работе, необходимо потребовать у него письменное объяснение причин отсутствия.

Если объяснение не будет предоставлено в течение двух рабочих дней, составить акт в присутствии двух-трех свидетелей. Затем нужно издать приказ об увольнении и ознакомить с ним сотрудника под роспись не позднее дня увольнения (форма приказа № Т-8 утверждена постановлением Госкомстата России от 5января 2004 г. № 1). Как правило, приказы о применении мер дисциплинарного взыскания в виде увольнения издаются непосредственно в день увольнения. При отказе сотрудника подписать приказ составьте акт об отказе от подписи. После издания приказа можно вносить запись об увольнении в ТРУДОВУЮ КНИЖКУ сотрудника и личную карточку формы № Т-2. Помните, что увольнение нужно провести не позднее одного месяца со дня обнаружения прогула (ст. 193 ТК РФ).

Если при разрешении спора о восстановлении выяснится, что отсутствие на работе было вызвано неуважительной причиной, но вы нарушили порядок увольнения, суд все равно может решить дело в пользу сотрудника.

При этом средний заработок восстановленному сотруднику взыскивается не с первого дня невыхода на работу, а со дня издания приказа об увольнении, поскольку только с этого времени прогул является вынужденным (п. 41 постановления Пленума Верховного суда РФ от 17марта 2004 № 2).

Можно ли оформить увольнение за прогул в отсутствие сотрудника, если он долгое время не появляется на работе и его местонахождение неизвестно?

Если вы уверены, что причина отсутствия сотрудника не является уважительной и он не будет предъявлять претензий, можно оформить увольнение. Но учтите, что если впоследствии сотрудник появится и представит оправдательный документ, вам придется восстановить его на работе с оплатой времени вынужденного прогула. К тому же при таком увольнении не будет полностью соблюдена предусмотренная законом процедура расторжения трудового договора. Ведь сотрудник должен написать объяснительную записку, ознакомиться под роспись с приказом об увольнении (ст. 193 ТК РФ).

Должен ли отдел кадров заниматься розыском пропавших сотрудников?

Розыск сотрудников в обязанности кадровика не входит. Поэтому полагаю, что будет достаточно позвонить по всем номерам телефонов, которые оставил вам сотрудник и, если звонки окажутся безрезультатными, направить по всем адресам, оставленным сотрудником, уведомления о необходимости явиться и объяснить причины отсутствия. Одновременно с этими мерами вы можете заявить об исчезновении сотрудника в милицию и ждать результатов розыска. Очень долгое отсутствие (год и более) дает вам право обратиться в суд с заявлением о признании сотрудника безвестно отсутствующим либо умершим (ст. 42 и 45ГКРФ). Гражданин признается безвестно отсутствующим, если в течение года в месте его жительства нет сведений о том, где он находится, и объявляется умершим, если таких сведений нет в течение пяти лет.

Вполне допустимо принять на это место другого сотрудника по срочному трудовому договору. При этом в договоре и приказе о приеме на работу нужно указать, что он принимается для замены временно отсутствующего сотрудника, за которым в соответствии с законом сохраняется место работы (ч. 2 ст. 59 ТК РФ). Другой вариант - ввести в штатное расписание еще одну единицу курьера и принять на нее сотрудника на неопределенный срок. Если эти варианты по каким-то причинам не подходят, оформите совмещение должностей, при котором кто-либо из сотрудников фирмы будет выполнять наряду со своими прямыми обязанностями и работу курьера за соответствующую доплату. При совмещении заключается дополнительное соглашение к трудовому договору с указанием размера доплаты. В нем необходимо оговорить, какие обязанности и по какой должности сотруднику предстоит выполнять. Такое соглашение лучше заключать без указания срока - ведь неизвестно, когда появится пропавший сотрудник.

Если вы не оформляете увольнение, не нужно делать никаких записей в трудовую книжку. Храните книжку в обычном порядке в отделе кадров до тех пор, пока вопрос не решится окончательно. Когда увольнение (например, в связи с признанием сотрудника безвестно отсутствующим) будет оформлено, а сотрудник или его родственники не явятся за трудовой книжкой, ее нужно будет хранить отдельно от других книжек в течение двух лет, а затем передать в архив на 50-летнее хранение (пункт 43 «Правил ведения и хранения трудовых книжек»).

Будьте внимательны при оформлении документов, дающих право на увольнение за прогул. Ведь если сотрудник обратится в суд с иском о восстановлении на работе, то при рассмотрении спора суд будет проверять правильность наложения дисциплинарного взыскания.

Суд выяснит, учитывались ли при увольнении тяжесть совершенного проступка, обстоятельства, при которых он был совершен, и предшествующее поведение сотрудника, его отношение к труду (п. 53 постановления Пленума Верховного суда РФ от 17марта 2004 г. № 2). Если суд решит, что увольнение произведено без учета этих обстоятельств, то сотрудник может быть восстановлен на работе. А администрацию фирмы обяжут оплатить ему время вынужденного прогула.