Возвращение предоплаты за номер в ситуации отказа клиента - как правильно поступить?

Вы могли бы не возвращать деньги за жильё только в том случае, если бы имелся соответствующий договор с такими условиями. Деньги с вас могут взыскать в судебном порядке.

Добрый день. Если оформлен договор и получен по нему задаток то задаток не должен возвращаться если заселиться не смогли по своей вине. Если бы это произошло по Вашей вине то Вы должны бы были вернуть задаток в двойном размере.

"Гражданский кодекс Российской Федерации (часть первая)" от 30.11.1994 N 51-ФЗ (ред. от 28.03.2017, с изм. от 22.06.2017)

ГК РФ Статья 381. Последствия прекращения и неисполнения обязательства, обеспеченного задатком

1. При прекращении обязательства до начала его исполнения по соглашению сторон либо вследствие невозможности исполнения (статья 416) задаток должен быть возвращен.

2. Если за неисполнение договора ответственна сторона, давшая задаток, он остается у другой стороны. Если за неисполнение договора ответственна сторона, получившая задаток, она обязана уплатить другой стороне двойную сумму задатка.

Сверх того, сторона, ответственная за неисполнение договора, обязана возместить другой стороне убытки с зачетом суммы задатка, если в договоре не предусмотрено иное.

Вы не обязаны возвращать задаток в соответствии с п.2 ст. 381 ГК РФ Статья 381. Последствия прекращения и неисполнения обязательства, обеспеченного задатком

2. Если за неисполнение договора ответственна сторона, давшая задаток, он остается у другой стороны. Если за неисполнение договора ответственна сторона, получившая задаток, она обязана уплатить другой стороне двойную сумму задатка.

Сверх того, сторона, ответственная за неисполнение договора, обязана возместить другой стороне убытки с зачетом суммы задатка, если в договоре не предусмотрено иное.