Расчеты увольняемого сотрудника при увольнении с работы - где найти материалы?

"Расчеты с работниками при увольнении

Основания, по которым может быть уволен работник

Компенсация за неиспользованный отпуск

Удержания за неотработанные дни отпуска

Выходное пособие

Даже из слаженного и хорошо работающего коллектива время от времени увольняются. Причины могут быть самые разные, например, семейные обстоятельства, вынуждающие сотрудника на какое-то время прекратить работать, либо предложение от другой организации перейти туда на более высокооплачиваемую работу: Но случается, что сотрудник увольняется не по собственной инициативе, а по решению администрации - за серьезные нарушения в работе, за прогулы или за то, что не выполняет свои служебные обязанности.

Так или иначе, бухгалтер должен "рассчитать" увольняемого - выплатить ему зарплату за дни, отработанные с начала месяца до момента увольнения, а если потребуется, то и компенсацию за неиспользованный отпуск и выходное пособие.

В каких случаях нужно начислять компенсацию и пособие, вы узнаете из этой статьи. Кроме того, мы расскажем, как правильно рассчитать их.

Основания, по которым может быть уволен работник

Бухгалтер должен знать, по какой причине увольняется сотрудник. Ведь от этого зависит, нужно ли выплачивать ему пособия. Например, если человек увольняется по сокращению штата, то выплатить ему выходное пособие нужно. Размер пособия равен среднемесячному заработку. А вот при увольнении по собственному желанию, такое пособие не начисляют.

Основания, по которым можно прервать трудовой договор, перечислены в статье 77 Трудового кодекса РФ. Наиболее распространенное основание - желание самого работника. Не меньше чем за две недели до даты увольнения он должен написать заявление. Так сказано в статье 80 Трудового кодекса РФ.

Согласитесь, может получиться, что в течение этих двух недель работник передумает увольняться. Тогда он вправе забрать свое заявление, а администрация предприятия не может его уволить. Но это лишь при условии, что администрация не пригласила человека из другой организации и не договорилась принять его в порядке перевода. Если такая договоренность уже достигнута, то приглашенному сотруднику предприятие не вправе отказать в заключении трудового договора (ст.64 Трудового кодекса РФ).*(1) А значит, "старому" сотруднику придется уволиться.

Пример 1

Воронина Е.М. работает в ООО "Тропик" главным бухгалтером. 7 июля 2003 года она написала заявление об увольнении по собственному желанию и отдала его на подпись директору. Воронина Е.М. должна отработать до 21 июля 2003 года. Но до этой даты сотрудница передумала увольняться, и 17 июля решила забрать свое заявление.

Однако к этому времени ООО "Тропик" уже нашло замену Ворониной Е.М. На ее должность предложили перейти из другой организации бухгалтеру в порядке перевода. Поскольку в статье 64 Трудового кодекса РФ сказано, что в данной ситуации организация обязана заключить с новым работником трудовой договор, то с 22 июля 2003 года Воронина Е.М. будет уволена.

Если сотрудник не менял своего решения, то после того, как пройдут две недели, он может не выходить на работу. В свою очередь администрация предприятия обязана выдать ему трудовую книжку, а также выплатить все причитающиеся суммы. Заметьте: сделать это надо в последний рабочий день сотрудника в вашей организации.

Еще одним основанием для расторжения трудового договора может быть решение руководства организации. Иначе говоря, уволить сотрудника можно и по инициативе администрации. Однако одного желания администрации в таком случае не достаточно. Решение об увольнении должно быть обосновано и отвечать требованиям законодательства. В Трудовом кодексе указаны случаи, в которых администрация предприятия может уволить сотрудника. Основные из них перечислены в статье 81 Кодекса. Например, сокращается штат организации. Или, скажем, сотрудник грубо нарушил трудовые обязанности - пришел на работу в нетрезвом состоянии.

Обратите внимание: в этой же статье сказано, что нельзя уволить человека, пока он находится в отпуске или на больничном.*(2)

Пример 2

Пронин С.А. заключил с ОАО "Парадиз" трудовой договор, по которому он по совместительству работает юристом. В июле 2003 года он ушел в отпуск.

За это время ОАО "Парадиз" нашло на данную вакансию нового человека, для которого эта должность будет основной. Согласно статье 288 Трудового кодекса РФ, в данной ситуации ОАО "Парадиз" может по собственной инициативе уволить Пронина С.А..

Однако Пронин С.А. находится в отпуске. Поэтому он будет уволен только после того, как выйдет на работу.

Получив приказ об увольнении работника, бухгалтерия рассчитывает причитающиеся ему суммы. Обычно их выплачивают в день увольнения сотрудника. А если в этот день его не было на рабочем месте? Тогда деньги выдают на следующий день после того, как работник обратился за ними. Таково требование статьи 140 Трудового кодекса РФ.

Далее рассмотрим, какие выплаты положены увольняемому работнику.

Компенсация за неиспользованный отпуск

Как известно, за полный год работы сотрудник должен отдыхать не менее 28 календарных дней. А как быть если человек увольняется, однако еще не отгулял положенный ему отпуск? В таком случае ему полагается денежная компенсация за неиспользованный отпуск. Причем если сотрудник не отгулял отпуск за несколько лет, то компенсация ему выплачивается за все эти годы. Это гарантирует сотруднику статья 127 Трудового кодекса РФ.*(3)

Как же рассчитать компенсацию? Сначала надо определить количество дней отпуска, за которые она будет начислена. Если работнику полагались дополнительные отпуска, то к общей продолжительности основного отпуска за несколько лет, надо прибавить дни дополнительных отпусков. Часто бывает так, что сотрудник не отработал год полностью. Поэтому прежде нужно посчитать, сколько дней отпуска ему причитается за тот период, который он проработал. Делается это так: продолжительность отпуска делят на 12 месяцев. Результат умножают на количество месяцев, проработанных сотрудником.

А если, скажем, человек отработал 5 месяцев 16 дней. Сколько месяцев следует взять в расчет - пять или шесть? Чтобы ответить на этот вопрос, обратимся к пункту 35 Правил об очередных и дополнительных отпусках, которые были утверждены НКТ СССР 30 апреля 1930 года. Там указано, как округлять дни до месяцев. Так вот, если "излишки" составляют менее половины месяца, то их отбрасывают. А если больше, от округляют до полного месяца. Таким образом, 5 месяцев 16 дней округляются до 6 месяцев.

Заметьте: отпуск сотруднику положен не за календарный год (с 1 января по 31 декабря), а за рабочий. Он исчисляется с того дня, когда сотрудник поступил на работу.

Пример 3

Грузчик Спиридонов О.Г. работает в ЗАО "Оазис" с 2 декабря 2002 года. 21 июля 2003 года он увольняется по собственному желанию. То есть в ЗАО "Оазис" Спиридонов О.Г. отработал 7 месяцев 19 дней. Рассчитывая отпускные бухгалтер должен округлить этот срок до 8 месяцев.

Таким образом, работнику положена компенсация за 18,67 неиспользованных дней (28 дн. : 12 мес. х 8 мес.) отпуска.

Кроме того, определяя продолжительность отпуска надо прибавить и неиспользованные дни отдыха, за прошлые годы.

Складывая дни отпуска обратите внимание на такой нюанс. В отличие от основного дополнительные отпуска могут устанавливаться не только в календарных днях, но и в рабочих. Хорошо если тот и другой отпуска предоставляются в календарных днях, тогда их достаточно просто сложить. А если это не так, тогда компенсацию за такой дополнительный отпуск (установленный в рабочих днях) следует рассчитать отдельно от компенсации за основной отпуск (исчисляемый в календарных днях). Также следует поступить и с неиспользованными отпусками, которые были предоставлены до 1 февраля 2002 года. Напомним, что до этого времени отпуска исчислялись в рабочих днях.

Пример 4

Воспользуемся условиями примера 3.

Спиридонову О.Г. положено 6 рабочих дней дополнительного отпуска - за то, что он трудится на вредном производстве. Так как сотрудник отработал в ЗАО "Оазис" не полный год, ему причитается только 4 дня дополнительного отпуска (6 дн. : 12 мес. х 8 мес.). За эти дни и должна быть начислена компенсация.

После того, как вы определили число тех дней отпуска, которые работник не отгулял, нужно рассчитать и саму компенсацию. О том, как это сделать, говорится в статье 139 Трудового кодекса РФ, а также в постановлении Правительства РФ от 11 апреля 2003 г. N 213.*(4) Сначала надо сложить выплаты, которые были начислены сотруднику за последние три месяца. Это является расчетным периодом. Сюда следует включить все суммы, которые предусмотрены действующим на предприятии Положением об оплате труда. Надбавки, доплаты и премии, которые приходятся на расчетный период.

Если отпуск предоставляется в календарных днях, то полученную сумму делят на 3 и на среднемесячное число календарных дней - 29,6. В результате вы получите средний дневной заработок. А его умножают на число дней отпуска, которые нужно компенсировать.

Пример 5

Денисов Р.О. проработал в ООО "Океан" три месяца. 2 июня 2003 года он уволился по собственному желанию. Заработная плата Денисова Р.О. за расчетный период составила: в марте - 5 600 руб., в апреле - 5 400 руб., а в мае - 5 000 руб. Этот период Денисов Р.О. отработал полностью.

Рассчитаем, сколько дней отпуска полагается Денисову Р.О. за отработанные месяцы:

28 дн. : 12 мес. х 3 мес. = 7 дн.

Среднедневной заработок Денисова Р.О. составляет:

(5 600 руб. + 5 400 руб. + 5 000 руб.) : 3 : 29,6 дн. = 180 руб. 18 коп.

Таким образом, компенсация за неиспользованный отпуск равна:

180 руб. 18 коп. х 7 дн = 1 261 руб. 26 коп.

В бухгалтерском учете начисленную компенсацию отражают следующей проводкой:

Дебет 26 Кредит 70

- 1 261 руб. 26 коп. - начислена компенсация за неиспользованный отпуск Денисова Р.О.

Когда же отпуск дается в рабочих днях, то бухгалтер рассчитывает размер компенсации так. Начисленную сотруднику зарплату за три месяца надо разделить на количество рабочих дней, определенных исходя из шестидневной недели. Так мы получим среднедневной заработок. Затем эту сумму надо умножить на количество дней отпуска.

Пример 6

Используем условия примера 5, но несколько изменим их. Допустим, что Денисову Р.О. полагается еще и дополнительный отпуск в размере 12 рабочих дней. То есть за отработанное время ему причитается 3 дня (12 дн. : 12 мес. х 3 мес.).

В расчетном периоде 61 рабочий день. Среднедневной заработок Денисова Р.О равен:

(5 600 руб. + 5 400 руб. + 5 000 руб.) : 61 дн. = 262 руб. 30 коп.

А компенсацию за неиспользованный дополнительный отпуск Денисову Р.О. начислили в размере:

262 руб. 30 коп. х 3 дн. = 786 руб. 90 коп.

Теперь рассмотрим какие налоги необходимо исчислить при выплате компенсации за неиспользованный отпуск. И начнем с налога на прибыль. В пункте 8 статьи 255 Налогового кодекса РФ сказано, что компенсации относятся к расходам на оплату труда. Эти расходы уменьшают налогооблагаемый доход организации. Заметьте: это относится к компенсациям как за основной отпуск, так и за дополнительный.*(5)

Но здесь следует обратить внимание на налогообложение компенсаций за отпуска, которые организация сама установила своим сотрудникам - сверх норм, предусмотренных законодательством РФ. Согласно пункту 24 статьи 270 Налогового кодекса РФ, оплату таких отпусков предприятие не может учесть при расчете налога на прибыль. По нашему мнению, это относится и к компенсации, выплачиваемой за неиспользованный сверхнормативный отпуск.

Начислять единый социальный налог на сумму компенсаций за неиспользованный отпуск не нужно. Это позволяет делать подпункт 2 пункта 1 статьи 238 Налогового кодекса РФ. Не облагается эта компенсация и страховыми взносами в Пенсионный фонд РФ. Ведь как вы помните, данные взносы начисляются с той же суммы, что и ЕСН.

А вот налог на доходы физических лиц удержать придется, так как компенсации за неиспользованный отпуск включают в совокупный доход работника. Это следует из пункта 3 статьи 217 Налогового кодекса РФ.

Удержания за неотработанные дни отпуска

Бывает, что отгуляв отпуск, сотрудники решили уволиться но при этом год, в счет которого был предоставлен отпуск, еще не закончился. В этом случае бухгалтер должен удержать ту часть выплаченных ранее отпускных, которая приходится на неотработанные дни отпуска (ст.137 Трудового кодекса РФ).

Пример 7

В текущем году Пахомова А.В. отработала 7 месяцев и решила уволиться. Однако она уже полностью отгуляла отпуск (28 календарных дней) за этот год. Отпускные составили 7 000 руб.

При этом неотработанных дней отпуска - 12 (28 дн. - 28 дн. : 12 мес. х 7 мес.).

Рассчитывая Пахомову А.В., бухгалтер должен удержать следующую сумму:

7 000 руб. : 28 дн. х 12 дн. = 3 000 руб.

Однако в некоторых случаях указанные суммы удерживать не нужно. Все эти случаи также перечислены в статье 137 Трудового кодекса РФ. Например, если работник увольняется по причине ликвидации предприятия или по сокращению штата.

Выходное пособие

Как мы уже отметили, в некоторых случаях при увольнении сотрудника необходимо начислить выходное пособие. Например, когда причиной увольнения является ликвидация предприятия или сокращение штата (ст.178 Трудового кодекса РФ).*(6) Также выходное пособие положено и тем сотрудникам, которые увольняются в связи с призывом в армию.

Однако администрация организации по собственной инициативе может выплачивать данное пособие и в других случаях, не предусмотренных в статье 178 кодекса. Для этого достаточно указать их в трудовом или коллективном договоре. Кроме того, здесь же следует привести и размеры выходных пособий.

Размеры пособий, прописанных в Трудовом кодексе РФ, зависят от причины увольнения. Так, сотрудник, уволенный в связи с ликвидацией организации или по сокращению штата, получает выходное пособие, равное его среднемесячному заработку. В таком же размере пособие выдают ему и в следующем месяце. То есть, среднемесячный заработок сохраняется за таким сотрудником в течение двух месяцев со дня увольнения. Ему могут выплатить средний заработок и за третий месяц. Но только в том случае если в течение первых двух недель после увольнения сотрудник обратился в службу занятости населения, и она его не трудоустроила.

Во всех остальных случаях выходное пособие выплачивают работникам в размере двухнедельного заработка (исходя из среднемесячной зарплаты).

Чтобы рассчитать среднемесячный заработок сотрудника для выплаты пособия, нужно сложить зарплату, начисленную за последние 12 месяцев. Как и при расчете компенсации за неиспользованный отпуск, исчисляя размер пособия, в среднемесячный заработок необходимо включить все выплаты, которые предусмотрены Положением об оплате труда, действующем на предприятии. Затем полученную сумму следует разделить на фактически отработанное за этот период время. Такой порядок установлен статьей 139 Трудового кодекса РФ.

Пример 8

Кротких Д.Е. работает в ООО "Круиз". Это предприятие переводится в другую местность. Кротких Д.Е. отказался перейти вместе с предприятием, поэтому 1 июля 2003 года администрация уволила его в соответствии с пунктом 9 статьи 77 Трудового кодекса РФ. Сотруднику выплачивается выходное пособие в размере двухнедельного среднего заработка.

Предположим, что за последние 12 месяцев зарплата Кротких Д.Е составила 68 000 руб.

С 1 по 28 февраля 2003 года включительно он находился в ежегодном оплачиваемом отпуске. Данный период исключается из расчетного. Все остальные месяцы отработаны им полностью.

Число отработанных дней в расчетном периоде по графику пятидневной рабочей недели - 222 дня.

Среднедневной заработок работника равен:

68 000 руб. : 222 дн. = 306 руб. 31 коп.

Выходное пособие за две недели (при пятидневной рабочей неделе в расчет берется 10 рабочих дней) составило:

306 руб. 31 коп. х 10 дн. = 3 063 руб. 10 коп.

В бухгалтерском учете ООО "Круиз" делают такую проводку:

Дебет 20 Кредит 70

- 3 063 руб. 10 коп. - начислено выходное пособие.

Из статьи 255 Налогового кодекса РФ следует, что на размер выходного пособия вы вправе уменьшить налогооблагаемый доход. Причем можно брать даже ту сумму пособия, которая выплачена сверх норм, установленных Трудовым кодексом РФ. Правда, только при условии, что эти расходы предусмотрены в коллективном или в трудовом договоре.

Что касается налога на доходы физических лиц, то его надо удерживать только с той части выходного пособия, которая превышает нормы. Об этом сказано в пункте 3 статьи 217 Налогового кодекса РФ.

Единый социальный налог на выходное пособие, выплаченное в пределах норм, не начисляется. Так сказано в подпункте 2 пункта 1 статьи 238 Налогового кодекса РФ. А могут ли быть освобождены от ЕСН сверхнормативные выплаты? Да, могут. Все зависит от того, включаются ли такие пособия в расчет налога на прибыль. Если включаются, то единый социальный налог на них не начисляется (п.3 ст.236 Налогового кодекса РФ). Тоже самое касается и страховых взносов в ПФР.

В.А. Кузнецова,

аудитор ЗАО "Вече-Инвест"

"Главбух", N 14, июль 2003 г.

-------------------------------------------------------------------------

*(1) Сотруднику, переведенному из другой организации, новое руководство не вправе устанавливать испытательный срок.

*(2) Отпуск за первый год работы сотрудник может взять только после того, как он непрерывно проработает в данной организации шесть месяцев.

*(3) По желанию работника, неиспользованные отпуска он может отгулять до своего увольнения. При этом днем увольнения считается последний день отпуска.

*(4) Постановление Правительства РФ N 213, которое ввело новый порядок расчета среднего заработка, действует с 24 апреля 2003 года.

*(5) Работникам, которым еще нет 18 лет, предоставляется ежегодный оплачиваемый отпуск сроком не менее 31 календарного дня.

*(6) Как правило, решение о ликвидации предприятия принимается на общем собрании учредителей (участников)".