Объяснительное письмо в Фонд Социального Страхования

Я бухгалтер. Наш директор купила и оформила на себя фирму в августе 2019 г., в ноябре 2019 г. она ушла в декретный отпуск, и теперь при оформлении документов для выплаты пособия по беременности и родам ФСС запросил объяснительную - почему приняли на работу беременную женщину на таком позднем сроке, не успела отработать и уже в декретный отпуск, хотя мы пытались объяснить, что она хозяйка. Помогите как правильно написать объяснительную.