Упрощение ведение документации.

• г. Ростов-на-Дону
₽ VIP
Вопрос №18511884

В компании очень много клиентов, которые покупают разово. Отгрузка продукции заключается следующим образом: Клиент оплачивает, наша компания довозит до Транспортной компании и отгружаем заказ, получаем в транспортной ТТН, а потом начинается головная боль с отправкой и сбором документов от покупателей. Мы отправляем УПД почтой, потом очень долго требуем документы обратно, хорошо что хоть договор поставки убрали и оставили только счет-договор, который не требуется получать от покупателя.

Вопрос: Как можно сделать так, чтобы УПД от покупателя нам была не нужна обратно, для отчетности, или как можно упростить себе документооборот? ЭТО тоже не вариант, т.к. эл.подпись есть только у 10 процентов заказчиков. Сейчас такая ситуация что документы, которые мы не получи стали накапливаться и их стало очень много, чтобы их собрать от клиентов требуется целый колл-центр, содержать которые мы не можем, да и смысла нет.

У нас сейчас есть поставщик, который требует только скан доверенности на водителя и все, больше мы никаких документов ему не отправляем после получения товара.

Заранее благодарю за ответ.

Ответы на вопрос:

Юрист г. Новокузнецк

В соответствии с ч. 1 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете" (далее - Закон N 402-ФЗ) каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом.

В силу норм ст. 313 НК РФ первичные учетные документы являются подтверждением данных налогового учета.

В соответствии с п. 4 ПБУ 1/2008 "Учетная политика организации" (ПБУ 1/2008) утверждаются, в частности:

- формы первичных учетных документов, регистров бухгалтерского учета, а также документов для внутренней бухгалтерской отчетности;

- правила документооборота и технология обработки учетной информации.

Если учетной политикой вашей компании прямо прописано использование УПД, товарных накладных и товарно-транспортных накладных для оформления каждого факта продажи товаров в розницу физлицам, то Ваша организация не вправе отказаться от их использования до окончания отчетного года, на который принята учетная политика. При этом в силу п. 12 ПБУ 1/2008 произвести соответствующие изменения в учетной политике организация сможет только с начала нового отчетного года.

В силу ч. 4 ст. 9 Закона N 402-ФЗ формы первичных учетных документов определяет руководитель экономического субъекта по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета.

Соответственно, если товарная накладная, товарно-транспортная накладная и УПД используются в организации для оформления операции по отгрузке товара, однозначно говорить об отсутствии необходимости возврата этих документов от покупателя нельзя

Форма ТОРГ-12 применяется для оформления продажи (отпуска) ТМЦ сторонней организации. Составляется в двух экземплярах. Первый экземпляр остается в организации, сдающей ТМЦ, и является основанием для их списания. Следовательно, поскольку физлицо-покупатель организацией не является, ТОРГ-12 может не составляться. Однако если такой документ используется организацией в документообороте с физлицами, налоговые органы вполне могут указать на отсутствие подписи покупателя с целью исключить стоимость списанного товара при налогообложении. Аналогичная логика может быть использована контролерами и в отношении ТТН и УПД.

Вместе с тем Минфин России обращает внимание, что нормами гл. 30 "Купля-продажа" ГК РФ обязательное оформление первичных документов (накладных, счетов и счетов-фактур) при реализации товаров по договорам розничной купли-продажи не предусмотрено (письма Минфина России от 08.06.2007 N 03-11-04/3/212, от 14.05.2007 N 03-11-05/104, от 25.04.2007 N 03-11-04/3/131).

На основании п. 249 Методических указаний по бухгалтерскому учету МПЗ, утвержденных приказом Минфина России от 28.12.2001 N 119 н, организации, осуществляющие торговую деятельность, могут отражать продажу и списание готовой продукции и товаров на основании товарных отчетов.

Форма товарного отчета установлена приложением 5 к Методическим указаниям. Пояснения по составлению товарного отчета предусматривают, в частности, следующее:

- товарный отчет составляется заведующим магазином, продавцом или иным материально ответственным лицом в двух экземплярах;

- товарные отчеты составляются за периоды, установленные в данной организации. Такие периоды, как правило, не должны превышать один календарный месяц;

- товарный отчет с приходными и расходными товарными и денежными документами представляется бухгалтерской службе организации в установленные сроки. Бухгалтер проверяет и принимает отчет и делает об этом отметки на обоих экземплярах отчета. Первый экземпляр отчета с документами остается в бухгалтерской службе, второй экземпляр возвращается материально ответственному лицу;

- бухгалтерская служба организации или отдел торговли в разделе "А" товарного отчета заполняет графы "По фактической себестоимости" - по готовой продукции и товарам, после чего данные товарного отчета проводятся по бухгалтерскому учету.

Соответственно, при осуществлении розничной торговли списание товаров в бухгалтерском и налоговом учете возможно без наличия документов, подтверждающих фактическое получение товаров покупателем - физлицом (документов, содержащих подпись физлица).

В письме Минфина России от 15.06.2015 N 03-07-14/34405 (смотрите также письма Минфина России от 01.04.2014 N 03-07-09/14382, от 03.11.2011 N 03-07-09/37, от 25.05.2011 N 03-07-09/14) сообщается, что счета-фактуры по товарам, оплаченным физлицами в безналичном порядке, возможно выписывать в одном экземпляре. При этом отмечается, что в книге продаж может регистрироваться бухгалтерская справка-расчет, содержащая суммарные (сводные) данные по указанным операциям, совершенным в течение календарного месяца (квартала).

В некоторых письмах Минфина России также сообщается о возможности (без акцента на наличную или безналичную форму расчета) составлять бухгалтерскую справку-расчет или сводный документ, содержащий суммарные (сводные) данные по соответствующим операциям, совершенным в течение определенного периода (день, месяц, квартал), в случае реализации физлицам товаров (работ, услуг) (письма Минфина России от 13.11.2015 N 03-07-09/65748, от 19.10.2015 N 03-07-09/59679).

Универсальный передаточный документ (УПД) является документом, разработанным ФНС России на основе формы счета-фактуры. Форма УПД носит рекомендательный характер (письмо ФНС России от 21.10.2013 N ММВ-20-3/96@, смотрите также письмо Минфина России от 07.10.2013 N 03-07-15/41644).

С учетом изложенного выше можно, что по проданным физлицам товарам организация может составлять, например, сводный документ (бухгалтерскую справку-расчет, сводный счет-фактуру, составленный в одном экземпляре за определенный период времени в пределах налогового периода по НДС (день, неделя, месяц, квартал), сводный УПД (письма Минфина России от 20.06.2014 N 03-07-09/29630, от 08.02.2016 N 03-07-09/6171).

Вам помог ответ?ДаНет
Юрист г. Владикавказ

Доброе утро Кирилл

Никак не сделайте, чтобы исключить получение упд от покупателя, так как вы обязаны предоставлять отчёт о своей хозяйственной деятельности оформленной первичной документацией

То есть на руках у исполнителя (поставщика) в обязательном порядке должен быть, подписанный заказчиком, экземпляр УПД.

При этом, если не будет первичных документов (накладной ТОРГ-12, УПД или товаросопроводительных документов, которые бы подтвердили факт получения товара), подписанных покупателем, взыскать долг и штрафы с него будет сложно

Цитата:
Конечно о том о чем вы указали про СИД, намного бы вам упростило задачу по документообороту

Цитата:
В Федеральном законе "О бухгалтерском учете" от 06.12.2011 N 402-ФЗ в статье 9 четко прописано, что каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом. Документ должен содержать наименование должности лица, совершившего сделку, операцию и ответственного за ее оформление, а также подписи лиц с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.

В статье 120 НК РФ устанавливается ответственность за грубое нарушение правил учета доходов, расходов и объектов налогообложения. Таковым нарушением является и отсутствие первичных документов, и это влечет за собой взыскание штрафа от 10 000 до 30 000 рублей.

Если же нарушение повлекло за собой занижение налоговой базы, тогда штраф составит 20% от суммы неуплаченного налога, но не менее 40 000 рублей.

Вам помог ответ?ДаНет
Юрист г. Реутов
Это лучший ответ

Кирилл, доброго дня Вам!

Да, это возможно, потому что, даже в случае выездной налоговой проверки инспектора будут от Вас требовать счета-фактуры, а не УПД, поскольку УПД копирует все реквизиты счет-фактуры.

Разумнее будет, если Вы откажетесь от УПД с нового календарного года.

Это следует из толкования ст.313 НК РФ

Цитата:
Система налогового учета организуется налогоплательщиком самостоятельно, исходя из принципа последовательности применения норм и правил налогового учета, то есть применяется последовательно от одного налогового периода к другому. Порядок ведения налогового учета устанавливается налогоплательщиком в учетной политике для целей налогообложения, утверждаемой соответствующим приказом (распоряжением) руководителя. Налоговые и иные органы не вправе устанавливать для налогоплательщиков обязательные формы документов налогового учета.

В соответствии с ч. 1 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете"

Цитата:
каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом.

В силу норм ст. 313 НК РФ

Цитата:
первичные учетные документы являются подтверждением данных налогового учета.

Универсальный передаточный документ (УПД) является документом, разработанным ФНС России на основе формы счета-фактуры. Форма УПД носит рекомендательный характер (письмо ФНС России от 21.10.2013 N ММВ-20-3/96@)

Надеюсь мой ответ Вам полезен!)

С уважением!

Вам помог ответ?ДаНет
Юрист г. Сибай

УПД - Универсальный передаточный документ. Не обязательна к применению.

У вас есть договор перевозки с Транспортной компанией.

Понимаю, что вопрос скорее бухгалтерский, чем чисто юридический.

Но зачем вообще заморачиваться. Всё гораздо проще.

Ваши обязательства по поставке товара должны отражаться в самом договоре поставки (ст.506 ГК).

Когда обязательства считаются выполненными.

В том числе и условия доставки. Т.е. когда считается товар доставленным.

С момента отгрузки Транспортной компании или с момента доставки транспортной компанией Покупателю.

Если с момента отгрузки Грузополучателю, получая ТТН, то Ваши обязательства выполнены.

Если определена в договоре Ваша доставка до Получателя груза, то догововаривайтесь с Транспортной компанией о получении обратно УПД с подписью Покупателя.

Вам помог ответ?ДаНет
• г. Ростов-на-Дону
Вопрос №18511936

Хотел бы уточнить что наша компания продает только юр.лицами.

Ответы на уточнение:

Юрист г. Владикавказ

Нет разницы с кем вы работаете

с юрлицами, ИП или физлицом

Есть Письмо Федеральной налоговой службы от 21 апреля 2014 г. № ГД-4-3/7593 “О порядке применения универсального передаточного документа”

Федеральная налоговая служба рассмотрела обращение по вопросам применения универсального передаточного документа (далее-УПД)

ФНС России в письме от 21.10.2013 № ММВ-20-3/96@ указала, что заполнение всех реквизитов УПД, установленных в качестве обязательных для первичных документов статьей 9 Закона № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее - Закон № 402-ФЗ) и для счетов-фактур статьей 169 Кодекса, позволяет использовать его одновременно в целях исчисления налога на прибыль и расчетов с бюджетом по НДС (статус документа «1»).

Плюсы электронного документооборота

Возможность быстро найти документы; Наличие централизованной структуры документооборота; Систематизированное хранение документов в электронном архиве; Простота в регистрации и согласовании документов; Возможность подписания и направления документов по электронным каналам связи, что экономит время; Возможность составления аналогичных документов; Проведение электронного аудита

Минусы электронного документооборота

Пприобретения электронной цифровой подписи; Невозможность использования, если контрагент не применяет электронный документооборот; Дополнительные расходы на электронный документооборот; Отсутствие унифицированных форматов документооборота; Недоверие некоторых пользователей к электронным документам.

Вам помог ответ?ДаНет
Юрист г. Реутов

Кирилл, ознакомьтесь пожалуйста с моим ответом)

Вам помог ответ?ДаНет
• г. Ростов-на-Дону
Вопрос №18511937

Хотел бы уточнить что наша компания продает только юр.лицами.

Похожие вопросы

• г. Иваново
₽ VIP
Вопрос №15194530

Отправляла груз транспортной компанией. Оплатила доставку до терминала сразу (845 р), т.к. не знала как мужу удобнее будет забрать. Узнала у администратора сколько нужно будет доплатить за доставку до квартиры, ответила 340 р. Когда позвонили из ТК и сказали, что груз прибыл и можно забирать, я попросила доставку на дом. На что мне сказали, что доставка будет стоить 340 р. Уточнила время доставки с 17.00 до 21.00. И вот звонит мужу курьер, договорились на время (около 18.00). Привозит груз, а в накладной стоимость доставки 2340 р вместо 340 р.! Позвонила на горячую линию, менеджер сказал, что у них такой устав и в вечернее время тариф дороже. Говорю, что меня никто не предупредил об этом. На что получаю ответ: передам информацию менеджеру. Менеджер перезвонил уже мужу и сказал, что 2340 р все равно придется оплатить + оплатить хранение на складе. Муж говорит у вас разговоры записываются, выясняйте. Ему ответили, что нужно все проверять и это займет 10 дней, но не факт, может и больше. Как быть в такой ситуации?

• г. Красноярск
Вопрос №14234167

Поставка товара осуществляется путем отгрузки что это значит? Как происходит этот процесс? Это просто отпуск товара со склада или Доставка до места назначения?

Вопрос №15209644

Пожалуйста на какой закон ссылаться и что делать, если: из г. Октябрьск в Нерчинск был отправлен груз транспортной компанией "КАШАЛОТ" (бывший КИТ). На момент принятия и упаковки груза к отправке ТК произвела соответствующие замеры, на основании чего выставила счёт на оплату почти на 100 000 рублей, этот счёт мы оплатили по предоплате, ещё перед отправкой груза в Нерчинск, клиент нам оплатил соответственно тоже эту сумму за доставку. Но когда груз пришёл через 3 недели до терминала г. Читы, ТК позвонили и сообщили что нужно доплатить еще 44 000, т.к. когда ТК перемерили груз уже на терминале второй раз г. Чите оказалось что вес и габариты больше, чем они мерили первый раз на терминале в г. Октябрьский, наш клиент конечно наотрез отказался доплачивать, т.к. мы с ним уже составили договор и прописали сумму которую нам выставила ТК первый раз, сами мы тоже не хотим платить и терять 44 000, т.к. это не наша ошибка, а получается ошиблась ТК, а расплачиваться за них должны мы, тем более мы могли бы отправить по первоначальной цене через другую ТК, если бы они сразу назвали нам конечную стоимость.

Сейчас ситуация такая что груз лежит на терминале ТК его не отгружает пока мы не доплатим за их ошибку получается что наш груз в заложниках, клиент требует товар, а ТК сказала не отдаст пока мы не оплатим еще 44 000. Пожалуйста подскажите что делать, на какие законы ссылаться, как заставить их выполнять первоначальный договорённости и счёт, на счете кстати написано первоначальная сумма и направление куда груз должен быть отправлен, но без доплаты ТК сказала нечего отправлять не будет, а на ответ что есть счет где все прописано ТК сообщает что это просто счёт на предоплату и он нечего не означает.

• г. Тарко-Сале
₽ VIP
Вопрос №14898197

Осуществил дистанционную покупку. По телефону согласовал с ТК Энергия стоимость перевозки груза. Продавец, он же отправитель, привез груз и сдал в ТК. Прислал копию экспедиционной расписки. И вот в расписке увидел, что помимо согласованной стоимости перевозки имеются дополнительные услуги по обрешетке груза в сумме 30% от стоимости перевозки. К тому же стоимость самой перевозки груза увеличилась за счет увеличения объема и веса. Груз сдан в заводской упаковке. Груз - металлический, т.е. его трудно повредить. Со мной ни отправитель, ни транспортная не согласовали обрешетку. На сайте ТК в информацию о требованиях к обрешетке нашел, что она необходима для груза, где логически оправдано данное требование. Там же есть в услугах, что стоимость обрешетки несущественна! Представитель отправителя говорит, что ему сказали на приемном складе, что обрешетка нужна, ему надо отправить и он не стал спорить. Тем более платить не ему - оплата стоит в накладной за счет получателя.

Вопрос:

1. могу ли я оспорить обрешетку перевозки металлического (не легко повреждаемого) груза и отказаться от оплаты обрешетки? К тому же, это уменьшит стоимость самой перевозки. Считаю это необоснованно навязанной услугой. Да еще и двойную плату за нее берут - увеличивая стоимость перевозки за счет объема/массы, и еще за счет 30% надбавки.

2. если писать претензию, то как быть с грузом - не получать груз со склада, не оплачивать обрешетку и ждать решение по претензии, или получать, оплатить и требовать возврат денег в претензии?

Спасибо.

П.С. Цена вопроса 3-4 тыс. руб.

• г. Ростов-на-Дону
₽ VIP
Вопрос №17946810

Водитель привез товар и на выгрузке получатель утверждает, что водитель сдал груз не в полном объеме. Выставляет претензию на сумму недостачи. Водитель утверждает, что привез ровно столько, сколько загрузили и так же сообщает, что выгружали его на стройке и товар из машины заносили грузчики в строящийся дом. Когда закончили выгружать количество не сошлось. Водителю не разрешили войти в строящееся здание для пересчета по технике безопасности. ТТН водителю отдали, где водитель написал, что с актом не согласен и уехал. Вечером позвонили и сказали, что водитель может приехать и пересчитать товар. Водитель ни куда не поехал, т.к был уже на другом заказе и посчитал, что все равно, за не имением возможности визуального контроля, нет смысла приезжать. Как быть в данной ситуации? Машину не пломбировали.

• г. Курган
Вопрос №15194393

Получил груз от транспортной компании. Сразу не проверил т.к. спешил. Домой приехал открыл, а товар поврежден. Что делать.

• г. Санкт-Петербург
₽ VIP
Вопрос №12700380

Отправитель передал груз транспортной компании, с которой он сотрудничает, для доставки из точки А в точку Б.Получателем и плательщиком указана наша компания, договора у нас с этим перевозчиком нет. Перевозчик теряет груз.

В договоре купли-продажи есть пункт:

2.13. Право собственности, а также риски случайной гибели и повреждения товара переходят к Покупателю с момента приема Товара представителем Покупателя или транспортной организации, указанной им, в месте нахождения Поставщика (подписи соответствующих накладных).

Означает ли этот пункт, что права на груз уже перешли к нам, к получателю? Перевозчика выбирали не мы,договора с перевозчиком у нас нет, груз мы не получили и отправителю за груз не заплатили! Отправитель может по суду получить с получателя оплату за груз, потерянный перевозчиком?

Или в данном случае это проблемы отправителя и он сам должен решать их с выбранным им перевозчиком?

• г. Саратов
Вопрос №17426794

Купили товар. Фирма, не сообщив нам стоимость доставки, отправляет груз. Мы не рассчитывали на такую сумму. Что делать?

Помощь юристов и адвокатов
Спроси юриста! Ответ за5минут
спросить
Администратор печатает сообщение
Мы используем файлы cookie. Продолжив работу с сайтом, вы соглашаетесь с Политикой обработки персональных данных и Правилами пользования сайтом.