В этой статье — готовые решения, как исправить ситуацию, когда сотрудники за спиной юрслужбы наделали ошибок с договором. В чем чаще всего «косячат» сотрудники и с какими проблемами из-за этого приходится разбираться.
Сотрудники не думают, что пишут в договоре
Даже если юрист проверил и утвердил проект договора или сам составил его с нуля, заинтересованным в нем сотрудникам остается заполнить несколько пустых граф. Но юристы-инхаусы признаются, что ответственные за договор и с этим не всегда справляются. Например, неправильно вписывают размеры неустойки или штрафов. В таком случае, если перепутали в большую сторону, компания переплатит при своей просрочке. Указали в договоре меньший размер неустойки или штрафа, чем планировали, или забыли дописать «за каждый день просрочки», компания не получит компенсацию, на которую изначально рассчитывала.
Оказались в подобной ситуации — просите контрагента переподписать договор или заключить допсоглашение. Не убедите — при просрочке сможете взыскать неустойку лишь в том размере, который указали в договоре.
Если же сотрудники напутали и указали для вашей компании больший размер ответственности, чем планировали, в случае спора ссылайтесь на статью 333 ГК. Суд уменьшит сумму неустойки, если докажете, что она несоразмерна последствиям нарушения.
На что обращать внимание при переподписывании или мене договора, чтобы исправить в нем ошибку
Если переподписываете договор, не забудьте отменить его первую версию. Для этого оформите соглашение и напишите, что «стороны пришли к соглашению считать незаключенным договор № ___ от „__“ ________ 20__». Не хотите составлять отдельное соглашение — добавьте данный пункт в новый договор. Оба варианта защитят вас от ситуации, при которой контрагент принесет в суд невыгодную для вас первую версию договора.
Если изменяете договор допсоглашением, чтобы исправить ошибку, придайте соглашению обратную силу. Для этого включите такой пункт: «Условия дополнительного соглашения распространяются на отношения сторон, которые сложились до его заключения — с момента подписания договора № ___ от „__“ ________ 20__». Суд может применить обратную силу и без такого условия исходя из общей воли сторон. Однако мы советуем не рисковать и прописать в соглашении, что распространяете его на прежние отношения.
Не перечитываю договор при подписании
Опытные юристы знают — чтобы исключить нестыковки в договоре, перед подписанием его надо перепроверить. Особенно это важно, если между подготовкой договора и его подписанием есть разрыв по времени. В таком случае условия договора о дате его окончания, оплаты, поставки вообще могут оказаться неактуальными. Но сотрудники — не юристы не обращают внимание на подобные, по их мнению, мелочи и не перепроверяют условия. Как итог — когда договор подписывают, сроки его действия или исполнения обязательств либо уже прошли, либо скоро закончатся. Компания не успевает вовремя исполнить обязательства и попадает на неустойку либо договор становится вовсе бесполезным, например, если оформили обеспечение.
Если в договоре поручительства сотрудники указали неправильную дату его окончания, из-за чего срок действия обеспечения сократился, чтобы исправить ошибку, переподпишите договор или продлите его срок допсоглашением. Других правовых способов продлить срок обеспечения, который установили в договоре, нет
Если в договоре указали срок исполнения, который к моменту подписания уже истек, и контрагент отказывается менять условия, применяйте правило о семидневном сроке, в который нужно исполнить требование. Например, в договоре указали срок поставки «март 2021 года», договор поставки подписали 1 апреля 2021-го. Значит, срок не согласован, и поставщик должен поставить товар в течение семи дней, после того как об этом попросит покупатель.
Советуем не ждать, пока покупатель потребует передать товар, если вы на стороне поставщика. Иначе рискуете попасть в просрочку — суд может посчитать, что исполнить требования нужно было в разумный срок с даты подписания договора. В таком случае придется платить неустойку. Чтобы этого избежать, сами напишите покупателю, что готовы привезти товар или предоставить его для выборки — зависит от того, о каком способе доставки договорились.
Если же в договоре вы — покупатель, письменно потребуйте поставить товар. Если по истечении семи дней после того, когда написали, поставщик товар не передаст, начисляйте неустойку.
Суд может признать договор несогласованным, если его подписали в тот же день, в который по условиям договора нужно поставить товар. Когда даты подписания договора и поставки совпадают, суды считают, что возникает противоречие условиям добросовестности. В таком случае также применят правило пункта 2 статьи 314 ГК о семидневном сроке, в который нужно исполнить требование.
Пример: в спецификации указали срок поставки продукции — февраль 2017-го. Договор подписали 28 февраля. Из-за того что поставщик привез товар только в июне, его обязали заплатить неустойку. Все три инстанции согласились с ответчиком-поставщиком, что поставка в согласованные в спецификации сроки объективно невозможна. Однако суды решили, что исполнить обязанность по поставке компания должна была в течение семи дней начиная со дня, который следовал за крайним днем поставки. То есть новая дата поставки, по мнению судей, — 8 марта. За период с этого дня до момента, когда поставщик передал товар, суды взыскали неустойку.
Подписывают только последний лист в договоре
Не удивляйтесь, но далеко не все сотрудники вашей компании в курсе, что в договоре нужно подписывать каждую страницу. Чтобы они соблюдали это правило, советуем им объяснить последствия. Предупредите, что, если направить контрагенту уже подписанный договор, он может заменить страницу, которую сотрудник забыл подписать или завизировать. В таком случае компания рискует, что контрагент перепишет пункты, и вам придется исполнять договор на невыгодных условиях или доказывать подмену.
Попали в подобную ситуацию — сообщите контрагенту, что не будете исполнять договор на условиях, которые он указал в замененном листе. В случае судебного спора доказывайте, что хотели заключить договор на иных условиях. Поможет в этом переписка с контрагентом, протокол разногласий, если оформляли. Заявите о фальсификации, если готовы оплатить экспертизу.
Если договор уже начали исполнять на первоначальных условиях, представьте подтверждающие документы, из которых будут видны намерения сторон. Например, помогут накладные, универсальный передаточный акт, иная первичка, претензии.
В случае если до суда дело еще не дошло, решите, будете ли дальше сотрудничать с контрагентом. Посмотрите в договоре, какие там правила о расторжении. Если есть возможность выйти из договора, то прекратите отношения с данным контрагентом. Например, если это рамочный договор, по условиям которого без последствий можно перестать направлять заявки поставщику.
Если в договоре контрагент ничего не подменил и на последнем листе после реквизитов стоит подпись, можете ничего не исправлять. Закон подписывать каждый лист договора не требует. Это обычай делового оборота и гарантия корректности договора. Но если все же беспокоитесь и хотите подписать все страницы договора, попросите контрагента переподписать его с проставлением подписей на всех листах в колонтитулах.
Чтобы предотвратить споры, посоветуйте ответственному сотруднику не только перепроверять подписи на всех страницах, но и нумеровать и прошивать договор, перед тем как отправить его контрагенту на подпись. Можете также сами визировать каждый лист договора. Тогда при проверке будет видно, заменял ли контрагент листы. Если вашей подписи на листе нет — лист заменили.
Увидели расхождение в полномочиях, когда договор уже подписали, — сразу извещайте контрагента. Просите переподписать договор, чтобы на стороне контрагента было уполномоченное лицо. Запросите доверенность
Не проверяют полномочия
78 процентов опрошенных нами инхаусов признались, что, если сотрудник работает с одними и теми же контрагентами, со временем перестает при подписании договора требовать от них доверенность и перепроверять полномочия. «Зачем, я же и так знаю, что все в порядке», — стандартный ответ. То же случается и при отгрузках товаров, передаче тары или результатов работ. Заканчивается это, как правило, одинаково — со стороны контрагента приходят неуполномоченные лица, а сотрудники это упускают и по привычке без проверки полномочий отдают товар, тару или производят иное исполнение. В итоге компании приходится повторно исполнять обязательства перед контрагентом.
Единственное решение, если оказались в подобной ситуации, когда тару или товар забрали неизвестные лица, которых контрагент не направлял, — писать заявление о мошенничестве. Возмещать контрагенту стоимость тары или поставлять ему товар вашей компании все равно придется.
Если же знаете, что лицо, которое выступило как представитель контрагента, действительно им и является, ссылайтесь, что полномочия следовали из обстановки. Что поможет это подтвердить, узнаете далее.
При этом, если неуполномоченный сотрудник контрагента подписал договор, рискуете, что суд признает договор незаключенным. ВС А 32 Он также может признать договор заключенным в интересах подписанта. Аналогичные проблемы возникнут и в ситуации, когда сотрудник доверенность запросил, но не прочитал и в полномочиях не разобрался.
Если контрагент не соглашается переподписывать договор, попытайтесь вынудить его подтвердить действие договора. Для этого придумайте, как сделать так, чтобы он одобрил сделку. Например, предложите контрагенту небольшую отсрочку или попросите добавить в договор дополнительные реквизиты: новый адрес электронной почты. Если согласится, направьте на подпись дополнительное соглашение об изменении условий договора. Подпишет — значит, подтвердит и основной договор.
Еще одна проблема — контрагенты присылают вместо доверенностей внутренние приказы о наделении полномочиями. Предупредите сотрудников, что принимать такие приказы взамен доверенности нельзя. В случае спора контрагент может сказать, что не наделял полномочиями своего сотрудника. Если же компания привыкла работать именно с приказами и не готова отказываться от такой практики, предупредите сотрудников, чтобы проверяли текст приказа и смотрели, есть ли подпись директора.
Если сотрудник вашей компании ограничился внутренним приказом от контрагента и не запросил доверенность, ссылайтесь, что полномочия подписанта следовали из обстановки. Доверенность — это не единственный способ доказать, что полномочия были.
Кроме того, проверьте договор или иные документы, которые подписал представитель контрагента. Если на них помимо подписи он проставил печать, для суда это будет дополнительным доводом, что полномочия у подписанта все же были. А 19, А 70, А 73
Еще один вариант — в судебном разбирательстве подать ходатайство о направлении запроса в Пенсионный фонд. В запросе нужно спросить, платил или нет контрагент за подписанта страховые взносы как за сотрудника в тот период, когда последний получал приказ и подписывал документы с вашей компанией.
