Как организации учесть расходы, возникающие в связи с пандемией коронавирусной инфекции COVID-19

В связи с мероприятиями по противодействию инфекции у организаций и ИП возникают дополнительные расходы: на охрану труда, на обеспечение безопасности клиентов, в связи с переводом сотрудников на удаленную работу и др. Их нужно правильно отразить в бухгалтерском и налоговом учете.

Дополнительные расходы в связи с COVID-19

• Дополнительные затраты на охрану труда

Такие затраты экономически оправданны для работодателя, и их можно учесть в расходах по налогу на прибыль в составе материальных расходов либо прочих расходов, связанных с производством и реализацией (ст. ст. 22, 212, 223 ТК РФ, п. 1 ст. 252, п. 1 ст. 254, пп. 7 и 49 п. 1 ст. 264 НК РФ).

Это могут быть расходы:

◦ на закупку масок, бахил, иных средств индивидуальной и коллективной защиты (Письма ФНС России от 13.08.2020 N СД-4-3/13046@, Минфина России от 23.06.2020 N 03-03-06/1/54256);

◦ закупку антисептиков;

◦ закупку и установку дополнительного оборудования: сушилок для рук, дозаторов для жидкого мыла, санитайзера;

◦ дезинфекцию помещений (Письма ФНС России от 13.08.2020 N СД-4-3/13046@, Минфина России от 23.06.2020 N 03-03-06/1/54256);

◦ реализацию иных мер по предупреждению и предотвращению распространения COVID-19 среди работников (Письма ФНС России от 13.08.2020 N СД-4-3/13046@, Минфина России от 23.06.2020 N 03-03-06/1/54256).

Расходы на закупку средств защиты нужно соотносить с численностью работников, частотой проведения дезинфекций и чистки, а также площадью помещений, нуждающихся в санитарной обработке (Письмо ФНС России от 13.08.2020 N СД-4-3/13046@). Также учитывайте Рекомендации по организации работы предприятий в условиях распространения рисков COVID-19, направленные Письмом Роспотребнадзора от 20.04.2020 N 02/7376-2020-24.

Ситуацию, когда компания несет расходы в связи с собственной деятельностью по предупреждению и предотвращению распространения COVID-19, нужно отличать от их возмещения другим лицам. Некоторые компании выплачивают подрядчику, иному контрагенту по договору суммы, компенсирующие его расходы на подобные мероприятия. Если вы учтете такую компенсацию в составе расходов, возможен спор с проверяющими (Письмо Минфина России от 01.12.2020 N 03-03-06/1/104786).

Уплачивать НДФЛ и страховые взносы с безвозмездно переданных работникам масок, бахил и проч. Не нужно. НДС по ним вы ставите к вычету в обычном порядке. Если вы применяете УСН (с объектом «доходы минус расходы») или уплачиваете ЕСХН, при определении объекта налогообложения вы можете учесть расходы на дезинфекцию помещений, приобретение приборов (оборудования), спецодежды, других средств защиты, предусмотренных законодательством РФ или совершенных для выполнения требований органов госвласти, местного самоуправления, их должностных лиц в связи с распространением коронавируса (пп. 3 п. 1 ст. 254, пп. 5, 46 п. 2 ст. 346.5, пп. 5, 39 п. 1 ст. 346.16 НК РФ).

В бухгалтерском учете приобретенные медицинские маски, респираторы и другие средства защиты, санитайзеры и жидкое мыло отразите в составе МПЗ на счете 10 "Материалы". Так же учтите градусники и дополнительное оборудование стоимостью менее лимита отнесения активов к объектам основных средств, который установлен в учетной политике (п. 3 Информации Минфина России N ПЗ-14/2020).

Стоимость учтенных как МПЗ дозаторов, сушилок, градусников, масок, респираторов, санитайзеров, приобретенных в целях предупреждения распространения коронавирусной инфекции, включите в состав расходов по обычным видам деятельности в периоде, когда они переданы подразделениям для использования (п. п. 5, 16, 18 ПБУ 10/99 "Расходы организации", п. 1 Информации Минфина России N ПЗ-14/2020).

Расходы на проведение исследований на наличие у работников коронавируса и иммунитета к нему, осуществляемые в соответствии с законодательством для обеспечения нормальных (безопасных) условий труда, учитывайте для целей налогообложения прибыли в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией (пп. 7 п. 1 ст. 264 НК РФ, Письма ФНС России от 27.11.2020 N БС-4-11/19575@, Минфина России от 02.02.2021 N 03-03-06/3/6590, от 23.06.2020 N 03-03-06/1/54256). Оплата стоимости такого исследования медучреждению, допущенному к его проведению, не облагается страховыми взносами (Письмо Минфина России от 28.01.2021 N 03-15-06/5231).

Если локальным нормативным актом предусмотрено возмещение работникам таких расходов, вы также можете учесть их на основании пп. 7 п. 1 ст. 264 НК РФ (Письмо ФНС России от 01.12.2020 N БС-4-11/19712@). При этом суммы компенсации будут облагаться страховыми взносами (Письмо Минфина России от 28.01.2021 N 03-15-06/5231). Если вы применяете УСН, вы не можете включить оплату указанного тестирования в расходы, учитываемые при определении объекта налогообложения. Такие затраты не входят в закрытый перечень расходов, установленный п. 1 ст. 346.16 НК РФ (Письмо Минфина России от 23.11.2020 N 03-11-06/2/101770).

Если вы применяете ЕСХН, при определении объекта налогообложения вы можете учесть в расходах оплату тестирования работников на коронавирус (COVID-19) и иммунитет к нему (пп. 6.1 п. 2 ст. 346.5 НК РФ, Письмо ФНС России от 13.08.2020 N СД-4-3/13009@).

В бухгалтерском учете стоимость услуг по проведению тестирования работников на наличие коронавирусной инфекции и иммунитет к ней включите в состав расходов по обычным видам деятельности в периоде проведения тестирования. Стоимость услуг по дезинфекции помещений (без НДС, подлежащего вычету) учтите в расходах по обычным видам деятельности в периоде подписания акта об оказании услуг (п. п. 5, 16, 18 ПБУ 10/99 "Расходы организации", п. 1 Информации Минфина России N ПЗ-14/2020).

• Затраты на перевод сотрудников на удаленную работу

С 1 января 2022 г. действуют ФСБУ 6/2020 "Основные средства" и ФСБУ 26/2020 "Капитальные вложения". Они утверждены приказом Минфина России от 17.09.2020 N 204 н. Одновременно утрачивают силу ПБУ 6/01 и Методические указания по бухгалтерскому учету основных средств. Начать применять Стандарты можно и раньше. См. Информационные сообщения Минфина России от 03.11.2020 N ИС-учет-28, от 03.11.2020 N ИС-учет-29. Соответствующие изменения будут отражены в материале при его актуализации.

Это могут быть следующие расходы:

◦ затраты на закупку техники и нового лицензионного ПО;

◦ дополнительные затраты на связь.

Эти затраты могут считаться оправданными, если они позволяют обеспечить бесперебойный производственный процесс (п. 1 ст. 252 НК РФ). Учитывайте их в обычном порядке как материальные затраты или расходы на покупку основных средств.

Расходы на ПО обычно учитывают в составе прочих расходов (пп. 26 п. 1 ст. 264 НК РФ). Могут быть и другие варианты учета.

См. также: Вычет НДС при приобретении основных средств

Проблемой при учете таких расходов может стать то, что за короткий период времени этих расходов очень много. Поэтому при закупке соответствующих товаров, работ, услуг оформляйте внутренние документы (приказы, акты и т.п.), которые поясняли бы, что затраты сделаны для предотвращения распространения инфекции, обеспечения безопасности работников и клиентов.

В бухгалтерском учете приобретенную дополнительную технику включайте в состав объектов ОС (п. 4 ПБУ 6/01 "Учет основных средств"). Если стоимость объекта не превышает установленного в учетной политике лимита, то учитывайте его в составе МПЗ.

Приобретенное по лицензионному договору отдельно от компьютеров дополнительное программное обеспечение отражайте в бухучете как обычно - в текущих расходах или в расходах будущих периодов в зависимости от условий приобретения прав на использование программ.

Дополнительные расходы на связь учитывайте в расходах по обычным видам деятельности (п. 5 ПБУ 10/99 "Расходы организации", п. 1 Информации Минфина России N ПЗ-14/2020).

• Затраты на выплату зарплаты за дни, официально установленные как нерабочие дни с сохранением зарплаты

Суммы зарплаты, выплаченные сотрудникам за дни, объявленные нерабочими с сохранением зарплаты, можете учесть во внереализационных расходах по налогу на прибыль. Такие затраты считаются экономически обоснованными, поскольку выплатить данные суммы обязывает законодательство (Письма Минфина России от 09.10.2020 N 03-03-06/1/88525, от 18.05.2020 N 07-01-10/40375).

Это относится и к нерабочим дням 4 - 7 мая 2021 г. по Указу Президента РФ от 23.04.2021 N 242.

Дополнительные убытки в связи с COVID-19

Это могут быть такие убытки:

◦ потери от простоя (при его оформлении), в частности оплата времени простоя работникам (ст. 157 ТК РФ);

◦ иные убытки, например:

• списание просроченного сырья;

• потери в виде нереализованной продукции на складе, подлежащей списанию в связи с истечением срока годности;

• оплаченные расходы по несостоявшимся командировкам (если такие расходы не удалось возместить);

• оплата работникам нерабочих дней по Указам Президента РФ, в том числе 4 - 7 мая 2021 г.

Убытки, возникшие в связи с распространением COVID-19, можно учесть при расчете налога на прибыль на основании п. 2 ст. 265 НК РФ (Письма Минфина России от 23.06.2020 N 03-03-06/1/54256, от 18.05.2020 N 07-01-10/40375).

Кроме того, организация может понести следующие расходы:

• штрафы и выплаты по искам за нарушение законодательства РФ в области обеспечения санитарно-эпидемиологического благополучия населения, невыполнение правил поведения при введении режима повышенной готовности на территории, на которой существует угроза возникновения ЧС.

Учтите, что штрафы для целей налогообложения прибыли не учитываются (п. 2 ст. 270 НК РФ);

• расходы, связанные с проведением благотворительных мероприятий, направленных на предотвращение распространения коронавируса.

В общем случае расходы на благотворительность нельзя учесть для целей налогообложения прибыли. Исключение - стоимость безвозмездно переданного имущества (включая денежные средства), которую можно включить во внереализационные расходы, если (пп. 19.5 п. 1 ст. 265, п. 34 ст. 270 НК РФ):

• имущество предназначено для использования в целях предупреждения и предотвращения распространения коронавируса, а также его диагностики и лечения. Минфин России указал, что важным условием является то, что такое имущество должно быть предназначено для использования по прямому назначению для указанных целей (Письмо от 27.08.2020 N 03-03-07/75251);

• оно передано некоммерческим медицинским организациям, органам госвласти и управления и (или) органам местного самоуправления, государственным (муниципальным) учреждениям (унитарным предприятиям).

Также можно признать во внереализационных расходах стоимость имущества (включая денежные средства), безвозмездно переданного некоммерческим организациям, упомянутым в пп. 19.6 п. 1 ст. 265 НК РФ. Эти расходы признаются в размере, не превышающем 1% от выручки (Письма Минфина России от 24.11.2020 N 03-03-10/102242, от 26.08.2020 N 03-03-06/1/74719).

В бухгалтерском учете все перечисленные затраты включайте в состав прочих расходов (п. п. 11, 13 ПБУ 10/99, п. 2 Информации Минфина России N ПЗ-14/20203. Учет возврата авансов).

Если вам пришлось вернуть аванс покупателю или, наоборот, вам вернули аванс, то при методе начисления на налог на прибыль это никак не повлияет, ведь полученный аванс вы не включали в доход, а уплаченный аванс - в расходы (пп. 1 п. 1 ст. 251, п. 14 ст. 270 НК РФ).

НДС, который вы как продавец начислили с уплаченного вам аванса, можете принять к вычету при его возврате.

НДС, который вы как покупатель приняли к вычету с аванса, нужно восстановить после того, как вам его вернули.