Учимся писать письма. Мои наработки

100 просмотров
32 дочитывания
9 комментариев

Здравствуйте, уважаемые читатели!

Решила опубликовать казалось бы банальную информацию. Но! Всегда как оказалось актуальную.

К Вашему вниманию мои советы.

Учимся писать письма. Мои наработки

Казалось бы банальное действие, которым приходится иногда, ну хоть раз в жизни точно, заниматься, так это написанием писем.

Письма бывают разные

и деловые, и личная переписка. Но письма в том, классическом виде, в каком они были раньше, мы перестали писать в связи с тем, что технологии так далеко шагнули. А может и зря!

Конечно, личная переписка, так сказать эпистолярный стиль, это отдельная интересная тема. Ведь если, как мы знаем, такие письма даже становились произведениями и в творчестве многих писателей можем это встретить. Письма могут быть такими содержательными, с таким интересным повествованием, с таким побуждениям к действиям, но и показывать нам целый мир одного человека!

Но сегодня мы будем говорить о письмах деловых! Итак, письма это отдельная, несколько особняком стоящая деятельность, и юристов, и государственных служащих, сотрудников, ну и конечно письма с деловой тематикой иногда нужно писать и простым гражданам, совершенно, не имеющим в своей трудовой деятельности такой функции.

Письмо например, необходимо как в государственный орган федерального, регионального (областного) уровня, так и в органы муниципальной власти, письма пишут в управляющие, ресурсоснабжающие компании, в различные организации и предприятия.

Письменный формат обязателен

Важно понимать, что свои требования, просьбы, запросы нужно делать в письменном виде. Устные обращения не возымеют никакого действия для разрешения Вашего того или иного вопроса.

И очень важно, что при подаче письма адресату, необходимо его изготавливать в двух экземплярах. Давно казалось бы известная истина, но многие просто забывают о ней.

Зачем в двух экземплярах?

А для того, чтобы один экземпляр получил тот, куда направляется письмо, а второй экземпляр нужен Вам, но с отметкой что письмо у вас приняли. При приеме корреспонденции приемная или секретарь организации проставляет отметку о приеме, дату, время, должность, фамилию и инициалы принимающего лица. Эта отметка имеет потом в будущем огромное доказательственное значение. Поэтому отслеживайте: проставили ли на Вашем экземпляре такую отметку!

Деловое письмо должно быть изготовлено в одной теме, то есть не должно содержать в себе совершенно другие моменты, которые не имеют отношения ни к делу, ни к Вашему вопросу.

Сейчас уже повсеместно письма оформляют на листах формата А 4, напечатанных на принтере, хотя и подачу писем написанных вручную никто не отменял.

Но как правило, письмо напечатанное, легко читаемо, понятно и больше информации может в себя вместить.

Письмо лучше писать на одной или двух страницах

Поймите, слишком пространственные письма с описанием Ваших чувств и мыслей в деловом письме писать не нужно. Информация должна быть по "адресу", четкая и последовательная.

И если есть элемент повествования ситуации, то писать нужно соблюдая временную хронологию, так чтобы читающий мог Вас понять, чтобы ситуацию сразу было "видно". Описывать свою жизнь и автобиографию, а тем более применять сравнение с литературными образами - недопустимо.

Письмо должно быть понятным, из одного должно следовать другое. С начало надо описать ситуацию, а затем возникшие проблемы или вопрос, далее необходимо указать в письме просьбу, требование, в зависимости от того, какую цель вы хотите достигнуть данным обращением.

В самом конце, последним абзацем целесообразно обратиться с просьбой предоставить информацию или разрешить вопрос с указанием срока.

Моя подсказка, лайфхак, как говорится

Если Вам необходимо как можно быстрее получить ответ, можете указать такие фразы "прошу предоставить ответ на мое обращение в кратчайшие сроки", или "прошу предоставить ответ в ближайшее время".

Удачи Вам в написании писем, письменных обращений, и конечно же в положительном разрешении вопросов и проблем!

И о, да! хочу добавить, что обращения в организации сейчас могут направляться не только посредством почты России, курьерской доставки или нарочно. Сейчас обращения могут приниматься в специальных вкладках, меню на официальных сайтах госорганов и организаций.

И вышеупомянутые правила написания к ним тоже применимы. Подобным электронным обращениям я посвящу отдельную тему.

Источник>>

Подписывайтесь и ставьте лайк, буду рада! Для меня это важно! Спасибо!

Ваш рейтинг должен быть не менее 500 для оценки публикации
30 / 0
нет
Поделиться в социальных сетях:
Показать комментарии (9)
Поделиться в социальных сетях:
+1429
Новое
Интересное Добавить +1
Поделиться

Читайте также

Мы используем файлы cookie. Продолжив работу с сайтом, вы соглашаетесь с Политикой обработки персональных данных и Правилами пользования сайтом.