Обязательно ли принимать решение о создании обособленного подразделения организации?
Обязанность принимать решение о создании обособленного подразделения законодательством не предусмотрена. Кроме того, его не нужно подавать в налоговую инспекцию при постановке на учет (п. 2.1 Письма ФНС от 03.09.2010 N МН-37-6/10623@).
Вместе с тем рекомендуем принять такое решение. Это позволит:
• скоординировать работу организации по его созданию;
• определить дату, с которой обособленное подразделение будет считаться созданным. Определение этой даты позволит избежать спора с налоговым органом по поводу того, с какого момента необходимо отсчитывать срок для постановки его на учет. Риск возникновения спора связан с тем, что вопрос момента создания обособленного подразделения не урегулирован законодательством.
Принять решение может директор организации, если иное не предусмотрено уставом общества. Решение можно оформить приказом организации.
2. Как заполнить сообщение по форме С-09-3-1 о создании обособленного подразделения организации
Порядок заполнения сообщения по форме С-09-3-1 утвержден Приказом ФНС России от 09.06.2011 N ММВ-7-6/362@. В сообщении заполните страницу 1 со сведениями о юрлице (организации) и страницу 2 со сведениями о создаваемом обособленном подразделении.
Если вы создаете сразу несколько обособленных подразделений, то на каждое из них заполните отдельную страницу 2 (п. 13 Приложения N 13 к Приказу ФНС России от 09.06.2011 N ММВ-7-6/362@).
На странице 1 укажите (разд. II Приложения N 13 к Приказу ФНС России от 09.06.2011 N ММВ-7-6/362@):
• ИНН, КПП, наименование и ОГРН юрлица (организации), создающей обособленное подразделение;
• код налогового органа, по месту нахождения юрлица (организации);
• количество создаваемых обособленных подразделений. Например, при создании одного обособленного подразделения, проставьте цифру "1" следующим образом: "1---";
• количество страниц сообщения. Если создается одно обособленное подразделение, то страниц будет две. Данная информация указывается так: "2---";
• кто подписывает сообщение - директор или представитель юрлица (организации) по доверенности;
• Ф.И.О. лица, подписывающего сообщение, и его ИНН, если он у него есть и лицо использует его наряду с персональными данными. А также адрес электронной почты и телефон для связи.
Если сообщение будет подписывать представитель юрлица (организации), укажите документ, подтверждающий полномочия представителя.
На странице 2 укажите (разд. III Приложения N 13 к Приказу ФНС России от 09.06.2011 N ММВ-7-6/362@):
• ИНН и КПП юрлица (организации), создающей обособленное подразделение;
• наименование создаваемого обособленного подразделения при его наличии;
• адрес создаваемого обособленного подразделения. Если обособленное подразделение находится в Москве или Санкт-Петербурге, то при заполнении сведений об адресе обособленного подразделения поля "Район" и "Город" не заполняйте;
• дату, с которой обособленное подразделение создано.
3. Как зарегистрировать в ИФНС открытие (подать сообщение о создании) обособленного подразделения организации
Регистрация открытия обособленного подразделения осуществляется путем подачи сообщения по форме С-09-3-1 в налоговую инспекцию (ИФНС России) по месту нахождения (учета) юрлица (пп. 3 п. 2 ст. 23, п. 4 ст. 83 НК РФ).
К сообщению нужно приложить только доверенность, если его подает представитель организации (п. 3 ст. 29 НК РФ).
Если в пределах одного муниципального образования или в Москве, Санкт-Петербурге и Севастополе создается несколько обособленных подразделений, подведомственных разным инспекциям, то дополнительно с сообщением по форме С-09-3-1 можно подать уведомление о выборе налогового органа для постановки на учет российской организации по месту нахождения одного из ее подразделений (форма N 1-6-Учет). Рекомендуем так сделать, поскольку это позволит подавать отчетность в одну инспекцию за несколько обособленных подразделений (п. 4 ст. 83 НК РФ, Письмо ФНС России от 28.09.2011 N ПА-4-6/15886).
Срок подачи сообщения об открытии обособленного подразделения - один месяц со дня его создания (пп. 3 п. 2 ст. 23 НК РФ).
Способы подачи сообщения (п. 7 ст. 23 НК РФ):
1) непосредственно в налоговую инспекцию по месту нахождения организации (лично или через представителя);
2) направить по почте заказным письмом;
3) через телекоммуникационные каналы (Интернет);
4) через личный кабинет налогоплательщика.
При подаче сообщения в электронной форме оно должно быть заверено усиленной квалифицированной электронной подписью лица, представившего сообщение по форме С-09-3-1, или его представителя (п. 7 ст. 23 НК РФ).
4. Как получить документы о постановке на учет обособленного подразделения
В течение пяти рабочих дней организации выдается (направляется) уведомление о постановке на учет в налоговом органе (п. 6 ст. 6.1, п. 2 ст. 84 НК РФ).
В уведомлении будет указан присвоенный КПП, который необходимо использовать обособленному подразделению в том числе для заполнения счетов-фактур (п. 7 Порядка, утвержденного Приказом ФНС России от 29.06.2012 N ММВ-7-6/435@, Письмо ФНС России от 16.11.2016 N СД-4-3/21730@).
Отказать в постановке на учет обособленного подразделения налоговый орган не может, поскольку в НК РФ нет оснований для отказа.
5. Как зарегистрировать открытое обособленное подразделение в ПФР
Учтите, регистрировать обособленное подразделение в ПФР нужно, только если подразделение начисляет выплаты работникам и имеет счет в банке (пп. 3 п. 1 ст. 11 Закона о пенсионном страховании).
Подайте в ИФНС по месту нахождения организации сообщение о наделении обособленного подразделения полномочиями по начислению выплат и вознаграждений в пользу физлиц. Срок - месяц со дня издания организацией приказа о наделении ОП такими полномочиями (Письмо Минфина России от 05.05.2017 N 03-15-06/27777).
ИФНС сама передаст информацию в ПФР (пп. 3 п. 1 ст. 11 Закона о пенсионном страховании).
6. Как зарегистрировать созданное обособленное подразделение в ФСС РФ
Учтите, что обособленное подразделение организации регистрировать в ФСС РФ нужно, только если подразделение начисляет выплаты работникам и имеет счет в банке (п. 2 ч. 1 ст. 2.3 Закона N 255-ФЗ, пп. 2 п. 1 ст. 6 Закона N 125-ФЗ).
Для этого не позднее 30 календарных дней со дня создания подразделения подайте в ФСС РФ по его месту нахождения (п. п. 6, 9, 10 Порядка регистрации и снятия с учета в ФСС РФ, утвержденного Приказом Минтруда России от 29.04.2016 N 202 н):
• заявление о регистрации по утвержденной форме;
• справку из банка об открытии счета подразделения;
• документ, подтверждающий, что подразделение начисляет выплаты физическим лицам. Например, копию положения об обособленном подразделении, в котором указано, что оно самостоятельно начисляет выплаты своим работникам.
За нарушение срока постановки на учет в ФСС РФ по месту нахождения ОП на страхователя может быть наложен штраф (ст. 26.28 Закона N 125-ФЗ):
• при просрочке до 90 дней включительно - 5 000 руб.;
• более 90 дней - 10 000 руб.
