История «реорганизации» одной организации (часть 2)

Ранее я уже писал на тему «перестановки кроватей» в целом в организации и в частности о службах обеспечения производства (деятельности). https://www.9111.ru/questions/7777777771054825/

Наверное, многие из Вас знают похожие примеры, а некоторым посчастливилось и поработать на таких предприятиях. Поэтому название и регион не имеют значения. Можно отметить только одну закономерность, чем крупнее организация, тем ярче процессы выражены.

Но мною незаслуженно была оставлена без внимания бурно развивающаяся сфера IT-технологий.

IT - специалисты

Айтишники – прежде всего это системные администраторы и программисты. Работали себе потихоньку. Сотрудник позвонил, пришел сисадмин, вставил шнур на место, заработало (курьезным причинам неполадок можно посвятить отдельную статью). На работе не надрывались (не каждый разберется в их специфике), но и они всяких таск-менеджеров* не внедряли, жизнь коллективу не портили.

Но поглядев на остальной административный аппарат решили тоже поменяться. Надо отметить, что IT – специалисты люди творческие, идей у них много. Но по порядку.

Служебные записки

Решено, запретить прибегать с криками, что все пропало, немедленно устраните, или по телефону истерично требовать устранить неполадки сканера, ПК, что программа зависает и все срочно, срочно, срочно. Есть необходимость – готовьте документ. Серьезный такой подход к делу.

Доложили, обосновали все руководителю, объяснили - проблемы не от лени и плохой работе службы, а в организации процесса. Согласно стандарта ISO 9001 «по процессу всегда должны вестись записи». Не поспоришь. Одобрение получено.

Все текущие просроченные задачи «обнулились». Есть только вновь поставленные, а на их решение нужно время, сфера деятельности ведь сложная. Кто-то собирался докладную писать, что его вопрос уже полгода не могут решить. Все, нет этого вопроса. Сохранилась актуальность старой задачи – пишите служебную записку, согласуйте, будем решать, но уже как вновь поставленную.

«Не вопрос» сказали другие работники и начали штамповать служебки по поводу и без, так на всякий случай (я предупреждал, я просил). Бумажный вал захлестнул IT-службу.

Критика в их адрес возрастала.

Автоматизация

Есть проблема, надо ее решать. Как? XXI век, а мы в бумагах зарылись. Автоматизируем процесс.

Все задачи «обнулились», еще и задел на будущее есть:

• разработать автоматизированную систему – непростой и длительный процесс;

• задачи по служебным запискам уже не актуальны. А в автоматизированной системе задач нет, потому что еще нет самой системы.

Время течет, зарплата начисляется, система разрабатывается, задачи (кроме текущих) не выполняются, но все хорошее рано или поздно заканчивается. Так несправедливо устроен мир. Стоял ясный, морозный декабрьский день. Доложили задача выполнена, получили премии и с чистой совестью отправились встречать новый год. В новом году торжественно запустили, скромно попросили время на устранение недостатков. Зеленела трава и греясь в ласковых лучах майского солнца айтишники выдали новую идею, отличающуюся своей простотой и гениальностью.

Использование сторонних автоматизированных систем

Ошиблись говорят наши специалисты директору, но кто без греха. Зачем что-то самим разрабатывать, если есть готовые решения и их много.

Взяли паузу. Изучили рынок. Листья на деревьях желтели. Остановились на Битрикс, распространенная такая система и реклама постоянно идет. Наступила зима, а систему все разворачивают и настраивают.

Когда система на Битриксе заработала, история повторилась. Широко разрекламированый «гибкий адаптивный интерфейс» с задачей не справился. Проблемой занимались еще полгода. Спешки нет, ведь пока «идет внедрение и настройка» — нет задач, требующих решения. В конце концов решили, что эта система не годится для компании, хорошо хоть выделенные средства освоили.

А организация все это время функционировала по-прежнему, то есть, как попало. Прибегали, звонили, орали.

Нужны радикальные меры.

Скрам

Попросили время на анализ ситуации. Пару месяцев анализировали. Вспомнили про скрам. Минимум затрат, максимум гибкости, адаптивности, прозрачности, эффективности. Нет систем, требующих настройки. Главное – радикально меняется подход к решению задачи.

Существенный недостаток сразу дал о себе знать. На организацию требуется один день, но хоть старые задачи «обнулятся». Доска, стикеры, маркеры в наличии. Повесили, ждут.

Прибежал сотрудник, громко возмущается. Предложили написать проблему на стикер, повесить на доску. Сразу пошли решать. За это время, еще несколько сотрудников заходили поорать. Им также объяснили новый порядок. Ушли на обед. Вернувшись с обеда «ох.. сильно удивились»: вся доска была в стикерах различных цветов.

Выход есть всегда: не видел – значит не было. Собрали все стикеры, сходили в курилку, сожгли. Вторую половину дня посвятили скандалам. До утра система не дожила.

Решение - скрам для стартапов, а нам не подходит. Серьезной компании нужна Система. Желательно чтобы выделялись средства на ее внедрение.

Дальше описывать нет смысла, вариантов было много, с одинаковым конечным результатом. Но алгоритм четко прослеживается:

• анализируем процесс;
• признаем систему не соответствующей требованиям;
• «обнуляем» старые задачи, препятствуем по мере возможностей возникновению новых, т.к. новой системы еще нет;
• тщательно, а значит долго анализируем рынок, находим новое решение;
• внедрение и настройка;
• запускам;
• устраняем недостатки;
• запускаем;
• система себя не оправдывает;
• исходной стадия.

Работа продолжается. Все довольны.

*ТАСК-менеджер - это программа, которая помогает оптимизировать работу коллектива.

Прим. Число неудачных внедрений систем класса ERP на Западе достигало 38% (данные компании PriceWaterhouseCoopers, в СНГ подобная статистика отсутствует).