Как запланировать закупки по Закону N 44-ФЗ
Планирование закупок можно условно разделить на два этапа: подготовка документов о потребностях учреждения и подготовка документа для планирования закупок.
На первом этапе соберите с подразделений учреждения заявки на закупку товаров (работ, услуг) и сформируйте проект плана-графика закупок.
Убедитесь, что расходы на будущие закупки и закупки, которые уже проведены, но будут оплачены в будущих периодах, бухгалтерия включила в план ФХД или бюджетную смету.
На втором этапе утвердите план-график. Следите, чтобы он соответствовал плану ФХД или бюджетной смете. В противном случае вы не пройдете финансовый контроль при размещении его в ЕИС.
Если потребности в товарах (работах, услугах) будут меняться, то измените план-график.
1. Как подготовить документы о потребностях учреждения
Чтобы запланировать закупки, определите потребности в товарах (работах, услугах). Эту информацию нужно собрать в письменном виде с подразделений учреждения.
Часть таких сведений, возможно, вам уже представляли в прошлом году, когда планировались закупки. Однако лучше их уточнить, поскольку могла измениться стоимость товаров (работ, услуг), их объем или необходимость в товарах отпала.
Оформите приказом, кто и в какие сроки должен предоставить информацию о потребностях в контрактную службу (контрактному управляющему).
Утвердите форму заявки на закупку товаров (работ, услуг). Поскольку на основании заявок вы впоследствии будете формировать план-график и иные документы для осуществления закупок, то рекомендуем учесть необходимые для этого параметры: наименование и характеристики товаров (работ, услуг), их стоимость и т.д.
Также подготовьте проект плана-графика.
При изменении потребностей в течение года рекомендуем также оформлять это заявкой, на основании которой вы будете вносить изменения в план-график.
2. Как подготовить документ для планирования закупок
При планировании закупок Закон N 44-ФЗ предусматривает формирование, утверждение и ведение только плана-графика (ч. 1 ст. 16 Закона N 44-ФЗ).
Учтите, что все расходы учреждения, унитарного предприятия, в том числе и на закупки, утверждаются в плане (программе) ФХД или бюджетной смете. Эти документы готовит соответствующее структурное подразделение учреждения, унитарного предприятия. Поэтому при планировании закупок контрактной службе (контрактному управляющему) нужно обеспечить полноту сведений о потребностях и расходах на оплату контрактов, которые предстоит оплачивать в будущих периодах и которые необходимо представить для формирования плана (программы) ФХД или бюджетной сметы (п. 2 ст. 221 БК РФ).
Расходы государственного (муниципального) заказчика зависят от бюджета бюджетной системы РФ, в соответствии с которым до заказчика доводятся лимиты бюджетных обязательств.
Утвердите план-график после утверждения плана (программы) ФХД или доведения лимитов бюджетных обязательств.
2.1. Как подготовить план (программу) ФХД
Его составляют бюджетные, автономные учреждения и унитарные предприятия (пп. 3 п. 1 ст. 20 Федерального закона от 14.11.2002 N 161-ФЗ, п. 2 Требований к плану ФХД государственного (муниципального) учреждения, утвержденных Приказом Минфина России от 31.08.2018 N 186 н).
Для бюджетных и автономных учреждений Порядок составления и ведения плана ФХД утвержден Приказом Минфина России от 17.08.2020 N 168 н. Данные учреждения ведут его, используя ГИИС управления общественными финансами "Электронный бюджет" (п. 2 указанного Порядка).
План ФХД утверждает:
• для бюджетного учреждения - его уполномоченное лицо (если иной порядок не определен учредителем);
• для автономного учреждения - его руководитель (после рассмотрения проекта этого плана наблюдательным советом учреждения).
Для унитарных предприятий в законе нет требований к плану (программе) ФХД: каждый учредитель устанавливает свои форму и порядок его составления. Однако на практике планы (программы) ФХД унитарных предприятий содержат сведения о расходах на закупки различной степени детализации.
2.2. Как подготовить бюджетную смету
Бюджетную смету составляют органы власти, местного самоуправления и казенные учреждения.
Общие требования установлены Минфином России. Порядок подготовки сметы для подведомственного учреждения определяет ГРБС (п. 2 ст. 161, ст. 221 БК РФ).
В бюджетной смете указывают объемы и направления расходования бюджетных средств на срок закона (акта) о бюджете на основании доведенных до заказчика лимитов бюджетных обязательств (п. 6 Общих требований, утвержденных Приказом Минфина России от 14.02.2018 N 26 н).
2.3. Как подготовить план-график
План-график - это единственный документ при планировании закупок по Закону N 44-ФЗ. Закупки, которые отсутствуют в плане-графике, проводить нельзя (ч. 1 ст. 16 Закона N 44-ФЗ).
Порядок формирования, утверждения планов-графиков, внесения в них изменений, размещения планов-графиков в ЕИС, а также особенности включения в них информации и требования к их форме установлены Постановлением Правительства РФ от 30.09.2019 N 1279.
Важно! Заказчики, осуществляющие деятельность в иностранном государстве, должны составлять план-график по специальной форме и учитывать при этом Положение, утвержденное Постановлением Правительства РФ от 05.05.2018 N 556.
Государственные (муниципальные) заказчики и лица, которым переданы их полномочия, формируют план-график в процессе составления и рассмотрения проекта соответствующего бюджета бюджетной системы РФ. Унитарные предприятия и бюджетные учреждения (кроме осуществляющих закупки по ч. 2, 2.1, 6 ст. 15 Закона N 44-ФЗ), а также автономные учреждения, проводящие закупки по ч. 4 ст. 15 Закона N 44-ФЗ, составляют его при формировании проектов планов ФХД (ч. 6, 7 ст. 16 Закона N 44-ФЗ, п. 8 Порядка, установленного Постановлением Правительства РФ от 30.09.2019 N 1279).
Утвердить план-график необходимо в течение 10 рабочих дней после доведения лимитов бюджетных обязательств или утверждения плана (программы) ФХД (п. 12 Порядка, установленного Постановлением Правительства РФ от 30.09.2019 N 1279).
Составить план-график нужно на срок, на который принят соответствующий закон (акт) о бюджете (ч. 5 ст. 16 Закона N 44-ФЗ).
В плане-графике обязательно укажите (ч. 2 ст. 16 Закона N 44-ФЗ):
• идентификационный код закупки;
• наименование объекта (объектов) закупки;
• объем финансового обеспечения для осуществления закупок;
• срок (периодичность) осуществления закупки;
• информацию об обязательном общественном обсуждении закупки;
• иную информацию, которая предусмотрена Порядком, утвержденным Постановлением Правительства РФ от 30.09.2019 N 1279.
Учтите, что внести изменения в план-график можно только в определенных случаях (ч. 8 ст. 16 Закона N 44-ФЗ, п. 22 Порядка, установленного Постановлением Правительства РФ от 30.09.2019 N 1279).
