Айдентика на "отвали". Как не стоит делать фирменные бланки.

Электронная почта казалось бы самое передовое и привычное сегодня средство коммуникаций в деловой среде, но в ряде случаев не обойтись без обычных бумажных писем, которые отправляются по почте в конвертах. Ладно бы письма, есть ещё справки, выписки, претензии, коммерческие предложения, уведомления, приказы, доверенности, которые составляются на бумаге. Все они должны чётко указывать на авторство. Поэтому стоит задача превратить чистый лист бумаги, в фирменный бланк. Многие компании почему-то не уделяют этому должного внимания, предпочитая пренебрегать правилами хорошего тона, писать всякую абракадабру, околесицу, порой так, что она занимает до 1/3 листа А4, думая, что так надо и что так они солиднее выглядят. Хотя это указывает на полную безвкусицу и является 100%-ным моветоном.

Попробую разобраться как не надо делать и что стоит делать.

Бланк не - открытка.

Порой фирменный бланк оформляют так, чтобы вызывать восхищение дизайном. Типа произвести вау-эффект. Делается это с помощью инструмента "подложка" в "Ворде". На деле же получается рябь в глазах у читающего. В центре внимания должен быть текст, будь то сопроводительное письмо или предложение новому клиенту. Текст должен приковывать внимание, именно он несёт всю смысловую нагрузку. Что делают? Хлобучат письмо картинками, рамками, границами, водяными знаками, которые нередко цветные и разноцветные. Стоит это напечатать на чёрно-белых принтере, печатном станке, ризографе или отксерокопировать, получится стопицот оттенков серого как будто нарисована картина постапокалипсиса.

Безусловно, подложку делать можно и нужно. Стоит обратить внимание на изящный минималистичный стиль оформления с сокращением количества используемых цветов и их оттенков. Стоит точно избегать сложных картинок и узоров. Возьмите три-четыре желательно не "кричащих" сочетаемых цвета, которые в то время отличались бы друг от друга. Тогда ваш бланк будет и удобочитаем для человека, и его можно будет напечатать на любой чёрно-белой технике с получением его чёрно-белого варианта.

Применяйте готовый дизайн бренда или компании.

Всё везде должно гармонировать. Об этом стоит помнить при оформлении бланка. Не нужно вновь открывать Америку и изобретать велосипед, как многие любят делать. Логотип и вывеска, бланк могут быть в разных цветах, с разными шрифтами. А ведь этого быть не должно! Иначе зачем тогда уважаемые и уважающие себя компании тратят деньги и время на создание фирменного стиля? Чтобы всё было гармонично. Приступая к дизайну фирменного бланка, необходимо от чего-то оттолкнуться и это что-то есть ваш фирменный стиль. В бланке стоит сделать логотип поярче, а фирменный шрифт пожирнее - вот и вся ваша работа для начала. При печати будет меньше расходоваться тонер, но будет удобочитаемый текст.

Если у вас нет логотипа и цветовой палитры, надо их придумать. Если вы не обладаете должными навыками или у вас нет таланта в этом направлении - поручите работу дизайнеру. Не скупитесь на его услуги! Так вы инвестируете в свой имидж. Отсутствие фирменного стиля говорит о вашей компании как о шаражмонтажконторе, от которой стоит держаться подальше потенциальным контрагентам.

Уберите это немедленно!

Есть компании, которые очень любят зачем-то лепить в фирменный бланк всё ни в попад. Лепят туда зачем-то банковские реквизиты, коды ОКВЭД, ОКПО, ОКОПФ, и многое другое, думая, что так они солидно выглядят. Только вот это всё писать в бланке не надо. Это выглядит глупо и то является полнейшим моветоном. Выдаёт в вас как глупых людей. К тому же это всё параметры вариативные, которые могут у вас измениться. А теперь представьте вы переезжаете на новый адрес, у вас всё это сменится. Банковский счёт вам могут закрыть или вы сами смените банк. А если вы напечатали бланков? Вам придётся их выкинуть на помойку и делать заново!

Оставьте логотип, или просто название компании, телефон, адрес электронной почты, ваш сайт, ваш какой-нибудь мессенджер, ваш адрес местонахождения, ИНН и ОГРН, КПП указывать не нужно, он тоже вариативный. Можно добавить слоган и краткое описание вида деятельности, например "Поставка металлопроката" или "Юридические услуги". Больше ничего городить не нужно.

Про адрес помните: не существует никаких юридических и фактических адресов, есть адрес постоянно действующиего исполнительного органа юрлица который указываются в ЕГРЮЛ. Его и надо указывать в бланке. ИП может указать адрес места ведения деятельности, где он точно бывает по рабочим причинам, если не хочет указывать адрес места жительства.

Всякие коды, банковские реквизиты, адреса для отправки писем можно указывать в карточке контрагента, которую вы перед заключением контракта направите вашему поставщику услуг или сырья, а так же вашим клиентам или покупателям продукции.

В таком случае ваш фирменный бланк будет выглядеть стильно и не грузить читающего ненужной информацией. Вы подчеркнёте свою солидность.

Шрифт.

Шрифт - наше всё! Не пишите документы каким-то экзотическим шрифтом дабы не выглядеть клоуном и не издеваться над менеджерами, директорами и секретарями офиса ваших контрагентов. Им читать ваши послания, они люди обычные, они не криптоаналитики. Да и ваш персонал тоже не обязан ломать глаза при наборе текста и составлении документов.

Старайтесь избегать рукописных шрифтов только если они не часть вашего логотипа и будут присутствовать в логотипе. А так оставьте рукописные шрифты для корпоративных открыток и праздничных поздравлений, грамот, а не для деловой переписки. Шрифт должен быть удобочитаемый - это раз, шрифт должен быть как в фирменном стиле - это два. Допустим, у вас в фирменном стиле шрифт Arial для документов, вот и печатайте их Arial, а не Times New Roman или Calibri. Мало ли что у Ворда "зашито" по умолчанию. Если у вас в фирменном стиле есть шрифтовая пара из разных гарнитур шрифта, где один шрифт для заголовков, второй шрифт для наборного текста - так и делайте. Не стоит всё писать каким-то одним шрифтом - с одной гарнитурой, лишь меняя его кегль, регистр и начертание.

Если у вас фирменный стиль подразумевает наличие русского и английского языков, то и шрифт надо выбирать такой, которые был бы как с кириллическим ваиантом (для русского), так и с латинским (для английского). Не стоит писать на разных языках разными шрифтами лишь потому, что у каждого из них нет своего иностранного варианта.

Строгие формы документов.

Есть документы, формы которых установлены ГОСТом, разного рода классификаторами, т.е. являются регламентированными и обязательными для всех. Их изменять не нужно. Не нужно "шаманить" с их дизайном, не нужно пытаться вставить их в фирменный бланк. Образцы таких документов "вшиты" в системы вроде 1С: Предприятие, документы на их основе формируются и заполняются с помощью таких систем.

Будет глупостью и нарушением изложить УПД, счёт-фактуру, товарную накладную, некоторые кадровые документы вроде "Т-форм", кторые установлены ОКУД, на фирменном бланке.

Заключение.

Казалось бы рутинным документам, бумагам, письмам, не стоит уделять особого внимания, считая их оформление пустой тратой времени, заморачиваться с каким-то там дизайном. Только это абсолютно не так! Дизайн нужен, грамотное и качественное оформление тоже нужно даже если это казалось бы обычный документ на фирменном бланке. Если пренебречь указанными в статье предписаниями, то деловой репутации, имиджу вашей компании будет нанесён непоправимый вред. Как правило, организации отказываются сотрудничать с компаниями, не соблюдающими правила деловой этики и деловой переписки. Если ваши текущие клиенты как-то не против, то привлечь новых вам будет сложно.

Если у вас не хватает креатива, нет таланта, то всё же стоит нанять дизайнера, который разработает вам фирменный стиль. Для этого не обязательно быть крупной корпорацией с громким именем. Даже небольшому предприятию будет очень полезно иметь свой фирменный стиль хотя бы для того, чтобы не выглядеть по-клоунски глупо в глазах контрагентов. Расходы и затраты на имидж на начальном этапе в будущем обязательно окупятся.