«Введение Положения о договорной работе на предприятии"

Положение о договорной работе – это положение, в котором закрепляют единые правила о том, что персонал компании должен делать: на этапе подготовки договора, при заключении соглашения, при необходимости внести изменения в текст, во время исполнения обязательств по договору, на стадии расторжения. Порядок действий, который установят в положении по договорной работе, является обязательным для всех сотрудников, которых ознакомили с документом.

В положении о договорной работе компания устанавливает правила взаимодействия сотрудников подразделений, которые заключают договоры с контрагентами, и юридическим отделом.

Чтобы персонал компании действовал эффективно и знал, что делать в той или иной ситуации, вводится положение о договорной работе. В этом локальном акте фиксируют правила и порядок работы с договорами. Например, что следует делать на этапе предварительных переговоров, в ходе заключения сделки или при контроле ее исполнения.

1. Работа с каждым договором компании начинается с запроса у контрагента документов для заключения с ним договора. Но необходимо сначала проверить контрагента по всем открытым источникам данных (Система Контур-Фокус, официальный сайт ФНС).

Есть установленный список документов для каждого типа контрагентов

В отдельных подразделах положения о договорной работе установлено, какие документы должен предоставить контрагент, если он:

-физическое лицо, не являющееся индивидуальным предпринимателем;

-физическое лицо, являющееся индивидуальным предпринимателем;

-юридическое лицо;

-иностранная компания.

Можно установить нижнюю границу по сумме договора, при которой предоставление документов необязательно. Это поможет ускорить процесс рассмотрения не столь значительных контрактов, поскольку требование к контрагентам о представлении полного пакета учредительных документов, а также документов в подтверждение полномочий руководителя по договору вместо реальной пользы только усложнит хозяйственную деятельность компании. Например, если речь идет о подряде на уборку снега с территории предприятия зимой при цене в 10 000 руб. в месяц.

Исключение можно также предусмотреть для договоров, которые на момент представления их на рассмотрение уже фактически исполнены контрагентом: перечислены денежные средства, поставлена продукция, выполнены работы и т. д. Это касается договоров, заключаемых в процессе обычной хозяйственной деятельности.

!Если договор является крупной сделкой или сделкой с заинтересованностью, то вне зависимости от факта его исполнения соответствующий пакет документов следует запрашивать, поскольку существует риск его оспаривания со стороны владельцев компании-контрагента!.

Формат, в котором предоставляется договор.

Для предварительного рассмотрения договор может быть передан в юридический отдел по электронной почте. Конечный, утвержденный вариант распечатывается. Прядок внесения договоров в реестр учета договоров и правила ведения реестра учета договоров юридическим отделом также будут введены положением о договорной работе.

Порядок согласования договора с другими заинтересованными отделами.

Согласование проекта договора

Согласование проекта договора — процедура проверки и удостоверения согласующими подразделениями соответствия условий проекта договора законодательству, Положению, интересам Предприятия.

Согласование осуществляется путем проставления Визы в Штампе согласования договора.

Договоры должны быть согласованы, в зависимости от вида договора, с уполномоченными специалистами и руководителями.

Согласование проекта договора от имени подразделений Предприятия осуществляют следующие Уполномоченные лица:

• Ответственный руководитель;

• Исполнитель, курирующий предмет договора;

• Юрисконсульт;

• Директор или Руководитель коммерческого отдела;

• при необходимости — иное заинтересованное подразделение (Уполномоченное лицо).

По указанию Директора в состав согласующих подразделений может быть включено любое подразделение Предприятия.

-Срок согласования проекта договора в одном согласующем подразделении – не более двух рабочих дней. Ответственный исполнитель и Уполномоченные лица обязаны принимать необходимые меры к ускорению процедуры согласования проекта договора.

-При отсутствии замечаний к проекту договора Уполномоченное лицо проставляет Визу в Штампе согласования договора.

-При наличии замечаний к проекту договора Уполномоченное лицо обязано вместо Штампа изложить свои замечания.

-Если замечания существенным образом изменяют текст условий проекта договора, Уполномоченное лицо обязано изложить соответствующий вариант условий проекта договора.

После рассмотрения проекта договора всеми согласующими подразделениями, Ответственный исполнитель должен обобщить замечания всех согласующих подразделений, согласовать их с контрагентом, внести в проект договора и получить Визы Уполномоченных лиц, внесших замечания.

Ответственный руководитель обязан принять все разумные меры, направленные на согласование с контрагентом условий договора в целях устранения замечаний согласующих подразделений.

При наличии неустраненных замечаний какого-либо согласующего подразделения договор может быть представлен на подпись Директору, если Ответственный руководитель считает необходимым заключение договора с имеющимися замечаниями. В этом случае к Договору должны быть приложены пояснения неустраненных замечаний. Ответственный руководитель должен в Штампе согласования договора проставить следующую надпись: «Рекомендую к подписанию при наличии замечаний (указывается наименование подразделения, замечания которого не сняты)». Одновременно Ответственный руководитель должен указать причины, по которым необходимо подписать проект договора при наличии замечаний.

Ответственный руководитель обязан проявить разумность и добросовестность при определении необходимости заключения договора при наличии замечаний согласующих подразделений.

Сфера ответственности согласующих подразделений

Сфера ответственности согласующих подразделений определяется положением о договорной работе

При согласовании проектов договоров согласующие подразделения осуществляют следующие функции:

Ответственное подразделение и руководитель отдела, курирующего предмет договора:

• проверка соответствия условий договора интересам Предприятия;

• проверка наличия необходимых полномочий у лица, подписывающего договор от имени контрагента;

• проверка наличия у контрагента лицензий и других разрешительных документов;

• проверка условий договора на предмет возможности осуществления контроля за исполнением любых обязательств Предприятия и контрагента;

• проверка соответствия договора утвержденному бюджету доходов и расходов Предприятия.

Отделы по экономике и финансам (бухгалтерия):

• контроль соответствия договора утвержденному бюджету доходов и расходов Предприятия;

• проверка: соответствия порядка оплаты экономическим интересам Предприятия;

• наличия расходов по договору в бюджете движения денежных средств Предприятия;

• оценка рисков по договорам займа, размещения денежных средств Компании в банках и иных кредитных организациях, при приобретении или авалировании векселей третьих лиц, по договорам поручительства за третьих лиц;

• по договорам с расчетами в иностранной валюте проверка соответствия проекта договора валютному законодательству;

• проверка соответствия условий договора налоговому законодательству, оценка налоговых последствий заключения и исполнения договора, включая проверку условий договора с точки зрения влияния на формирование налогооблагаемой базы;

• проверка условий договора, касающихся порядка и сроков представления Документов по исполнению договора.

Юридическая служба:

• проверка статуса контрагента как юридического или физического лица, в том числе индивидуального предпринимателя;

• проверка наличия полномочий контрагента на распоряжение предметом договора;

• проверка соответствия проекта договора законодательству;

• проверка соответствия проекта договора внутренним документам Предприятия;

• контроль за соблюдением установленного Положением порядка осуществления Договорной работы.

Важные правила работы юридического отдела, которые нужно закрепить в положении о договорной работе:

1. Юристы отдела при рассмотрении и согласовании условий договора не связаны соображениями экономической целесообразности и необходимости подписания договора для компании, а обязаны руководствоваться лишь требованиями действующего законодательства. В случае несоответствия договора требованиям действующего законодательства сотрудник юридического отдела имеет право такой договор не согласовывать.

Виза сотрудника юридического отдела на договоре означает принятие им на себя ответственности за соответствие договора требованиям действующего гражданского законодательства России и не может означать его ответственность за исполнение договора как со стороны компании, так и со стороны ее соответствующего контрагента.

2. При рассмотрении любого договора юридический отдел не обязан уточнять и проверять, исследовать коммерческие условия договора, согласованные исполнителем с представителями контрагента, как то: цена, сроки и иные подобные условия.

За соответствие условий договора действительной воле компании отвечает исполнитель по договору. Контроль за надлежащим исполнением заключенного договора осуществляет исполнитель, который в числе прочего отслеживает образование у контрагента перед компанией дебиторской задолженности с целью оперативной передачи информации о должниках в юридический отдел для проведения претензионно-исковой работы.

Подготовка договоров

Проект договора с Приложениями должен содержать все существенные условия договора.

Условия, признаваемые в соответствии с действующим законодательством существенными для гражданско-правового договора, включение которых в договор является обязательным:

• предмет, отражающий суть устанавливаемых правоотношений между контрагентами;

• цена договора или порядок ее определения (может отражаться непосредственно в тексте договора, либо в соответствующем Приложении к договору с обязательным отражением его как неотъемлемой части данного договора);

• сроки выполнения сторонами своих обязательств по договору;

• порядок расчетов;

• права и обязанности сторон;

• ответственность за неисполнение обязательств;

• порядок урегулирования и разрешения споров;

• юридические адреса, почтовые реквизиты, сведения о банковских счетах, номера факсов и контактных телефонов, адрес электронной почты (при наличии такового).

Проект договора с Приложениями Должен содержать, как правило, следующее:

• дату (место для проставления даты) заключения договора;

• место заключения договора;

• полное наименование сторон — юридических лиц: указание на организационно-правовую форму и собственно наименование юридического лица в соответствии с учредительными документами;

• фамилию, имя, отчество, паспортные данные, дату рождения стороны договора физического лица (для индивидуального предпринимателя дату и номер свидетельства о регистрации);

• дату и номер лицензии, наименование выдавшего органа, если сторона по договору осуществляет лицензируемый вид деятельности;

• должность, фамилию, имя, отчество лиц, подписывающих договор;

• наименование, дату, номер документа, подтверждающего полномочия лиц, подписывающих договор;

• место нахождения (адрес регистрации);

• дату и номер лицензии, наименование выдавшего органа, если сторона по договору осуществляет лицензируемый вид деятельности;

• должность, фамилию, имя, отчество лиц, подписывающих договор;

• наименование, дату, номер документа, подтверждающего полномочия лиц, подписывающих договор;

• место нахождения (адрес регистрации) сторон договора, фактический адрес (при необходимости — адрес для почтовых отправлений);

• ОГРН, ИНН., КПП коды ОКПО, ОКВЭД сторон Договора;

• банковские реквизиты для расчетов по договору: полное наименование банка, местонахождение банка, номер корреспондентского, расчетного счетов, БИК, SWIFT банка-корреспондента (для осуществления платежей в валюте, отличной от российских рублей);

• номера телефонов, факсов, адреса электронной почты сторон договора, данные других средств связи, использование которых возможно для целей исполнения договора;

• начало и окончание срока действия договора;

• предмет договора в соответствии с ГК РФ или четкое определение отношений, если договор не поименован в ГК РФ или является смешанным;

• сроки передачи товаров, выполнения работ, оказания услуг;

• цену или порядок определения цены, порядок ее изменения, распределение расходов по исполнению договора между сторонами. Цена товара или услуги указывается без НДС, НДС указывается отдельной строкой;

• порядок оплаты;

• иные права и обязанности сторон;

• меры ответственности за неисполнение или ненадлежащее исполнение обязательств по договору;

• порядок рассмотрения споров с указанием места и судебного органа, в том числе необходимость соблюдения и порядок до судебного претензионного рассмотрения споров;

• указание о применимом праве при заключении договора с лицом –резидентом другого государства;

• указание на количество экземпляров договора;

• место для подписей и печатей сторон.

• В зависимости от вида договора и иных обстоятельств в договоре могут быть предусмотрены любые другие необходимые условия.

• Все Приложения должны содержать ссылку на договор с указанием его реквизитов.

В проекте договора обязательно должны содержаться ссылки на:

Приложения, если часть условий Договора согласована в Приложениях;

Подготовка проекта договора

Проект договора готовится Ответственным исполнителем.

Проект договора должен быть подготовлен с использованием типовой формы

При отсутствии необходимой типовой формы, проект договора должен быть подготовлен с использованием любых общедоступных форм договоров.

Если в процессе разработки проекта договора без использования типовых форм возникают вопросы, требующие специальных юридических знаний, например вопросы толкования норм права, Ответственный руководитель может обратиться в юридическую службу с запросом об оказании содействия в формулировке соответствующих условий договора с соблюдением установленного порядка взаимодействия.

После разработки проекта договора без использования типовых форм, Ответственный руководитель может обратиться в юридическую службу с запросом о предварительном согласовании разработанного проекта договора с соблюдением установленного порядка взаимодействия.

Ответственный руководитель обязан приложить все возможные усилия для заключения договора по используемой на Предприятии типовой форме.

При необходимости заключения договора по форме контрагента Ответственный исполнитель представляет на согласование проект договора контрагента.

Если проект договора контрагента вызывает возражения, Ответственный руководитель обязан приложить все возможные усилия для согласования с контрагентом и включения в проект (текст) договора, подготовленного по форме контрагента, условий, отвечающих интересам Предприятия. Если возражения на проект договора контрагента оформляются протоколом разногласий, в договор вносится ссылка на наличие протокола разногласий.

Все условия проекта договора должны быть согласованы с контрагентом до направления его на согласование Уполномоченным лицам Предприятия.

Заключение договора

Право подписи договоров принадлежит Директору Предприятия.

Право подписи договора может быть предоставлено иному сотруднику Предприятия на основании Доверенности, выданной Директором.

Распечатку Чистовых экземпляров и прилагаемых к ним документов, сшивание Чистовых экземпляров осуществляет Ответственное подразделение (Юридический отдел).

Чтобы избежать замены страниц многостраничного договора Ответственный исполнитель юридического отдела визирует каждую страницу договора. Страницы должны быть пронумерованы и скреплены степлером (либо прошиты).

Подписи и печати сторон договора запрещается размещать на отдельном листе (странице).

После подписания договора и простановки печати Предприятия необходимое количество Чистовых экземпляров направляется Ответственным исполнителем юридического отдела контрагенту. Данные о договоре вносятся в единый реестр учета договоров.

В случае, если представитель контрагента подписывает договор по доверенности, заверенная контрагентом копия доверенности должна быть приложена к договору.

Все оригиналы договоров должны быть приняты Ответственным исполнителем юридического отдела на хранение после подписания договора сторонами.

Копии Договоров и Приложений к ним в электронной форме размещаются в папке «ДОГОВОРЫ».

Исполнение и контроль за исполнением договоров

Если иное не установлено или не вытекает из существа договоров, исполнение и контроль за исполнением Договорных обязательств осуществляет Ответственное подразделение.

Ответственное подразделение осуществляет следующие мероприятия:

1. Проверка качества и своевременности исполнения сторонами обязательств по договору, в том числе контроль за своевременным проведением расчетов и предоставлением соответствующих документов в бухгалтерию Предприятия для отражения операций в бухгалтерском учете;

2. Контроль сроков действия договоров, при необходимости осуществление процедуры изменения сроков действия договоров;

3. Оформление и направление контрагентам писем, уведомлений, дополнительных соглашений и других документов к договору;

4. Осуществление необходимых для оформления отношений по договору действий, таких как приемка исполненного по договору, составление актов, выставление и получение счетов и т.д.;

5. Учет исполнения обязательств контрагента и Предприятия;

6. Оформление и направление в подразделения Предприятия и контрагенту Документов по исполнению договоров;

7. Обмен иной информацией по договору с подразделениями Предприятия и контрагентом;

8. Претензионная работа в случае неисполнения или ненадлежащего исполнения контрагентом обязательств по договору.

Ответственный исполнитель обязан проверить правильность оформления всех документов по договорам. В случае — выявления недостатков, документы возвращаются Ответственным исполнителем представившему их лицу для оформления в надлежащем порядке.

В случае предъявления к контрагентам судебных исков, связанных с нарушениями договорных обязательств, Ответственный исполнитель представляет в юридическую службу документы, подтверждающие факт нарушения договора, в том числе расчеты сумм задолженности, убытков, штрафов, справки, акты и другие необходимые Документы.