Юридическая сила факсимиле

Факсимиле – точное воспроизведение подписи лица с помощью средств механического или иного копирования. Обычно представляет собой печать с оттиском подписи.

Факсимиле используют многие организации, ведь это удобно, практично и недорого. Не надо каждый раз названивать директору фирмы, чтобы он срочно приехал в офис и подписал какой-нибудь сверхважный документ. Вот только законно ли факсимиле? Не возникнут ли проблемы, если подписывать документы таким образом? Давайте разберемся.

Что говорит закон?

Законодательством данный вопрос практически не урегулирован. Специализированного норматива не существует, а ст. 160 ГК РФ содержит только общие положения.

Согласно ст. 160 ГК РФ, использование при совершении сделок факсимильного воспроизведения подписи с помощью средств механического или иного копирования либо иного аналога собственноручной подписи допускается в случаях и в порядке, предусмотренных законом, иными правовыми актами или соглашением сторон.

Таким образом, напрашивается вывод, что факсимиле использовать разрешено. Но не все так просто.

Существует ряд документов, которые следует подписывать только собственноручной подписью в силу сложившейся судебной практики и категоричности контролирующих органов.

Что можно подписать факсимиле

Какие документы можно подписывать с помощью факсимиле?

1. Договоры и сопутствующие им документы (приложения, дополнительные соглашения, и т.д.).

2. Документы, отражающие взаимодействие с контрагентом, но не имеющие финансовых последствий (письма, приглашения, поздравления и т.д.).

Факсимильная подпись имеет смысл, когда с конкретным контрагентом планируются длительные правоотношения (заключено несколько договоров, ведется частая переписка). Только договариваться необходимо заранее (путем подписания соответствующего соглашения, заверенного собственноручными подписями).

Что нельзя подписывать факсимиле

Какие документы не подписывать с помощью факсимиле?

1. Платежные и иные документы, имеющие финансовые последствия (налоговые декларации, платежные поручения, накладные, счета-фактуры и т.д.).

ФНС и Минфин единогласно утверждают, что порядок оформления бухгалтерских и финансовых документов определяется не гражданским законодательством, а НК РФ и федеральным законом «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ, в которых нет ни слова о допустимости использования факсимиле. Судебная практика также в большинстве случаев неутешительна.

2. Кадровые документы.

В ТК РФ также нет соответствующих статей, поэтому ФНС и/или трудовая инспекция, в случае проведения проверки, скорее всего, не примут документ, подписанный факсимильной подписью. Да и суд, вероятно, вынесет проблемное решение, особенно если спор касается трудового договора.

3. Доверенности.

Доверенность, подписанную с помощью факсимиле, суд может признать ничтожной, аргументируя тем, что это односторонняя сделка, поэтому правила ст. 160 ГК РФ к ней неприменимы. А в ст. ст. 185 и 185.1. ГК РФ нормы о факсимиле отсутствуют.

Как обезопасить фирму

Контролирующие органы негативно относятся к факсимиле. Поэтому никаких гарантий нет. Даже если все сделано строго по закону и учтены все нюансы. Но все же целесообразно подстраховаться и принять следующие меры предосторожности:

• Принять локальный нормативный акт, регулирующий порядок применения и хранения факсимиле;
• Назначить ответственное лицо, которое будет контролировать исполнение локального акта.