Переход на электронные трудовые книжки

С 1 января 2020 года в России введены электронные трудовые книжки. Электронная трудовая книжка - это цифровой формат «бумажной версии», в котором указываются аналогичные сведения о трудовой деятельности гражданина и хранятся на информационных ресурсах Пенсионного фонда РФ.

Переход от бумажных к электронным трудовым книжкам является добровольным: только с согласия работника. Однако для тех, кто выйдет на свою первую официальную работу после 1 января 2021 года, будут действовать только электронные трудовые книжки.

Как работодатель должен переводить сотрудников на новые трудовые книжки

Для «безболезненного» перехода на электронные трудовые книжки работодатель должен письменно уведомить каждого работника об изменениях в законодательстве, а также о праве работника выбрать электронную трудовую книжку либо сохранить бумажный вариант. Свой выбор работники должны выразить в письменном заявлении, которое направляется работодателю.

Если работник выбрал электронный формат, то работодатель обязан выдать ему на руки бумажную трудовую книжку. При этом, в выдаваемой трудовой книжке вносится запись: «Подано заявление о предоставлении работодателе сведений о трудовой деятельности в соответствии со ст. 66.1 ТК РФ».

Если работник решил сохранить бумажную трудовую книжку или не заявил о своем выборе, то работодатель обязан вносить сведения о трудовой деятельности в бумажную версию, а также вести электронную версию. То есть проделывать двойную работу - а такое понравится далеко не каждому кадровику. Но если вас именно заставляют выбрать конкретный вариант - уведомите работодателя и трудовую инспекцию о незаконности таких требований.

Важно знать, что за работником, выбравшим ведение трудовой книжки в бумажном формате, это право сохраняется при последующем трудоустройстве у другого работодателя. Еще закон предоставляет данным работникам право передумать и позднее подать работодателю письменное заявление о ведении трудовой книжки в электронном виде.

Кто может подать заявление о выборе формата трудовой книжки

Закон позволяет некоторым работникам в любое время подать заявление о выборе формата трудовой книжки работодателю, если они не имели такой возможности по 31 декабря 2020 года. К таким гражданам относятся:

работники, которые по состоянию на 31 декабря 2020 года не исполняли свои трудовые обязанности, но за ними сохранялось место работы, в том числе на период: временной нетрудоспособности; отпуска; отстранения от работы.

лица, имеющие стаж работы по трудовому договору (служебному контракту), но по состоянию на 31 декабря 2020 года не состоявшие в трудовых (служебных) отношениях.

Новый порядок направления сведений в Пенсионный Фонд

Для передачи в ПФР сведений о трудовой деятельности работников работодателю необходимо составлять отчетность по форме СЗВ-ТД.

Форма СЗВ-ТД заполняется в отношении работников при их трудоустройстве, переводе на другую работу, увольнении, а также подачи заявления о выборе способа ведения трудовой книжки. В отчетность по форме СЗВ-ТД нужно вносить практически ту же информацию, что и в трудовую книжку. Данные отправляются не позднее 15-го числа месяца, следующего за отчетным. Работодатель должен предоставлять форму в электронном виде усиленной квалифицированной электронной подписью.

Если численность работников в компании менее 25, то форму СЗВ-ТД можно предоставить на бумажном носителе.

Работники могут посмотреть сведения, которые содержатся в электронной трудовой книжке через Личный кабинет гражданина на официальном сайте ПФР или портал Госуслуг, а также через соответствующие приложения для смартфонов.