История создания архивов

Система хранения информации стала формироваться одновременно с формированием системы деловой письменности. Хранение информации из хаотичного становится системным в результате оценки (экспертизы) скапливающихся документов и распределения их на хранение в зависимости от проведенной оценки. Поэтому в документационном обеспечении управления существуют два понятия - документальный фонд и архивный фонд.

И если документальный фонд объединяет в своем составе всю документацию организации (или отдельных лиц): документы текущего управления, документы, отобранные для постоянного или длительного хранения, в том числе и переданные на хранение в Государственный Архивный фонд, собранные коллекции документов, то архивный фонд - лишь часть документального фонда. В отличие от документального фонда архивный фонд не включает в себя документы с временными сроками хранения и имеет стабильный состав, который может только пополняться. В состав архивного фонда включаются документы, имеющие политическое, экономическое, научное, социальное, культурное, историческое или иное значение.

С появлением первых документов, известия о которых восходят к Х в., появилась и задача сохранения этих документов, и ларник, должностное лицо, ответственное за сохранность документов и «скрепляющее», т.е. удостоверяющее их правдивость, может считаться первым архивистом. Первая опись, а точнее перечневая роспись, датированная 1288 г. и вошедшая позднее в Ипатьевскую летопись, может считаться первым научно-справочным аппаратом, хотя различия между рукописями, т.е. собственно документами и книгами в ней не проведено.

С появлением системы государственных учреждений — приказов, система хранения документов, их учета и использования значительно усовершенствовалась. С возрастанием объема книгопечатания письменные материалы - документы, отделялись в XIV в. от библиотек. К XVI в. крупные комплексы документов отлагались в приказах, ведавших определенными отраслями управления, прежде всего Поместном, Разрядном, Посольском и др. Имелись хранилища документов по имущественному положению и повинностям посадских людей согласно Судебнику 1550 г. у старост, сотских, десятских.

В 1836 г. была опубликована неполная рукопись 70-х годов XVI в. под названием «Опись Царского архива», так как в подлиннике заголовок и точная дата составления отсутствовали.

О полной картине развития архивного дела в этот период судить трудно, поскольку генеральные описания стали проводиться после «освобождения Москвы от интервентов 1614—1615 гг. и после «Большого московского пожара» 3 мая 1626 г. по именным указам. В 1680 г. такой указ был адресован 23 (но не всем) центральным учреждениям. В период приказной системы управления еще не сложилось представление об архивном деле как одной из функций управления информацией. Места хранения документов не были стабильными, по мере практической надобности их перемещали из одного хранилища в другое. Имелись случаи сознательного уничтожения документов, например удалялись из столбцов листы с повторяющимся содержанием для повышения их информационной насыщенности. Но никаких нормативных материалов того времени об уничтожении документов, не имеющих практического значения или дублетных, нам неизвестно. Зато хорошо известна практика снятия копий для воссоздания хранилищ документной информации, понесших серьезный урон вследствие войны, плохих условий хранения и стихийных бедствий, особенно пожаров. Копии документов помещались в хранилища и их использование и хранение не отличались в дальнейшем от работы с подлинными документами.

16 июля 1712 г. — особая дата в истории архивного дела, связанная с указом о создании из дел и «приговоров» правительствующего Сената первого в государстве архива: «...собрать помесячно и учинить тем приговорам реестры с объявлением каждого дела» и отдать их на постоянное хранение в архив. Так был создан Московский сенатский архив, как первый архив ведомства. Положения о ведомственных архивах были развиты в 44-й главе «Генерального регламента», например впервые в мировой практике предусматривалась обязательная сдача учреждениями своих документов в архивы по истечении определенного срока. Для документов, необходимых в работе учреждений, сроков сдачи в архив не существовало, а для утративших практическую ценность он устанавливался в три года. Тем самым создавались самостоятельные структурные подразделения - архивы, документы текущего делопроизводства был и отделены от архивных документов. Вводилась и специальная должность – архивариус.

Коллежскому асессору А. Д. Почаинову в 1720 г. была поручена разработка и описание дипломатических дел и документов, хранившихся в Москве и Петербурге, он же стал архивариусом обоих архивохранилищ. И только в 1724 г. оформился фактически и юридически первый исторический архив России, получивший штаты (6 сотрудников), печать и собственного руководителя (асессора П. Курбатова), - Московский архив Коллегии иностранных дел. Тем самым было заложено начало формирования сети исторических архивов, принимающий на государственное хранение архивные фонды юридических и физических лиц — фондообразователей.

В 1728 г. Сенат разослал наказы губернаторам о целесообразности создания объединенных губернских архивов и архивов городского самоуправления.

Указом Сената 1736 г. предписывалось строить для архивов каменные здания с железными затворами и решетками на окнах, от деревянных строений «не в близости». Архивы было положено опечатывать, а вынос документов, как и по Судебнику 1550 г. был категорически запрещен.

В течение XVIII — XIX в.в. росло количество исторических архивов, велся поиск наилучшей схемы их систематизации — архивы возникали, сливались, переподчинялись, иногда ликвидировались.

Закон «Учреждение губернских правлении» 1845 г. впервые в мировой практике архивного дела требовал располагать и содержать дела постоянно в том порядке, в котором они были зарегистрированы в текущем делопроизводстве, т.е. с сохранением внутренней структуры документальных комплексов. В настоящее время этот порядок называется принципом систематизации по происхождению.