Заверение копии документа

Письмо — Минфина России от N 03-02-РЗ

В соответствии с подпунктами 23 и 25 пункта 3.1 Национального стандарта Российской Федерации ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», утвержденного приказом Росстандарта от 17.10.2013 N 1185-ст, копией документа является экземпляр документа, полностью воспроизводящий информацию подлинника.

Как заверить копию документа надлежащим образом

4 ст. 50 Федерального закона от 08.02.1998 N 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью» (далее — Закон об ООО)), для участия организации в конкурсе (аукционе) (Пункт 2 ст. 35, п. 2 ст. 41.3 Федерального закона от 21.07.2005 N 94-ФЗ «О размещении заказов на поставки товаров, выполнение работ, оказание услуг для государственных и муниципальных нужд») и т.д. При этом бухгалтер нередко сталкивается с требованием заверить копии «в установленном порядке», «должным образом» или просто «надлежаще».

Заверение копий документов

77 – 79 «Основ законодательства Российской Федерации о нотариате».

Нотариальное заверение копий осуществляется исключительно при предъявлении подлинников и не подтверждает законность содержания документа и соответствие изложенных в нем фактов действительности. Отметим, что заверить у нотариуса копию может любой гражданин, в том числе и не являющийся владельцем данных бумаг (кроме паспорта гражданина РФ).

Помощь: Оформление и заверение копий документов.

Характерной особенностью копии является то, что она не содержит личной подписи лица, подписавшего подлинник (наименование его должности и расшифровка подписи при этом воспроизводятся полностью). В связи с этим копия документа в большинстве случаев подлежит заверению.

Соответствие копии документа подлиннику оформляется с помощью реквизита «отметка о заверении копии», который располагается ниже реквизита «Подпись» и состоит из следующих элементов: слова «Верно», которое пишется с прописной буквы, наименования должности и личной подписи лица, заверившего копию, расшифровки подписи и даты.

Как правильно заверить копии документов?

В каких случаях и каким образом заверяются копии документов? Ответ на эти и многие другие вопросы можно найти в одном малоизвестном, но действующем до сих пор законодательном акте времен СССР.

Распространено мнение, что никакого закона о порядке заверения копий не существует. Это мнение ошибочно: в настоящее время действует Указ Президиума Верховного Совета СССР от 04.08.83 № 9779-X «О порядке выдачи и свидетельствования предприятиями, учреждениями и организациями копий документов, касающихся прав граждан» (далее — Указ) [ сноска 1 ].