ФНС России рассказала о нюансах подписания электронных документов

О возможных способах подписания электронного двустороннего документа пояснила ФНС России в своем письме от 23 апреля 2018 г. № ЕД-4-15/7760 "О рассмотрении обращения".

ФНС России считает, что если одна из сторон сделки, в том числе многосторонней, составляет и направляет первичный учетный документ на подпись другой стороне в электронной форме, то другие участники сделки могут подписать такой документ только электронной подписью.

Документ, полученный в электронном виде, нельзя распечатать и подписать собственноручно, так как это противоречит Федеральному закону от 6 апреля 2011 № 63-ФЗ "Об электронной подписи" (далее – закон об электронной подписи).

Напомним, что каждый факт хозяйственной жизни экономического субъекта должен оформляться первичным учетным документом с содержанием всех обязательных реквизитов. В том числе включать и подписи должностных лиц с указанием фамилий и инициалов, совершивших сделку, операцию или ответственных за ее оформление (п. 1, п. 2 Федерального закона № 402-ФЗ от 6 декабря 2011 г. "О бухгалтерском учете").Первичный документ составляют на бумаге и (или) в виде электронного документа, который подписывают электронной подписью. При этом в настоящее время допускается использовать любой вид электронной подписи, предусмотренный законом об электронной подписи. Документ, подписанный электронной подписью, признается равнозначным документу, подписанному собственноручной подписью при соблюдении условий, перечисленных в ст. 6 закона об электронной подписи.

Хозяйствующие субъекты могут организовать электронный документооборот с применением простой и (или) усиленной электронной подписи при наличии у контрагентов между собой юридически действительного соглашения, в котором прописан порядок проверки электронных подписей. Кроме того, электронная подпись используется для определения лица, подписывающего информацию (п. 1 ст. 2 закона об электронной подписи). Таким образом, как отметила ФНС России, при подписании электронного документа собственноручно нарушаются требования закона об электронной подписи.