Организация работы в юридическом отделе

Если вы начинаете руководить только что сформированным юридическим отделом, вы юрист компании в единственном числе, индивидуальный предприниматель или директор (собственник) компании и хотите понимать, как строится работа в юридической службе, то моя статья наверняка окажется вам полезной.

За время своей профессиональной деятельности мне посчастливилось работать в крупных компаниях с разросшейся юридической службой. Я работала в команде и организовывала свою деятельность самостоятельно. Перед тем как уйти в свободное плавание, была единственным юристом в компании оптово-розничной торговли, и моя система работы, скорее всего, сформировалась именно там.

На начальном этапе моей работы в этой организации там не было никакой системы, поэтому все, что так или иначе касалось юридического сопровождения деятельности компании, двигалось в хаотичном порядке. Нужно было актуализировать порядок, сформированный в моем понимании на предыдущих работах, настроить его «под себя». А в завершении, когда мои полномочия существенно расширились и мне понадобился помощник, пришлось еще раз пересмотреть свой подход к организации работы.

Самое важное, что юристу нужно четко уяснить и донести до руководства, что бюрократия, большое количество бумаг, книги учета или наличие системы CRM/соответствующих настроек в 1 С (кому как удобно, сегодня многие используются для электронного согласования договоров) – это необходимость, а не блажь.

Для меня этот момент оказался самым трудным, но статья не об этом.

Порядок в документации — залог успеха

Работа в юридическом отделе начинается с банальностей – чистого стола каждый вечер перед уходом домой и «железного» порядка учета.

Юристы работают с большим объемом документов, поэтому лучше с самого начала организовать строгий учет.

Тогда рост числа договоров, входящей и исходящей корреспонденции пройдет абсолютно спокойно – и ваша служба легко справится и с сотней, и с тысячей договоров ежегодно.

Я делала это следующим образом – завела 4 журнала строгой отчетности:

• договоры с поставщиками;
• договоры с покупателями;
• журнал входящей корреспонденции (сюда относились поступающие в юридический отдел письма/жалобы/претензии);
• журнал исходящей корреспонденции (сюда относилась идентичная корреспонденция от компании в различные адреса).

Хочу отметить, что, если в вашей компании есть приемная с секретарем, то два последних журнала в юротделе не нужны.

В книгах учета отмечается факт выдачи ответственному сотруднику и приема на хранение в юротдел всех документов, касающихся юридического сопровождения компании, ставится собственная подпись сотрудника и дата выдачи/принятия.

Так же и договоры – их обычно вносят в 1 С. Необходимо указывать входящий номер, если подписан входящий договор, через дробь или в скобках; если договор в редакции вашей компании, то нужно указать присвоенный вами номер в книге учета.

Еще одна форма учета договоров и корреспонденции – это реестры, они используются для экспресс-контроля наличия документа, его краткого содержания, статуса в работе, и используются всеми работниками компании для информативности.

Еще хочу добавить, что документация хранится в закрытых на ключ шкафах с соответствующей маркировкой на ребре папки, документы должны быть разложены по дате создания. И при помощи информации 1 С или книги учета любой документ очень быстро можно найти.

Локальные акты

Юристам необходимо разработать ряд локальных нормативно-правовых актов. Без них хаос в документообороте будет расти в геометрической прогрессии одновременно с ростом компании: положение о договорной работе, положение о взыскании дебиторской задолженности, положение об архивации юридических документов...

Перечислим основные:

1. Думаю, что положение о создании и функционировании вашего отдела, а также должностные инструкции сотрудников уже составлены отделом кадров, если же нет – займитесь этим сами. Чем прозрачнее и четче будет описан процесс вашей работы, тем быстрее и слаженнее она будет идти.

2. Конечно, я бы еще посоветовала разработать положение или регламенты об участии в переговорах, о взаимодействии с государственными органами и органами местного самоуправления, но это по мере необходимости.

3. Положение о договорной работе – основополагающий, необходимый свод правил, описывающий бизнес-процессы, происходящие от момента переговоров по заключению договора с контрагентом до порядка сдачи его в архив. Данное положение должно:

• детально описывать каждую стадию: создание, согласование, подписание, хранение договоров;
• устанавливать ответственность в случае нарушения порядка;
• содержать типовые формы договоров, разработанных для вашей компании.

4. Положение о взыскании дебиторской задолженности детально описывает претензионную работу при возникновении задолженности в пользу вашей компании: от сообщения о возникновении просроченной задолженности контрагента до принятия решения о передаче спора в суд.

5. Положение об архиве систематизирует виды и порядок хранения юридически-значимых документов. Это также немаловажно закрепить на бумаге. Часто бывает, что сотрудники не знают нормы хранения и избавляются от документов уже после истечения срока исковой давности по общему правилу гражданского кодекса.

И в заключение хочу сказать – для того чтобы правила работали в компании, юристы должны соблюдать их в первую очередь сами.

Когда механизм отлажен, а все шаги скрупулёзно продуманы и обозначены, текущая деятельность больше не создает неприятностей – вы сможете уделять больше времени самообразованию, развитию своей компании, тестированию новинок и прочим приятным вещам, которые способствуют успешности дела.

Если есть какие-то вопросы по теме, я с радостью отвечу на них.