Организация договорной работы на предприятии

Давно существует спор, на ком должна лежать ответственность за договорную деятельность на предприятии - с руководителей или штатных сотрудников. На предприятиях, даже среднего масштаба, порой приходиться составлять большое количество договоров, да и сама по себе договорная деятельность это ответственная и кропотливая работа, от добросовестного выполнения которой, зависит успех бизнеса.

При заключении договоров на предприятии существуют и используются два подхода - централизованный и децентрализованный.

Первый подход подразумевает наличие на предприятии специальной рабочей группы - подразделения, занятого непосредственно договорной деятельностью. Задача исполнителей - доставить проект договора или оферту в этот отдел, а согласованием, учетом и хранением уже занимаются специалисты.

Децентрализованный подход, напротив, подразумевает, что исполнитель составляет и заключает свои договора самостоятельно, но и в этом случае, оригиналы договоров хранятся специально отведенном для этого месте у секретаря, юриста и др..

Практика показывает, что большинство предприятий используют децентрализованный подход, поскольку содержание специального отдела требует дополнительных средств, однако в случае больших объемов - без централизованной системы не обойтись.

Тем не менее, децентрализованный подход не исключает ответственности руководителя, поскольку на договоре должна присутствовать подпись - его или уполномоченного лица, что в свою очередь удостоверяет его согласование и одобрение. Не важно кто подписывает - первый заместитель, начальник снабжения, начальник безопасности или юридического отдела - согласование это начальный и обязательный этап проекта договора.

Наличие подписи генерального директора будет подтверждать уверенность последнего в правомочности договора и правильности его составления. В согласовании, также, принимают участие другие компетентные сотрудники - главный бухгалтер, юрист, финансист - все те, кого это непосредственно касается. Если организован электронный документооборот (СЭД), все причастные сотрудники ознакамливаются с договором в электронном виде, к которому прилагается лист согласования для для замечаний, одобрения или неодобрения.

Резюмируя вышеизложенное можно сделать вывод, что организация договорной деятельности на предприятии лежит непосредственно на руководителе, поскольку последнее слово всегда остается за ним.