По какой статье КОСГУ отразить расходы на оплату багажа работника в командировке?

Выбор кода КОСГУ при оплате багажа работника в командировке зависит от того, кто оплачивает эти расходы, работник или вы.

Если выдаете работнику денежные средства на оплату багажа под отчет или компенсируете (возмещаете) произведенные затраты, то расходы отразите по подстатье 226 "Прочие работы, услуги" КОСГУ (п. 10.2.6 Порядка N 209 н):

• в казенных, бюджетных или автономных учреждениях в увязке с КВР 112 "Иные выплаты персоналу учреждений, за исключением фонда оплаты труда" (п. 51.1.1.2 Порядка N 132 н);
• в государственных (муниципальных) органах в увязке с КВР 122 "Иные выплаты персоналу государственных (муниципальных) органов, за исключением фонда оплаты труда" (п. 51.1.2.2 Порядка N 132 н);
• выплаты военнослужащим и сотрудникам, имеющим специальные звания в увязке с КВР 134 "Иные выплаты военнослужащим и сотрудникам, имеющим специальные звания" (п. 51.1.3.3 Порядка N 132 н);
• в государственном внебюджетном фонде в увязке с КВР 142 "Иные выплаты персоналу, за исключением фонда оплаты труда" (п. 51.1.4.2 Порядка N 132 н).

Если вы сами оплачиваете багаж работника (перевозку багажа по гражданско-правовому договору), расходы отнесите на подстатью 222 "Транспортные услуги" КОСГУ в увязке с КВР 244 "Прочая закупка товаров, работ и услуг" (п. 10.2.2 Порядка N 209 н, п. 51.2.4.4 Порядка N 132 н).

Важно правильно относить расходы на статью (подстатью) КОСГУ, чтобы не допустить искажений данных бухучета и бухгалтерской (бюджетной) отчетности, за которые вас могут привлечь к ответственности.

По какому коду КОСГУ и КВР отразить расходы на упаковку багажа

Если вы выдаете работнику под отчет или возмещаете денежные средства на упаковку багажа, то отразите их по тем же статьям КОСГУ, что и расходы на доставку багажа.

Нужно ли возмещать работнику расходы на оплату и упаковку багажа в командировке

Возместите (компенсируйте) расходы на оплату провоза багажа и его упаковку в командировке работнику, если данные расходы совершены с вашего согласия (ст. 168 ТК РФ).

Как в налоговом учете отразить расходы на оплату и упаковку багажа в командировке

Расходы на упаковку багажа при командировке работника, оплаченные за счет лимитов или субсидий, не включайте в налоговую базу по налогу на прибыль (пп. 14 п. 1 ст. 251, п. 1 ст. 252, п. 49 ст. 270 НК РФ).

Если расходы на оплату и упаковку багажа являются оправданными и документально подтвержденными и их совершает работник бюджетного или автономного учреждения в рамках приносящей доход деятельности, вы можете включить их в состав прочих расходов (пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ, Письмо Минфина России от 10.09.2015 N 03-03-06/2/52238).

Не облагайте НДФЛ и страховыми взносами расходы на оплату и упаковку багажа, так как эти траты являются компенсационными выплатами, связанными с выполнением трудовых обязанностей (ст. 165 ТК РФ, п. 3 ст. 217, п. 2 ст. 422 НК РФ, п. 2 ст. 20.2 Закона о страховании от несчастных случаев на производстве).

Если работник не представил авансовый отчет в течение трех рабочих дней после возвращения из командировки, с выданных ему под отчет сумм удержите НДФЛ и начислите страховые взносы (Письмо Минфина России 01.02.2018 N 03-04-06/5808).