Кому выгодно перейти на электронный документооборот?

Несмотря на удобство, немногие компании и предприниматели ведут электронный документооборот. Если ИП на упрощенном налогообложении заключает пару договоров в год, ему, может, не так страшно пару раз отправить бумажные документы. Но есть случаи, когда электронный документооборот необходим.

Кому нужны электронные документы

Электронный документооборот (ЭДО), прежде всего, нужен компаниям со значительным внешним документооборотом. Крупные компании таким образом снижают издержки, если объем внешней корреспонденции превышает несколько сотен документов в месяц. Доставка бумаг напрямую влияет на скорость сделок. Издержки на бумажный документооборот могут составлять сотни тысяч рублей в год, а риски, связанные с потерями, ошибками и штрафами от налоговой, еще больше увеличивают расходы.

Компаниям малого и среднего предпринимательства важно принимать оплату товара или услуги в день получения документов. В этом случае электронный документооборот позволяет ускорить исполнение договоров в несколько раз.

Даже если сейчас компания подписывает пару актов за год, это не значит, что ее бизнес не вырастет. Позже могут появиться крупные партнеры, которые работают с электронными документами, и они потребуют от нее того же.

Пример

У розничного магазина постоянно копилась дебиторская задолженность на несколько миллионов из-за того, что в накладной как обычно допустили ошибку: товар лежит в фуре, и на склад не принимается. Пока курьер с исправленным документом доедет от поставщика проходят дни. После того, как внедрили электронный документооборот, все исправления в документах занимают меньше часа.

У энергосбытовой компании налоговые инспекторы ежегодно находили ошибки в документах во время выездных проверок. Сумма штрафов часто превышала 100 000 рублей в год. Дошло до того, что компания заранее закладывала эти деньги в бюджет как накладные расходы. Теперь в системе электронного документооборота правильность документов контролируют программы, а не люди. Ошибки исчезли, за экономию бухгалтер получил премию.

Статистика использования ЭДО в России показывает ежегодный рост этого рынка в среднем на 20%. Средние и крупные компании все чаще отправляют контрагентам неформализованные документы, а так же УПД (Универсальный Передаточный Документ) которые сейчас заменяют счета-фактуры и первичные документы.

Какой вывод?

Рассмотрев особенности электронного документооборота, делаем вывод, что он, необходим компаниям со значительным внешним документооборотом. Работа в системе ЭДО позволит ускорить бизнес-процессы и снизить издержки.

Пользователи ЭДО отмечают положительный финансовый эффект от экономии на приобретении бумаги, распечатке и отправке документов.

Также работа с электронными документами будет полезна тем компаниям, которые хотят вывести на новый уровень обслуживание потребителей и работы с поставщиками, упростив процесс внешнего документооборота.