Ответ: Отчет о проведении рекламной акции необходимо оформлять по итогам проведения каждой такой акции по самостоятельно установленной форме. Для подтверждения расходов в целях налога на прибыль в отчете следует отразить в том числе обязательные реквизиты первичного документа, в том числе графы "Материально ответственное лицо" и "Наименование рекламной продукции" (с расшифровкой).
Обоснование: Налоговое законодательство не содержит требований к составу документов, которыми должны подтверждаться расходы налогоплательщика.
По смыслу п. 1 ст. 252 Налогового кодекса РФ налогоплательщик вправе подтверждать расходы любыми документами, оформленными в соответствии с законодательством РФ. Одним из таких документов при проведении рекламной акции может быть отчет.
В отчете о проведении рекламной акции следует отразить в том числе обязательные реквизиты первичного документа, например, отчет может содержать следующую информацию (ч. 2 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете"):
-название рекламной акции;
-цель (например, увеличение объема продаж товара, работ, услуг, сохранение и расширение традиционных и освоение новых рынков сбыта, стимулирование спроса на товары, работы, услуги);
-дату проведения рекламной акции;
-место проведения рекламной акции;
-сведения о рекламодателе (организаторе рекламной акции);
-сведения о рекламораспространителе;
-сведения о потребителях рекламы - неопределенном круге лиц;
-рекламную информацию (например, информацию о самом товаре, работе, услуге, торговой марке, изготовителе, качественные характеристики товара, работы, услуги);
-порядок проведения рекламной акции;
-сведения о юридических лицах, индивидуальных предпринимателях, физических лицах, задействованных в проведении рекламной акции;
-перечень товаров, распространенный в ходе рекламной акции неопределенному кругу лиц, какое количество и каких товаров материально ответственное лицо получило и какое количество этих товаров было роздано. Если в ходе рекламной акции не все товары были розданы потребителям рекламы, то остаток товаров должен быть возвращен материально ответственным лицом на склад предприятия;
-информацию о реализации товара со скидкой;
-результат рекламной акции;
-приложение:
документы, подтверждающие передачу продукции для акции (накладные на передачу товаров лицу, ответственному за их вручение, акты),
документы, подтверждающие списание рекламной продукции (например, акт на списание переданных в рекламных целях товаров (дата акта должна соответствовать дате проведения мероприятия, в акте должно быть указано место передачи товара));
-подписи ответственных лиц.
Отметим, что отсутствие граф "Материально ответственное лицо" и "Наименование рекламной продукции" может послужить основанием для признания рекламной акции фиктивной.
Так, в одном из дел несоблюдение такого требования, а также отсутствие расшифровки раздаваемых рекламных пакетов (наименования фасовочного материала, способа их формирования) послужило основанием для доначисления налога на прибыль, НДС и пеней (Постановление Двадцатого арбитражного апелляционного суда от 27.12.2012 N А 68-5527/12).
Также можно дополнительно указать в отчете на то, что к нему прикладываются материалы, подтверждающие факт проведения рекламной акции, что докажет реальность осуществления затрат. Как правило, организации прикладывают к отчету о проведенном рекламном мероприятии фото-или видеоматериалы.
Отчет о проведении рекламной акции и документы о передаче продукции и ее списании для проведения акции необходимо оформлять по итогам проведения каждой такой акции, именно они подтвердят факт проведения мероприятия.
Стоит учесть, что независимо от того, проводилась рекламная акция самим рекламодателем самостоятельно или же с привлечением рекламного агентства (рекламораспространителем), в отчете указываются все подробности рекламной акции с приложением необходимых подтверждающих документов.
Если рекламная акция проводилась привлеченным лицом, то в этом случае документальным подтверждением служит акт оказанных услуг (отчет исполнителя). В нем должны быть указаны место и время проведения рекламной акции, а также, например, количество врученных подарков.
Таким образом, для того чтобы признать расходы на проведение рекламной акции в целях налогообложения прибыли, необходимо иметь подтверждающие документы, которыми организация может подтвердить направленность данных расходов на получение дохода.
