Организационно-распорядительные документы. Как правильно поставить печать на документ?

В 2016 году приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии утвержден и введен в действие национальный стандарт Российской Федерации ГОСТ Р 7.0.97-2016, который определяет требования, предъявляемые к оформлению организационно-распорядительных документов.

К организационно-распорядительным документам относятся, например, уставы, положения, правила, инструкции, регламенты, постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, договоры, акты, письма, справки и др.

Нужно заметить, что в соответствии с Федеральным законом от 29.06.2015 N 162-ФЗ "О стандартизации в Российской Федерации" национальные стандарты применяются на добровольной основе, кроме случаев, когда изготовитель и (или) исполнитель публично заявляют о соответствии продукции национальному стандарту.

Соответственно, положения ГОСТ Р 7.0.97-2016 можно брать в качестве ориентира, а отступление от его требований не является нарушением.

При взаимодействии организаций, субъектов экономической деятельности (ИП, ООО, АО и др.) приходится оформлять документы, которые необходимо заверить печатью.

И тут встает вопрос, как и где поставить печать? На подпись должностного лица или рядом?

Отвечает на вопрос пункт 5.24 ГОСТ Р 7.0.97-2016. Цитирую:

5.24. Печать заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подписи печатью в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Документы заверяют печатью организации. Печать проставляется, не захватывая собственноручной подписи лица, подписавшего документ, или в месте, обозначенном "МП" ("Место печати").

Таким образом делаем вывод, что оттиск печати не должен накладываться на подпись и закрывать её.

В случае, если приходится заверять многостраничный документ, то действуют по правилам установившейся деловой практики. В частности, такого правила придерживается Минфин России, разъяснивший это в письме от 07.08.2014 N 03-02-РЗ/39142 "О заверении копий документов, представляемых в налоговые органы".

В качестве примера способа заверения многостраничного документа можно заимствовать способ, утвержденный Приказом Судебного департамента при Верховном Суде РФ от 29.04.2003 N 36 в инструкции по судебному делопроизводству в районном суде.

Если документ состоит из нескольких листов, то все листы должны быть пронумерованы. Листы прошиваются прочной нитью, концы которой выводятся на оборотную сторону последнего листа документа. Также возможно скрепление листов документа скобой с использованием степлера. На оборотной стороне последнего листа документа поверх место скрепления, т.е. хвосты сшивающей нити либо скобу для степлера, фиксируют бумажной наклейкой. На наклейку наносится заверительная надпись "пронумеровано и скреплено печатью _____ листов, подпись _____", подпись скрепляется печатью. Печать ставят таким образом, чтобы частично захватить отрезок бумаги, заклеивающий концы нити либо место скрепления.

При прошивке многостраничного документа нужно помнить о соблюдении следующих правил:

-каждый документ в подшивке должен быть последовательно пронумерован и полностью читаться, включая даты, визы, резолюции и пр.;

-должна быть обеспечена возможность свободного копирования каждого отдельного листа документа в подшивке современной копировальной техникой;

-при работе с документом не должно происходить механическое разрушение (расшивка) документа.