Как ИП оформить сотрудника к себе на работу

Многие ИП становятся работодателями и нанимают себе в помощь различных специалистов. Возможно, это произошло потому, что объём работы увеличился и понадобилась помощь или открылась новая точка. Так или иначе, без бухгалтера и кадровика оформить сотрудников по всем правилам не так уж и просто. Многие ИП этих правил не знают, многие забивают, а потом платят большие штрафы.

Трудовой договор

Вы обязаны скрепить трудовые отношения с сотрудником договором. Он может быть с определённым сроком действия или бессрочным. Должен быть составлен в двух экземплярах и подписан обеими сторонами в течение 3 дней с момента начала осуществления работ.

Многие ИП пытаются сэкономить, выплачивая зарплату в конверте и не оформляя трудовые договоры. Вот к чему это может привести: административная ответственность и штраф до 10 000 рублей или штраф до 40 000 рублей, если нарушение является повторным.

Согласие на обработку персональных данных

Принимая на работу человека, не забудьте попросить его подписать согласие на обработку персональных данных. Дело в том, что его данные понадобятся вам не только для заключения договора, но и для сдачи отчётности в ФСС, начисления заработной платы и так далее, а это значит, что вы обрабатываете персональные данные.

Наказание за отсутствие согласия на обработку — штраф до 20 000 рублей. Не попадайтесь на этом, обязательно получайте согласие, а лучше сразу включайте этот пункт в трудовой договор.

Журнал регистрации приказов

Нанимая сотрудников, заведите журнал регистрации приказов по личному составу. В него вы будете записывать приказы о приёме на работу, о премировании, об увольнениях, отпуске и так далее. Также нужно назначить ответственных работников за их исполнение.

Копии приказов могут затребовать различные проверяющие органы. Также они могут стать важным доказательством при судебных и иных разбирательствах.

Другие документы и локальные НПА

Вот еще «небольшой» список документов и действий, которые обязательно нужно сделать начинающему работодателю:

• приказ о приёме на работу;

• личная карточка работника;

• сделать запись в трудовую книжку работника;

• подписать трудовой договор.

А также нужно составить локальные нормативные акты:

• штатное расписание;

• правила внутреннего трудового распорядка;

• вводный инструктаж по охране труда;

• график отпусков;

• положение об оплате труда и премировании;

• положение о защите персональных данных;

• график сменности (если работники работают посменно);

• правила и инструкции по охране труда;

• инструкция по пожарной безопасности;

• инструкция по электробезопасности.

У работника должна быть должностная инструкция. Со всеми документами он должен быть ознакомлен под роспись.

Упрощенный кадровый учет

Если ваш бизнес попадает под определение микропредприятий, то есть годовая выручка меньше 120 миллионов рублей, штат до 15 человек, а доля госучастия меньше 25% — вы можете перейти на упрощённый кадровый учёт. Это значит, что вы полностью или частично можете отказаться от принятия локальных нормативных актов. Главное при этом – включить в сам трудовой договор все условия, которые регулируют вопросы, до этого регулируемые локальными нормативными актами.

Если у вас не микропредприятие, а документы не в порядке, любая проверка может привести к штрафу до 5000 рублей, а при повторном нарушении — до 20 000 рублей.

Однако и это ещё не всё. Для некоторых видов деятельности работники обязаны проходить медосмотры и иметь медицинскую книжку. К ним относятся общепит, торговля и многие другие. Заключение о том, что сотрудник здоров и не имеет противопоказаний к исполнению обязанностей, должен сделать не сам ИП, не сотрудник, а врач.

Прохождение медосмотра и получение медкнижки должен оплатить сам предприниматель. Стоить это может от 1500 до 5000 рублей за каждого сотрудника. Если этих денег жалко, то приготовьтесь заплатить штраф до 25 000 рублей при первой же проверке, до 40 000 рублей или приостановить деятельность до 90 дней — при повторных нарушениях. Если в результате пренебрежения медосмотрами был причинён тяжкий вред здоровью, это может привести к штрафу до 400 000 рублей или лишению свободы до 1 года.

Итог

Пять действий, которые нужно сделать, чтобы оформить сотрудника по правилам и не бояться штрафов и негативных последствий:

• составить трудовой договор не позднее 3 дней после приема на работу;

• получить согласие на обработку персональных данных работника;

• завести журнал регистрации приказов по личному составу;

• составить все документы и разработать локальные нормативные акты;

• при необходимости отправить сотрудника на медосмотр и сделать ему медицинскую книжку.

Вот, в принципе, и всё, что нужно сделать для правильного оформления сотрудников. Но одно дело — оформить их, а другое — составлять и сдавать отчётность по ним и платить за них отчисления.