Как работать с электронными трудовыми книжками

С 2020 года трудовые книжки в России станут электронными. Поэтому работодатели будут сдавать в ПФР новый отчет — СЗВ-ТД. Как перейти на новый формат и что учесть при заполнении формы, рассказали Елена Кулакова и Вячеслав Шинкарев, эксперты «СКБ Контур»

Зачем вводят электронные трудовые

Когда работник обращается в Пенсионный фонд за назначением пенсии, часто возникает такая ситуация: давным-давно один из работодателей забыл внести в трудовую книжку необходимые данные или совершил в них ошибку. Тогда работник запрашивает информацию на прежнем рабочем месте, но там лишь разводят руками: архивы были утеряны. В итоге законный запрос о назначении пенсии оборачивается нескончаемой вереницей обращений в различные учреждения.

Чтобы сведения о трудовой деятельности не терялись и стали более доступными, трудовые книжки в России решили перевести в электронный формат. Собирать информацию и представлять ее в Пенсионный фонд должны сами работодатели. В электронную трудовую книжку (ЭТК) нужно вносить:

информацию обо всех переменах в трудовых отношениях сотрудника после 31 декабря 2019 года (поступление на работу, перевод, увольнение и т.д.);

данные о работе по совместительству (раньше такие сведения указывали только по запросу сотрудника).

Сведения о работе сотрудника с начала 2020 года будут находиться на его индивидуальном лицевом счете в ПФР. Ознакомиться с ними можно в личном кабинете на сайте Пенсионного фонда или на портале «Госуслуги».

Справку со сведениями о трудовой деятельности работник может запросить в отделении ПФР — в электронном и бумажном виде, на портале «Госуслуги» — только в электронном виде, в МФЦ — только в бумажном. Получить такую справку можно и у работодателя по отдельному запросу или в день увольнения, но работодатель вносит в нее только сведения, которые относятся к этой организации.

Что будет с бумажными книжками

Работник может выбрать: продолжать вести бумажную трудовую или отказаться от нее. О своем решении он должен сообщить до конца 2020 года, написав заявление. Это можно сделать и позднее, но только если в 2020 году работник находился в длительном отпуске или на больничном.

Если сотрудник выбрал бумажную трудовую, он может отказаться от нее в любое время, а вот вернуться к бумажной форме после перехода на ЭТК уже нельзя. После получения заявления о переходе на электронную книжку в бумажную трудовую кадровая служба внесет запись о принятом решении и выдаст ее сотруднику на руки.

За теми, кто не напишет заявление, бумажные трудовые книжки тоже сохраняются.

Независимо от решения работника оставить бумажную трудовую или перейти на ЭТК работодатель должен вести сведения о его трудовой деятельности в электронной форме и отчитываться о них в Пенсионный фонд.

Как составить СЗВ-ТД

Отчитываться о трудовой деятельности в ПФР нужно будет по новой форме — СЗВ-ТД. Она еще официально не утверждена, потому что законопроект (02/08/12-19/00098178) пока не приняли. Однако уже сейчас можно ознакомиться с предварительным бланком. В фонде заявляют, что к моменту подписания законопроекта он принципиально не поменяется.

Составлять новый отчет нужно будет на каждого работающего или уволенного сотрудника. В СЗВ-ТД указывают сведения обо всех изменениях в трудовых отношениях сотрудника, а также информацию о заявлении, поданном при выборе формы трудовой книжки.

Информация о заявлении

При заполнении формы нужно отметить, какой формат учета сведений о трудовой деятельности выбрал сотрудник и дату подачи заявления.

Если надо изменить дату представленного сотрудником заявления, подайте форму СЗВ-ТД, отметив новую дату. Чтобы признать недействительной поданную информацию о заявлениях, укажите дату заявления, вписанную ранее, и поставьте «X» в графу «Признак отмены».

Важно: заявление работника о выбранном формате трудовой книжки является основанием для представления СЗВ-ТД.

Информация о трудовой деятельности сотрудника

Здесь фиксируются данные о переменах в трудовых отношениях сотрудника с указанием даты и вида кадрового изменения. Для каждого изменения используйте отдельный код:

1 — прием (сотрудника приняли на службу или работу);

2 — перевод (сотрудника перевели на другую работу, в другое подразделение);

3 — переименование (наименование страхователя изменилось);

4 — установление (сотруднику присвоили профессию, специальность или другую квалификацию с указанием разрядов, классов и пр.);

5 — увольнение (сотрудника уволили с работы);

6 — запрет занимать должность (вид деятельности) (по приговору суда сотрудника лишили права занимать определенные должности или вести определенную деятельность).

Чтобы признать недействительной запись о трудовой деятельности сотрудника, подайте форму СЗВ-ТД, указав представленные ранее данные и отметив «X» в графе «Признак отмены записи».

Как правильно подать СЗВ-ТД

СЗВ-ТД подается не на всех работников, а только на тех, у кого в отчетном периоде произошли кадровые перемены (увольнение, трудоустройство, перевод и т.д.), или у тех, кто предоставил заявление о формате трудовой.

Отчет подается до 15-го числа следующего за отчетным месяца:

в бумажной или электронной форме — если в организации трудятся не более 25 застрахованных человек;

только в электронной форме с использованием усиленной КЭП — для всех остальных компаний.

В 2020 году впервые отчитаться по новой форме работодателям предстоит не позже 17 февраля. Если составляете отчет по сотруднику первый раз, укажите последнюю запись из его трудовой по состоянию на 01.01.2020.

Если у сотрудника в течение года не будет никаких перемен в трудовых отношениях, и он не представит заявление о формате трудовой, отчитайтесь по нему до 15.02.2021 и приведите запись из трудовой на 01.01.2020.

С 2021 года подавать отчет о приеме на работу или увольнении нужно не позже одного рабочего дня, следующего за приказом.

Десять принципов кадровой трансформации

HR Цифровизация Инструкции

Как подготовиться к переходу

1.Проанализируйте и, если это нужно, скорректируйте нормативные акты компании: везде, где есть упоминание бумажной трудовой книжки добавьте «сведения о трудовой деятельности».

2.Подготовьтесь к передаче данных в Пенсионный фонд с помощью системы электронной отчетности.

3.До 30.06.2020 под подпись оповестите всех сотрудников о нововведениях в законодательстве и о том, что сотрудники вправе выбрать формат трудовой.

4.Назначьте ответственных за этот участок кадрового учета. Они будут оповещать сотрудников об изменениях, вести учет сведений о трудовой деятельности в электронной форме, предоставлять эту информацию по запросу сотрудников, представлять новую отчетность в ПФР.