Изменены сроки хранения некоторых бухгалтерских и налоговых документов

Буквально вчера начали дейстовать новые правила делопроизводства и архивного хранения документов – об этом мы рассказывали накануне (приказ Федерального архивного агентства от 20 декабря 2019 г. № 236 (зарегистрирован в Минюсте России 6 февраля 2020 г.)).

А 18 февраля текущего года вступает в силу новый Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций при осуществлении однотипных управленческих функций, независимо от их организационно-правовых форм и формы собственности. То есть обязателен он для применения как организациями бюджетной сферы, так и иными юридическими лицами.

Документ пришел на смену Перечню № 558, утвержденному Минкультуры в 2010 году и включающему в себя 1003 наименования. В 2016 году полномочия по утверждению перечней типовых архивных документов были возложены на Росархив.

Составленный Росархивом перечень значительно сокращен и содержит 657 типовых управленческих архивных документов с указанием сроков хранения. Основная причина уменьшения количества позиций в Перечне – формирование различных видов переписки в единое дело.

Но, пожалуй, самое главное – это изменение сроков хранения бухгалтерских, налоговых, кадровых и иных документов. Какие документы началом применения нового Перечня придется хранить дольше, а по каким срок хранения сократится? Основные изменения – в сравнительной таблице:

Вид документации

Прежний Перечень № 558

Новый Перечень № 236

Счета-фактуры

4 года

5 лет

Налоговые декларации по всем видам налогов и сборов

5 лет

6 лет

Переписка с налоговыми органами по вопросам налогообложения

5 лет

6 лет

Реестры сведений о доходах физических лиц, представляемых налоговыми агентами

75 лет

5 лет

Документы о получении заработной платы и других выплат (сводные расчетные и платежные ведомости и документы к ним, расчетные листы на выдачу заработной платы, пособий, гонораров, материальной помощи и других выплат) – при наличии лицевых счетов

5 лет

6 лет

Книги учета доходов и расходов при применении УСН

постоянно

5 лет

График отпусков

1 год

3 года

Книги, журналы, карточки учета, базы данных отпусков

3 года

5 лет

Образцы подписей материально ответственных лиц

Срок устанавливался учетной политикой, но не менее 5 лет

5 лет с момента смены МОЛ

Согласие на обработку персональных данных

75 лет

3 года

Кроме того, ряд документов, которые ранее было предусмотрено хранить 75 лет, потребуется еще раз перепроверить. Дело в том, что срок их хранения теперь будет зависеть от даты окончания делопроизводства по таким документам: завершенные до 1 января 2003 по-прежнему нужно хранить 75 лет, а вот документы, работа по которым завершена после указанной даты, хранятся 50 лет. В частности, это касается трудовых договоров, документов о приеме, переводе, увольнении, личные карточки работников, а также документов о получении зарплаты и других выплат – в случае отсутствия лицевых счетов.

Вступление в силу нового Перечня, безусловно, ведет к необходимости корректировки номенклатуры дел в учреждении. Отнестись к этой процедуре стоит очень внимательно хотя бы потому, что за нарушение порядка и сроков хранения учетных документов должностные лица организации госсектора могут быть привлечены к административной ответственности по ст. 15.15.6 КоАП. Кроме тог о, отсутствие документации может стать основанием для привлечения к налоговой ответственности по ст. 120, ст. 122, ст. 126 НК РФ.