С 18 февраля 2020 года изменены сроки хранения управленческих, в том числе кадровых, документов. Сроки хранения отражены в номенклатуре дел организации. Необходимо ли ее переутверждать?
Номенклатура дел — систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.
Номенклатура дел предназначена для группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел. Номенклатура дел используется для составления описей дел структурных подразделений постоянного, временных (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу, актов о выделении к уничтожению дел с истекшими сроками хранения.
Номенклатура дел должна быть утверждена в следующих организациях, являющихся источником комплектования государственного и муниципального архива:
— государственные органы;
— органы местного самоуправления;
— негосударственные организации (если в деятельности организации образуются документы, представляющие для общества и государства историческую, научную и культурную ценность).
Вышеуказанный перечень предусмотрен статьей 20 Федерального закона от 22 октября 2004 года № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (далее – Закон № 125-ФЗ).
Для некоторых организаций, не являющихся источником комплектования госархива, нормативными правовыми актами также могут устанавливаться требования о ведение номенклатуры дел. В частности, для акционерных обществ такое требование содержится в Постановлении ФКЦБ РФ от 16.07.2003 № 03-33/пс «Об утверждении Положения о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ».
Что касается иных организаций, то законодательство не содержит прямого требования о ведении номенклатуры дел в организации. Однако часть 1 статьи 17 Закона № 125-ФЗ обязывает организации и граждан, занимающихся предпринимательской деятельностью без образования юридического лица обеспечивать сохранность архивных документов, в том числе документов по личному составу, в течение установленных сроков. Именно в номенклатуре дел можно систематизировать и прописать сроки хранения всех документов организации.
Таким образом, кроме перечисленных случаев обязательного составления номенклатуры дел, для обеспечения сохранности документов рекомендуется утверждение номенклатуры дел в любой организации независимо от формы собственности.
Для правильного оформления и соблюдения порядка согласования и утверждения номенклатуры дел необходимо ориентироваться на следующие нормативные правовые акты и документы.
Номенклатура дел подготавливается службой делопроизводства или лицом, ответственным за делопроизводство в организации.
При подготовке номенклатуры дел могут быть использованы типовые и примерные номенклатур дел, утвержденные вышестоящими организациями.
Подготовленная номенклатура дел визируется лицом, ответственным за архив, согласовывается с экспертной комиссией организации и утверждается руководителем организации.
Номенклатура дел составляется на календарный год, вводится в действие с 1-го января нового календарного года и подлежит ежегодной корректировке.
Организации – источники комплектования госархивов должны раз в 5 лет перед утверждением номенклатуры дел согласовывать ее с экспертно-проверочной комиссией госархива.
Основанием для пересоставления, согласования и утверждения номенклатуры дел является изменение функций и структуры организации.
Ниже образец номенклатуры дел, предусмотренный Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях.
Приказом Федерального архивного агентства от 20.12.2019 № 236 изменены сроки хранения управленческих, в том числе кадровых, документов. Одним из нововведений является изменение сроков хранения документов по личному составу. В частности, дела, законченные делопроизводством до 1 января 2003 года, должны храниться 75 лет, а законченные делопроизводством после 1 января 2003 года — 50 лет.
Ниже представлены ряд документов с новыми сроками хранения.
Пересоставление, согласование и утверждения номенклатуры дел, как указывалось выше, осуществляется при изменении функций и структуры организации. Кроме того, включение в разделы номенклатуры дел в течение года новых заголовков дел не требует ее повторного согласования и утверждения. Формальное основание для переутверждения отсутствует, однако, в связи со значительными изменениями в наименовании и сроках хранениях дел рекомендуется утвердить новую номенклатуру дел.
Со всеми новостями можно ознакомиться здесь.
Все статьи о применении трудового законодательства и ведении кадрового делопроизводства можно прочитать здесь.
Архивное дело - хранит не малые секреты!
Срок хранения некоторых важных данных уменьшен. В связи с чем? Чтоб замести следы, и в случае чего не с кого было спросить?
Совершенно верно. Заметают следы.
Я так и понял.