При разработке собственного порядка приемки товара сторонам договора поставки необходимо согласовать следующее:
-состав лиц, участвующих в приемке товара;
-перечень действий покупателя по обеспечению приемки товара;
-сроки осмотра и проверки товара;
-порядок уведомления поставщика о выявленных несоответствиях и недостатках товара;
-срок уведомления поставщика о выявленных несоответствиях и недостатках товара
-прочие условия приемки товара.
Если стороны не разработали собственный порядок приемки, то приемка должна соответствовать обычно применяемым условиям и общим положениям об осмотре и принятии товара (ст. ст. 513, 515, 483, 484 Гражданского кодекса Российской Федерации), а также обязательным правилам и процедурам, если таковые установлены законом, иными правовыми актами, применяемыми независимо от условий договора.
Стороны должны определить в договоре поставки состав лиц, участвующих в приемке, указав:
-должность полномочного лица;
-документы, которые подтверждают полномочия лица и должны быть предъявлены в момент приемки.
Если на этапе заключения договора нельзя определить, кто именно из представителей будет принимать товар, в договор можно внести общее условие о том, что представитель покупателя (получателя) должен осуществлять приемку товара, т.е. нести все права и обязанности покупателя (получателя) на этапе приемки товара с правом предъявления претензий поставщику по выявленным недостаткам) на основании доверенности, выданной покупателем (получателем) (ст. ст. 185, 185.1, 186 Гражданского кодекса Российской Федерации).
Если товар передается не поставщиком, а транспортной организацией или организацией почтовой связи, необходимо определить порядок привлечения представителя поставщика к участию в приемке (например, при ненадлежащей поставке или если договором установлено, что товар принимается от перевозчика без вскрытия упаковки).
Для определения порядка привлечения представителей поставщика к участию в приемке нужно:
-указать порядок направления и содержание уведомления, направляемого поставщику, либо в договоре согласовать обязанность представителя поставщика присутствовать при каждой приемке товара;
-определить документы, подтверждающие полномочия представителя поставщика на участие в приемке;
-определить перечень полномочий представителя при его участии в приемке;
-установить срок, в течение которого представитель поставщика обязан прибыть к месту нахождения товара для участия в приемке товара при ненадлежащей поставке;
-определить последствия неявки представителя поставщика для участия в приемке.
В случае необходимости стороны должны также определить порядок привлечения представителей общественности, Торгово-промышленной палаты, транспортной организации, экспертов или других лиц в случаях, когда представитель поставщика не является при ненадлежащей поставке. Для этого нужно:
-указать перечень лиц, которые могут быть привлечены к участию в приемке;
-указать документы, которые должны быть предъявлены для подтверждения полномочий лиц, привлекаемых к участию в приемке;
-определить порядок направления уведомления этим лицам и его содержание.
Если в договоре не указано, кто и в каком порядке участвует в приемке, то прием-передача товара осуществляется уполномоченными представителями двух сторон договора (при доставке товара поставщиком или выборке товара) или с участием представителей покупателя и транспортной организации (при получении товара от перевозчика). При этом вопрос об их полномочиях решается в соответствии со ст. ст. 182 - 186 Гражданского кодекса Российской Федерации.
В процедуре осмотра и проверки товара будет участвовать только покупатель или его уполномоченный представитель (п. 2 ст. 513 Гражданского кодекса Российской Федерации). Поставщик в этом случае может быть вызван только в случае обнаружения покупателем несоответствия товара условиям договора поставки, если иное не установлено законом, иными правовыми актами, обязательными требованиями к порядку приемки данного вида товара.
В числе обязанностей покупателя, необходимых для принятия товара (подготовка и обеспечение приемки (п. 2 ст. 484, ст. 513 Гражданского кодекса Российской Федерации), в договоре поставки могут быть указаны следующие обязанности:
-обеспечить наличие транспорта для вывоза товара (при условии его самовывоза) к определенной дате и определенному времени;
-обеспечить наличие человеческих и технических ресурсов для погрузочно-разгрузочных работ с указанием места, даты и времени их проведения (если по договору погрузка или разгрузка осуществляется силами покупателя);
-подготовить помещение для приемки, подъезд и проход к нему;
-обеспечить присутствие представителя покупателя, уполномоченного уставом или доверенностью на приемку товара;
-обеспечить наличие измерительных приборов и прочей техники, необходимой для оценки количества и качества товара;
-обеспечить сохранность груза при приемке, если товар доставляется покупателю (т.е. с момента привоза груза покупателю до окончания приемки). В частности, можно указать правила приемки для хрупких товаров и товаров, требующих особых условий хранения;
-соблюдать согласованный срок разгрузки товара из вагона или контейнера;
-совершать иные действия в зависимости от специфики товара.
Если в договоре поставки не указан перечень действий покупателя по обеспечению приемки, то покупатель обязан совершить действия, необходимые с его стороны в соответствии с обычно предъявляемыми требованиями (п. 2 ст. 484, ст. 513 Гражданского кодекса Российской Федерации), а также установленные законом, иными правовыми актами.
В договоре поставки необходимо определить срок принятия товара и срок извещения о необходимости приступить к его приемке.
Если в договоре не определены сроки осмотра и проверки товара, то покупатель обязан осмотреть товары в срок, определенный законодательством или обычаями делового оборота (п. 2 ст. 513 Гражданского кодекса Российской Федерации).
Условие о порядке уведомления поставщика о выявленных несоответствиях и недостатках товара включает в себя последовательность совершения действий сторон при выявлении покупателем несоответствия товара условиям договора поставки о качестве, комплектности, количестве и ассортименте (ст. ст. 483, 513 Гражданского кодекса Российской Федерации) и должно содержать:
-порядок, сроки, форму составления и подписания актов о недостатках (рекламаций, претензий и т.п.), решение вопроса об участии представителя поставщика или иных лиц при их составлении;
-порядок и форму направления поставщику уведомлений и претензий о выявленных недостатках и несоответствиях, обнаруженных не в его присутствии (например, при приемке товара от транспортной организации);
-порядок проведения экспертизы для установления причины и момента возникновения недостатков.
В договоре поставки можно указать конкретного эксперта либо включить более универсальное условие о порядке и критериях выбора независимого эксперта, а также установить, какие стороны должны присутствовать при проведении экспертизы (поставщик, покупатель, получатель), кто из независимых наблюдателей должен при этом присутствовать (например, представитель Торгово-промышленной палаты) и т.д.
Если порядок и сроки уведомления поставщика не согласованы, то покупатель обязан уведомить поставщика обо всех выявленных недостатках и несоответствиях незамедлительно в письменной форме (ст. ст. 483, 513 Гражданского кодекса Российской Федерации).
В Гражданском кодексе Российской Федерации не раскрывается понятие «незамедлительно».
При толковании нормы п. 1 ст. 514 Гражданского кодекса Российской Федерации о незамедлительном уведомлении поставщика об отказе от товара суд указывает, что данное понятие означает «как только это окажется возможным».
Таким образом, поставщик должен быть уведомлен о выявленных несоответствиях или недостатках товаров в минимальный срок, объективно необходимый для направления уведомления.
Правила приемки следует дополнить также следующими прочими положениями:
-проверка покупателем соблюдения правил перевозки товара, обеспечивающих его сохранность (укладку товара, температурный режим, наличие пломб, замков и пр.);
-случаи составления коммерческого акта, если установлено повреждение груза, упаковки или его недостача в пути;
-порядок приемки, если поставщик не является к месту приемки товара с обнаруженными недостатками;
-возможность и последствия перерыва в приемке товара (необходимость охраны, плата за хранение и пр.);
-обязанность покупателя соблюдать при приемке правила, обеспечивающие сохранность товара (температурный, световой режим и пр.);
-сроки разгрузки товара (условие актуально, если соблюдение таких сроков необходимо для сохранения качества товара или связано с оплатой транспорта, в котором доставлен товар);
-сроки уведомления поставщика о поставке товара не в том ассортименте и комплектности;
-в договоре поставки можно предусмотреть компенсацию поставщиком расходов покупателя на осуществление приемки во всех случаях либо только в случаях выявления некачественного товара. При этом необходимо установить перечень возможных расходов (на услуги эксперта, на охрану во время приемки и т.п.). Покупатель должен будет документально подтвердить эти затраты;
-в интересах покупателя при приемке отдельных видов товаров, например техники и оборудования, можно согласовать проведение поставщиком проверки качества товара - предпродажную подготовку (например, проверка на прочность или демонстрацию работы).
☘️🌹☘️