Система документооборота является технологической основой деятельности компании по принятию и исполнению решений. Поэтому всякое повышение эффективности работы с документами непосредственно сказывается на эффективности выполнения организацией своих функций, будь то улучшение обслуживания граждан государственным либо муниципальным учреждением или повышение конкурентоспособности коммерческого предприятия.
Сегодня организация, которая хочет получить современное решение для создания автоматизированной технологии документооборота, имеет достаточно широкий выбор - от отдельных частных технологий до готовых комплексных систем.
Отечественная практика предполагает обязательную регистрацию каждого документа с момента его появления в организации, а также регламентированное (и контролируемое) движение документа вплоть до его исполнения. Сама идея подобного учета, регламентации и централизованного контроля вполне адекватна современным мировым реалиям управления с использованием компьютерных сетей.
Использование компьютерных технологий ускоряет документооборот, повышает исполнительскую дисциплину сотрудников, совершенствует управление организации в целом.
Компьютеризация делопроизводственных процессов позволяет отказаться от ручных форм учета и перейти на современную форму регистрации документов с помощью ПЭВМ. Тем более что постоянно возрастает объем регистрируемых документов на любых предприятиях, внедряются системы автоматизации в смежных областях, и в связи с этим целесообразно использовать новые технологии для автоматизации регистрации документов.
Информационная поисковая система на основе документов организации создается для записи, поиска и хранения документов управления и содержащейся в них информации в соответствии со следующими требованиями:
-полное раскрытие состава и содержания документов, входящих в систему;
-обеспечение бизнес-доступа к информации и документам;
-максимальное сокращение, при необходимости, прямого доступа к документам;
-обеспечение рационализации комплекта деловых документов.
Компания создает ручной, автоматизированный, автоматизированный тип ИПС.
Современная ИПС должна включать информацию практически по всем документам, которые есть у компании.
Основой построения поисковых систем является регистрация документов.
Регистрация документа - запись события создания или получения документа путем помещения даты и ее индексации с последующей записью необходимой информации о документе в регистрационную форму или форму ввода. Основная цель регистрации - придать документу юридическую силу, подтвердить факт его создания или получения, поэтому, если полученный документ не зарегистрирован, организация не несет за него ответственности.
Согласно ГСДОУ, все документы подлежат регистрации, требующей исполнения, учета и последующего использования для целей отчетности: административные, кадровые, календарные, отчетные, устные статистические, образовательные, финансовые, бухгалтерские.
В любой форме регистрации организации должен соблюдаться ее основной принцип - индивидуальность. Предполагается, что информация документа записывается только один раз в выбранной регистрационной форме. Тем не менее, единый ввод информации должен гарантировать, что они используются несколько раз во время бухгалтерских документов, задач отчетности и контроля выполнения документов.
В современной практике управления для записи документов рекомендуется использовать журналы, если объем документооборота небольшой (около 500 документов в год). При значительном объеме рабочего процесса форма регистрации журнала имеет несколько существенных недостатков:
1. Журнальная форма должна включать запись данных в серии документов, то есть только в хронологическом порядке. Ключевой особенностью поиска документов является дата получения или регистрационный номер. Поэтому поиск необходимой информации осуществляется путем просмотра каждой страницы на странице, что занимает значительное количество времени. Сопоставление еще сложнее, когда вам нужна информация о нескольких документах или вы найдете все документы, связанные с решением проблемы.
2. Принцип однократной регистрации нарушен. Когда вы перемещаете документ из одного строительного блока (например, из офиса) в другой, перерегистрация неизбежна, поскольку информация о документе требуется во всех структурных разделах, через которые проходит документ.
3. При большом количестве входящих и исходящих документов время записи значительно увеличивается с одной формой, только один сотрудник может зарегистрироваться. Это замедляет скорость обработки документов, что приводит к увеличению трудозатрат.
4. Проверка времени оформления документов. Чтобы найти документы с истекшим сроком действия, иногда необходимо рассмотреть несколько записей журнала. Поэтому контрольные карты дополнительно заполняются для контролируемых документов, из которых создается файл контрольной карты. Следовательно, наложение процесса регистрации также отображается.
Первым шагом в решении вопросов, связанных с использованием документов, созданных с помощью компьютерных технологий, была разработка ГОСТ 6.10.4-84 «Легализация документов на компьютерных носителях и компьютерных машинах. Основные положения», среди которых авторами были Главархив СССР. Форма государственного стандарта использовалась для законодательного оформления юридической силы новых документов.
На сегодняшний день отечественные эксперты не пришли к пониманию «электронного документа». Неопределенность приводит к трудностям при наложении информации, записанной на машинном носителе. Единственный технически осуществимый способ предоставления информации в «электронном документе» - это использование электронной подписи. Единственное общенациональное определение дано в ГОСТ Р 51141-98 «Ведение и архивирование файлов. Термины и определения», в котором «документ на компьютере» определяется как документ, созданный с использованием носителя записи, и методов, которые обрабатывают его информацию.
Мы можем упомянуть, на мой взгляд, три наиболее эффективных области использования электронных технологий в традиционной офисной работе:
1. Подготовка документов с использованием электронных технологий - осуществляется в соответствии с правилами и с использованием стандартных форм документов. На выходе тексты появляются на бумаге и принимают форму документов в соответствии с действующими правилами.
2. Электронная передача информации - используется для ускорения ее доставки потребителям путем последующего заключения бумажных документов. Наиболее актуальной задачей является определение местоположения факса документа в традиционной системе офисной работы.
3. Онлайн-регистрация получения документов в системе - включает в себя интеграцию в единую систему информации всех документов, возникающих или поступающих в организацию в любой форме по единым правилам регистрации. Регистрация, поиск и проверка выполнения документов без создания других регистрационных форм основаны на регистрационной ячейке.
4. Учитывая традиционную технологию передачи документов внутри организации, для учета и аудита могут использоваться дубликаты бумажных записей. Включение документа в регистратор подтверждает факт его существования и действия, которые он предпринял.
