Как трудовую книжку перевести в электронную: правила перехода на электронную трудовую в 2020 году?

По мнению экспертов, электронные трудовые книжки имеют много преимуществ перед бумажными: нельзя потерять, испортить, скрыть. Кроме этого, работодателю не нужно покупать бланки, проверять подлинность, а работникам обеспечивается удобный доступ к сведениям об их трудовой деятельности. И наконец, в электронных книжках легко исправить ошибки. Все это однозначно облегчит жизнь и кадровикам, и самим работникам. Но прежде придется провести определенную работу. Какую – расскажем в этом материале.

Переход на электронные трудовые книжки предусмотрен следующими федеральными законами, которые вступают в силу 1 января 2020 года:

• от 16.12.2019 № 439-ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации в части формирования сведений о трудовой деятельности в электронном виде» – вносятся изменения в ряд статей кодекса и вводится новая ст. 66.1;

• от 16.12.2019 № 436-ФЗ «О внесении изменений в Федеральный закон «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования» – вводится обязанность работодателей с 1 января 2020 года представлять в информационную систему ПФ РФ сведения о трудовой деятельности работников.
• 
  

Что такое электронная трудовая книжка?

Электронные трудовые книжки – рабочее название, на самом деле это «сведения о трудовой деятельности»:

1. Информация о работнике.

2. Даты приема, увольнения, перевода на другую работу.

3. Место работы.

4. Вид мероприятия (прием, перевод, увольнение), произведенного в отношении работника.

5. Должность, профессия, специальность, квалификация работника, структурное подразделение, к которому он относится.

6. Вид поручаемой работы.

7. Основание кадрового мероприятия (дата, номер и вид документа).

8. Причины расторжения трудового договора.

То есть практически все сведения, содержащиеся в бумажных трудовых книжках, за исключением сведений о поощрениях.

Этапы перехода на электронные трудовые книжки

Сразу скажем, что в 2020 году трудовые книжки в бумажном виде останутся, но вместе с бумажным вариантом надо будет вести электронный. Данные, которые все будут вести в электронном виде – сведения о трудовой деятельности работника.

Переход с бумажных на электронные книжки будет постепенным и предусматривает несколько этапов:

• у работников, которые начали трудовую деятельность до 2021 года, есть выбор. До 30 июня 2020 года все работодатели должны уведомить своих сотрудников про изменения по трудовым книжкам. Далее у работника есть время подумать, нужна ему бумажная трудовая книжка или он хочет, чтобы сведения про его трудовую деятельность вели в электронном виде. Время на раздумья до 31 декабря 2020 года — к этому дню работники пишут заявления о своем выборе (бумажная книжка или электронные сведения);

• тем, кто начнет работать в 2021 году или позднее, все трудовые книжки будут оформлять только в электронном виде.

Работодателям и работникам имеет смысл подготовиться к переходу на электронные трудовые книжки — разработать шаблоны уведомлений и заявлений, а также привести в порядок записи в бумажных трудовых. Как перейти на электронные трудовые без проблем? Приведем пошаговый алгоритм действий (инструкцию для работодателя).

Пошаговая инструкция

1. Издайте соответствующие приказы

Внесение изменений в законодательство в части введения электронных трудовых книжек повлекло за собой необходимость проведения в учреждениях определенных мероприятий, а также установления новых обязанностей для должностных лиц кадровой, бухгалтерской (либо иных) служб.

Следовательно, нужно будет издать приказы по учреждению:

• об утверждении плана мероприятий в связи с введением электронных трудовых книжек;
• о назначении ответственных лиц за ведение электронных трудовых книжек.

2. Внесите изменения в локальные акты

Скорректировать потребуется и некоторые локально-нормативные акты учреждения. В частности, нужно будет:

• внести изменения в должностные инструкции лиц, ответственных за ведение электронных трудовых книжек и за представление соответствующей отчетности;
• скорректировать график документооборота в части установления алгоритма и сроков подготовки необходимых документов и сведений;
• дополнить новыми формулировками локальные акты, в которых упоминается трудовая книжка, например правила внутреннего трудового распорядка (ПВТР), инструкцию по делопроизводству.

3. Обеспечьте техническую готовность представления сведений

Работодатели должны позаботиться об обеспечении технической готовности представления сведений о трудовой деятельности для хранения их в информационных ресурсах ПФР.

Кроме того, нужно завести электронную почту (и довести адрес электронной почты до сведения работников), куда работники смогут присылать заявления о выдаче им сведений о трудовой деятельности.

4. Разработайте формы уведомления и заявления

Законодательство обязывает работодателей в срок до 01.07.2020 уведомить работников о переходе на электронные трудовые книжки. Форма такого уведомления не утверждена, соответственно, работодатель должен разработать ее самостоятельно.

Работники, в свою очередь, до 31.12.2020 включительно должны подать работодателю письменное заявление о выборе способа ведения трудовой книжки (о ведении трудовой книжки в электронном виде или о сохранении бумажной трудовой книжки). Форма такого заявления произвольная. Но чтобы у работников не возникало вопросов, целесообразно разработать формы заявлений и предлагать их в качестве образца работникам.

5. Проверка бумажных трудовых книжек

Перед переходом на ведение электронных трудовых книжек проверьте правильность их заполнения. В частности, нет ли ошибок:

• в личных данных работников (Ф. И. О., даты рождения, образование, специальность);

• в датах приемов, переводов, увольнений;

• в названиях организаций и должностей;

• в реквизитах приказов о приемах и увольнениях;

• в формулировках и ссылках на статьи законов в записях об увольнении;

• в записях о постоянных переводах.

6. Подготовьтесь к сдаче отчетности

С 2020 года работодатели обязаны будут представлять сведения:

• в ПФР — ежемесячно не позднее 15-го числа месяца, следующего за отчетным, по форме СЗВ-ТД (с учетом выходных дней впервые указанный отчет нужно представить до 17.02.2020);
• работникам — по их запросу и при увольнении по форме СТД-Р (ранее предполагалось, что для этого будет использоваться форма СЗИ-ТД).

На момент подготовки настоящего материала обе эти формы еще не утверждены.

То есть, как уже указывалось выше, в учреждении нужно будет назначить лиц, ответственных за оформление данных форм, при необходимости провести обучающие занятия по порядку их заполнения.

Отметим, что ежемесячная форма СЗВ-ТД в 2020 году должна оформляется не на всех работников, а лишь на тех:

1) которые подали заявление о продолжении ведения трудовой книжки либо о представлении сведений о трудовой деятельности в электронном виде (в месяце, следующем за тем, в котором было подано такое заявление);

2) у которых поменялись сведения о трудовой деятельности, в частности произошли следующие события:

• прием на работу (службу);
• перевод на другую работу;
• изменение наименования страхователя;
• установление (присвоение) второй и последующей профессии, специальности или иной квалификации (заполняется с указанием разрядов, классов или иных категорий этих профессий, специальностей или уровней квалификации — класс, категория, классный чин и т. п.);
• увольнение с работы;
• лишение права в соответствии с приговором суда занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью.

Если на сотрудника не составлялся ни один отчет СЗВ-ТД в течение 2020 года, сведения о его должности нужно подать в ПФР до 15.02.2021.

С 2021 года работодатели обязаны будут подавать в ПФР сведения о приеме и увольнении работников не позднее рабочего дня, следующего за днем издания соответствующего приказа (распоряжения).

7. Уведомите работников о переходе на электронные трудовые книжки

Проведите разъяснительную работу среди работников о сути электронных трудовых книжек, о возможности выбора способа ведения трудовых книжек и об алгоритме получения сведений о трудовой деятельности.

До 01.07.2020 уведомите под подпись работников (включая тех, кто находится в декрете) о переходе на электронные трудовые книжки и о необходимости выбора ими дальнейшего способа ведения трудовых книжек. Декретницам уведомление можно направить заказным письмом.

8. Организуйте прием заявлений от работников

До 31.12.2020 организуйте прием заявлений от работников о выборе способа ведения трудовой книжки.

Если работник до 31.12.2020 не представил соответствующее заявление по уважительной причине (например, находился на больничном, в отпуске, в декрете либо по иному основанию не исполнял трудовые обязанности, но за ним сохранялось место работы либо гражданин имел стаж работы по трудовому договору, но по состоянию на 31.12.2020 не состоявшие в трудовых отношениях), он может представить такое заявление работодателю в любое время позже.

9. Выдайте работникам бумажные трудовые книжки

Если работник выбрал способ ведения трудовой книжки в электронном виде, после 01.01.2021 бумажную трудовую книжку ему нужно будет выдать на руки под подпись (факт выдачи зафиксировать в книге учета движения трудовых книжек). При выдаче трудовой книжки в нее необходимо внести запись о подаче работником соответствующего заявления.

Доброго здоровьица Вам!