Автоматизация электронного документооборота является важным шагом в повышении конкурентоспособности любой компании. Внедряя его, компании могут значительно упростить проблемы, связанные с поиском, доступом и хранением документов, избегая многих проблем, возникающих в процессе управления документами. Оценка эффективности системы электронного документооборота является наиболее сложным аспектом для формулирования. Прежде всего потому, что эта система, в отличие от сознательно неотложных потребностей (например, система торговли в супермаркетах или база данных регистрации населения), требует определенных затрат на внедрение и обслуживание.
Прежде всего, основными задачами внедрения ЭДО являются:
- -Эффективно управлять корпоративным документооборотом.
- -Централизованное хранение документов;
- -Усиление контроля над исполнением документов;
- -Повысить производительность труда сотрудников;
- -Облегчение доступа к информации для принятия управленческих решений;
- -Информационная безопасность предприятия.
Какие преимущества компания получает от автоматизации документооборота?
Внедрение корпоративной системы управления контентом предоставляет организациям два типа преимуществ: тактика и стратегия.
Тактическое преимущество внедрения ЭДО связано в основном с экономией средств. Их можно легко идентифицировать и измерить. Вы можете рассчитать денежное преимущество, посчитав количество физических файловых шкафов, которые можно удалить, количество свободного пространства, количество серверов с свободным пространством и количество серверов, на которых часто хранятся копии одного и того же документа.
В результате автоматизация электронного документооборота дает организациям следующие тактические преимущества:
1.Безопасное физическое пространство
2.Сократить затраты на копирование
3.Снизить стоимость предоставления информации в бумажном виде
4.Сокращение затрат на ресурсы: рабочая сила и оборудование
5.Экономия на бумаге
Повышение производительности труда: сокращение времени выполнения работы, больше выполненной работы, улучшение работы с данными / записями (юридически обязательные документы), возможность выполнять новые виды работ или работать по-другому.
К стратегическим преимуществам внедрения ЭДО относятся преимущества, связанные с существенными улучшениями бизнес-процессов. И это потому, что если вы говорите о коммерческой структуре или если ваш бизнес, принятие решений и услуги улучшаются, как государственные органы, ваши продажи или прибыль увеличатся. По сути, эти преимущества более сложно измерить.
Поэтому внедрение электронного документооборота дает следующие стратегические преимущества:
1.Появление возможности совместной работы над документами (невозможно при оформлении документов),
2.Значительное ускорение поиска и выбора документов (по различным атрибутам);
3.Операции с ЭДО невозможны на незарегистрированных рабочих станциях, что делает невозможным повышение информационной безопасности, и каждому пользователю ЭДО предоставляется уникальное разрешение на доступ к информации.
4.Документы хранятся в электронном виде на сервере, что повышает безопасность документов и удобство хранения.
5.Улучшен контроль выполнения документов.
Основными результатами автоматизации документооборота являются операции с документами, значительная оптимизация бизнес-процессов, сокращение времени на принятие управленческих решений и повышение эффективности всей организации. После внедрения ЭДО руководители компании получают эффективные инструменты управления, необходимые для развития бизнеса в современной среде.
Если система выбрана правильно и процесс внедрения успешен, за счет сокращения времени, необходимого для выполнения рутинных задач по работе с документами, сотрудники организации могут более эффективно использовать свою работу и делать больше. Сложные системы позволяют оптимизировать деятельность отдельных подразделений и целых организаций в целом. Многие системы предоставляют аналитическую информацию, которая используется для принятия многих важных управленческих решений.
Есть и другие важные преимущества, которые предлагают системы автоматизации. Хотя эти преимущества не всегда очевидны, они также влияют на эффективность всей организации. Повышается уровень профессиональной подготовки рабочей силы, растут амбиции сотрудников, формируется культура использования современных информационных технологий.
Для автоматизированных систем эффективность электронного документооборота делится на две части: прозрачность управления, контроль эффективности обучения, умение накапливать знания.
Трудность заключается не в том, что оценка невозможна, а в том, что оценка всегда будет проводится экспертом, и такую оценку можно очень легко поставить под сомнение. Фактически этот эффект значительно превосходит прямую экономию за счет внедрения ЭДО в виде неиспользованной бумаги или экономии затрат на рабочую силу.
