Внедрение САДЭД

Прежде чем выбрать автоматизированную систему, вы должны провести предварительное исследование рабочего процесса вашей организации.

Чтобы выявить недостатки, связанные с недостатками управления документами, вам необходимо уточнить цели и задачи вашей организации, правовые, нормативные и деловые условия, в которых она работает. Проанализируйте бизнес-процессы, определите потребности организации в конкретных типах документов и сравните характеристики офисных и рабочих систем рынка с конкретными потребностями организации в области документации. Систематические рекомендации по организации работы с документами с использованием системы DELO.

Этапы реализации

Создание корпоративной СУБД с момента принятия решения до коммерческой деятельности - это довольно сложный и длительный процесс, ряд взаимосвязанных задач.

Для удобства весь процесс можно разделить на несколько основных этапов.

1. Опрос

2. Разработка технологических решений

3. Реализация

4. Ввод в эксплуатацию

5. Промышленная эксплуатация

С началом коммерческой эксплуатации ЭДО начинается работа по сопровождению и развитию.

Очень важную роль в процессе создания ЭДО играет высшее руководство организации (так называемый «фактор от первого лица»), которое фактически поддерживает проект внедрения. Во-первых, это распределение финансовых, материальных и людских ресурсов, необходимых для работы. Второй орган для осуществления регистрации, обследования и внедрения ЭДО. Должна быть соответствующая управленческая документация (заказы, заказы на внедрение ЭДО). Старшее руководство имеет важное значение для любых изменений.

Внедрение ЭДО должно осуществляться постепенно, начиная с самого важного звена в рабочем процессе (идентификация во время расследования), и автоматизация быстро получает положительный эффект. В большинстве случаев это главный отдел офиса, секретариат или организация. В процессе внедрения ЭДО вам необходимо иметь возможность использовать как новые, так и существующие технологии, чтобы не нарушать повседневную деятельность вашей организации. В связи с особенностями отечественной технологии работы с документами, необходимо поддерживать «бумажную» офисную работу и документооборот в процессе внедрения ЭДО и в дальнейшем процессе работы.

Как правило, процесс внедрения начинается с установки и настройки необходимого оборудования и программного обеспечения. Первоначальная настройка ЭДО выполняется в соответствии с подробными справочниками организации, с настройкой пользователей системы и назначением прав для функциональных обязанностей. В рамках работ по внедрению также проводится обучение пользователей ЭДО. В ходе обучения неизбежно окончательная настройка ЭДО раскрывает ее функции и требования.

Реализация работ занимает довольно большое место в общем процессе построения компании ЭДО. Продолжительность внедрения зависит от размера внедряемой системы (количества рабочих мест, на которых работает система) и списка необходимых задач (установка и настройка аппаратного и программного обеспечения, конфигурация ЭДО, обучение пользователей). Кроме того, не следует забывать, что степень готовности самой организации к выполнению работ по внедрению ЭДО напрямую влияет на продолжительность ее внедрения. Это принятие соответствующего технического оборудования (например, наличие сети, наличие необходимого оборудования, курсы обучения) и подготовка персонала (профессиональная и психологическая подготовка) и необходимые организационные решения.

(продолжение следует)