Описание документов и дел в архивах учреждения и государственных архивах

Архивоведение — это комплексная научная дисциплина, разрабатывающая теоретические, методические, правовые и другие вопросы научного знания об архивах.

Архивоведение включает в себя теорию и методику архивного дела, историю архивов и архивного дела, археографию, архивное право, архивный менеджмент и другие специальные дисциплины.

В архивах хранится ретроспективная документальная информация, то есть информация, созданная в прошлом. Документация Архивного фонда как источник информации содержит ключевую информацию о документах.

Архивные документы являются важными носителями информации, которые сохраняются или подлежат сохранению из-за их важности для общества или их владельцев. Если общественные ценности в целом хранятся в историческом архиве как памятник истории, культуры и научного мышления, то в личном архиве хранится личное.

В числе основных методов архивоведения необходимо выделить системный подход. Этот поход требует рассмотрения документов как элементов той или иной системы документации, а архивов как элементов системы государственных и общественных институтов, присущих тому или иному обществу.

В архивах институциональных и национальных архивов объяснение дается, когда поступает случай, который является неудовлетворительным или не имеет никакого объяснения.

При работе с набором важных документов на карточке записывается описание архива, которое не только помогает быстро исправить неточности, но и позволяет проводить дальнейшую классификацию дел в архивном фонде.

Понятие дела используется при описании личных дел, не только при указании фамилии, имени и покровительства, но также при описании случаев, в которых различные типы документов связаны в порядке единства вопроса и порядке рассмотрения делопроизводством.

Понятие корреспонденции применяется к набору документов, которые представляют собой запросы и ответы, возникающие в процессе взаимодействия между различными агентствами. В заголовке указаны только корреспондент и содержание.

Информационный метод, активно применяемый в современном архивоведении, предполагает изучение информации, содержащейся в документах в различных видах и формах, учет ее значения и повторяемости. В ряде случаев для количественного измерения заключенной в документах информации применяются математические методы.

Считается, что впервые понятие «архивоведение» применил голландский ученый Й. Э. Эгг в книге «Теоретические идеи архивоведения», вышедшей в 1804 г.