В процессе возникновения и документального оформления трудовых отношений многие документы оформляются под общим названием «кадровая документация».
Кадровая документация - это большой перечень документов, содержащих информацию о сотрудниках, деятельности предприятия и его кадровой службе.
Следует отметить, что для большинства HR-специалистов и менеджеров загадочным является следующий вопрос: из чего состоит система кадровых документов? И какие из кадровых документов обязательны для каждого работодателя?
В специализированной литературе комплекс кадровых документов систематизирован по различным критериям.
Например, по целевой принадлежности различают две большие группы кадровых документов:
1. Документы по учету личного состава работников, к которым относятся приказы о приеме на работу, переводе на другую работу, предоставлении отпуска, увольнении, личная карточка работника и другие. Основная часть документов по личному составу вошла в состав унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утвержденных Постановлением Госкомстата Российской Федерации от 5 января 2004 года №1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты».
2. Вторую группу составляют документы, связанные с осуществлением функций по управлению персоналом и организацией труда (Правила внутреннего трудового распорядка, Положение о структурном подразделении, должностные инструкции, Структура и штатная численность, Штатное расписание).
Кроме того, применяется и другой принцип систематизации кадровой документации, а именно по типичным кадровым процедурам различают следующие виды кадровых документов:
1. Документация по приему на работу:
· Заявление о приеме на работу;
· Контракт о назначении на должность;
· Приказ о приеме на работу;
· Протокол общего собрания трудового коллектива о приеме на работу.
2. Документация по переводу на другую работу:
· Заявление о переводе на другую работу;
· Представление о переводе на другую работу;
· Приказ о переводе на другую работу.
3. Документация по увольнению с работы:
· Заявление об увольнении;
· Приказ об увольнении;
· Протокол общего собрания трудового коллектива об увольнении.
4. Документация по оформлению отпусков:
· График отпусков;
· Заявление о предоставлении отпуска;
· Приказ о предоставлении отпуска.
5. Документация по оформлению поощрений:
· Представление о поощрении;
· Приказ о поощрении;
· Протокол общего собрания трудового коллектива о поощрении.
6. Документация по оформлению дисциплинарных взысканий:
· Докладная записка о нарушении трудовой дисциплины;
· Объяснительная записка о нарушении трудовой дисциплины;
· Приказ о наложении дисциплинарного взыскания;
· Протокол общего собрания трудового коллектива о наложении дисциплинарного взыскания.
В реальности состав кадровых документов может быть намного шире или может быть адаптирован под специфику работы конкретного работодателя.
Типовые формы некоторых документов и в целом порядок ведения кадрового делопроизводства определяется работодателем самостоятельно в рамках локального нормотворчества с учетом требований действующего законодательства, масштабов и особенностей организации труд, работа.
Для регулирования документооборота в целом работодатель может принять локальный нормативный акт - например, Положение о рабочем процессе или Инструкцию по делопроизводству, регламентирующие перечень основных документов с распределением ответственности за их ведение, учет, хранение, а также порядок и сроки движения документов (как внутренних, так и внешних).
При этом следует отметить, что создание и ведение кадрового учета - это не право, а одна из обязанностей работодателя, что регулируется нормативными правовыми актами.
Документирование трудовых отношений занимает важное место в трудовом праве.
Трудовой кодекс Российской Федерации устанавливает необходимость документирования трудовых правоотношений:
-трудовой договор должен быть заключен в письменной форме (статья 67 ТК РФ);
-прием на работу оформляется приказом (распоряжением) работодателя, с которым работник знакомится под роспись (статья 68 ТК РФ);
-на всех работников ведутся трудовые книжки (статья 66 ТК РФ);
-по письменному заявлению работника работодатель обязан не позднее трех рабочих дней со дня подачи этого заявления выдать работнику копии документов, связанных с работой (копии приказа о приеме на работу, приказов о переводах на другую работу, приказа об увольнении с работы; выписки из трудовой книжки; справки о заработной плате, о начисленных и фактически уплаченных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование, о периоде работы у данного работодателя и другое) (статья 62 ТК РФ);
-обязательное издание приказа (распоряжения) о применении дисциплинарного взыскания (статья 193 ТК РФ);
-прекращение трудового договора оформляется приказом (распоряжением) работодателя (статья 84.1 ТК РФ).
Сюда же можно отнести унифицированные формы первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, ведение которых согласно пункту 2 Постановления Госкомстата Российской Федерации от 5 января 2004 года №1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» обязательно для всех организаций, осуществляющих деятельность на территории Российской Федерации, независимо от формы собственности.
В настоящее время действуют следующие унифицированные формы по учету кадров:
№Т-1 «Приказ (распоряжение) о приеме работника на работу», №Т-1 а «Приказ (распоряжение) о приеме работников на работу», №Т-2 «Личная карточка работника», №Т-2 ГС (МС) «Личная карточка государственного (муниципального) служащего», №Т-3 «Штатное расписание», №Т-4 «Учетная карточка научного, научно-педагогического работника», №Т-5 «Приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу», №Т-5 а «Приказ (распоряжение) о переводе работников на другую работу», №Т-6 «Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику», №Т-6 а «Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работникам», №Т-7 «График отпусков», №Т-8 «Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении)», №Т-8 а «Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работниками (увольнении)», №Т-9 «Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку», №Т-9 а «Приказ (распоряжение) о направлении работников в командировку», №Т-10 «Командировочное удостоверение», №Т-10 а «Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении», №Т-11 «Приказ (распоряжение) о поощрении работника», №Т-11 а «Приказ (распоряжение) о поощрении работников».
Кроме того, Постановлением Госкомстата Российской Федерации от 5 января 2004 года №1 утверждены унифицированные формы по учету рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда:
№Т-12 «Табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда», №Т-13 «Табель учета рабочего времени», №Т-49 «Расчетно-платежная ведомость», №Т-51 «Расчетная ведомость», №Т-53 «Платежная ведомость», №Т-53 а «Журнал регистрации платежных ведомостей», №Т-54 «Лицевой счет», №Т-54 а «Лицевой счет (свт)», №Т-60 «Записка-расчет о предоставлении отпуска работнику», №Т-61 «Записка-расчет при прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении)», №Т-73 «Акт о приеме работ, выполненных по срочному трудовому договору, заключенному на время выполнения определенной работы».
Исходя из вышеприведенных положений, весь комплекс кадровых документов можно разделить на два вида:
1. Обязательные кадровые документы, наличие которых прямо предусмотрено ТК РФ для всех работодателей (юридических лиц и индивидуальных предпринимателей).
К этому виду кадровых документов относятся локальные нормативные акты, предусмотренные ТК РФ (статьи 57, 86-88, 103, 123, 189, 190, 212, ТК РФ) и потому обязательные для каждого работодателя и документы, создаваемые в процессе возникновения и документального оформления трудовых отношений в соответствии с требованиями ТК РФ (статьи 62, 66, 67, 68, 84.1, 193 ТК РФ). Первые связаны с организационно-нормативным регулированием трудовых отношений и установлением режима и условий труда у конкретного работодателя, вторые служат учету личного состава работников.
2. Необязательные кадровые документы, которые работодатель может принять в рамках локального нормотворчества, их перечень, порядок ведения работодателем определяется самостоятельно.
Необязательные кадровые документы носят рекомендательный характер, они также содержат нормы трудового права и необходимы для регулирования трудовых отношений. К таким кадровым документам относятся, например, положения о структурных подразделениях, положения о персонале, должностные инструкции, положения об аттестации сотрудников и другие.
Таким образом, общий состав кадровых документов определяется непосредственно работодателем с учетом требований действующего законодательства, объема и специфики организации труда, за исключением тех документов и унифицированных форм первичной учетной документации по труду. Бухгалтерский учет и оплата труда, обязательные для каждого работодателя.
При необходимости дополнительные реквизиты могут быть внесены в унифицированные формы первичной бухгалтерской документации. В этом случае все данные, доступные в формах, не должны меняться (включая код, номер формы, название документа). Удаление отдельных реквизитов из унифицированных форм не допускается. Форматы форм, указанных в альбомах унифицированных форм первичной бухгалтерской документации, рекомендуются и могут быть изменены.
При изготовлении заготовок на основе унифицированных форм допускается внесение изменений в части расширения или сужения столбцов и строк для удобства размещения и обработки информации.
Изменения в единые формы первичной бухгалтерской документации вносятся путем издания приказа (распоряжения) руководителя организации.
При отсутствии утвержденной Госкомстатом России единой формы приказа о персонале (например, при выдаче приказов об изменении биографических данных работников, о применении дисциплинарных взысканий и в других случаях) используются формы, по которым приказы по основному виду деятельности.
Тексты приказов, не имеющие единой формы, составляются на усмотрение организации.
