Все организации, независимо от их организационно-правовой формы, а также предприниматели без образования юридического лица обязаны обеспечивать сохранность документов, формируемых в их деятельности, в сроки хранения, установленные федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации. ,
Ошибки, допущенные при оформлении документов, отсутствие в них определенных деталей или неправильное их оформление, часто приводят кадровиков к отказу в судебной тяжбе с сотрудником даже при хорошем знании положений ТК РФ.
Руководители организаций несут персональную ответственность за правильную организацию делопроизводства в организации.
Все документы о персонале, срок хранения которых в организации установлен 75 лет, по истечении этого срока подлежат обязательной передаче в соответствующий государственный или муниципальный архив. Это приказы, инструкции для персонала, документы к ним; индивидуальные (личные) должностные инструкции.
Кадровое администрирование всегда является актуальным для работодателей вопросом, требующим хорошего знания трудового законодательства, правил ведения и оформления документов - его нельзя недооценивать.
О важности кадровой документации свидетельствует, прежде всего, тот факт, что любой кадровый документ имеет юридическую и даже коммерческую ценность.
С помощью некоторых кадровых документов, используемых в качестве важных письменных доказательств, работодатель может доказать свою позицию в суде.
Важность кадровой документации подтверждается, прежде всего, тем, что любой кадровый документ фиксирует юридически значимые факты, которые являются основанием для совокупности соответствующих прав и обязанностей работника и работодателя. Например, должностная инструкция - это документ, подтверждающий полномочия должностного лица выполнять юридически значимые действия, входящие в его должностные обязанности.
При документировании трудовых отношений подавляющее большинство кадровых документов содержит информацию высокой социальной значимости. Поэтому к работе с такими документами нужно относиться предельно серьезно. Поскольку от подтверждения определенных юридических фактов, на основании которых возникают определенные права сотрудника, зависит правильность заполнения кадровых документов.
В целом предоставление социальных, пенсионных и других гарантий работникам, предусмотренное законодательством Российской Федерации, может зависеть от документального оформления трудовых отношений.
Любой работодатель, независимо от того, является ли он юридическим или физическим лицом, в процессе осуществления хозяйственной деятельности всегда сталкивается с проблемами организации труда, управления трудовыми отношениями и регулирования этих процессов.
Явным результатом регулирования внутреннего трудового распорядка конкретного работодателя и других связанных с ним отношений является пакет документов, называемых кадровой документацией.
Кадровая документация - совокупность форм (документов), отражающих наличие и движение персонала.
Кадровое администрирование - это деятельность, обеспечивающая документирование и организацию работы с кадровыми документами. Традиционно кадровое администрирование включает в себя разработку и ведение документации по управлению персоналом, перемещению персонала и кадровому учету, а также учет рабочего времени и расчетов с персоналом.
Правильная организация кадрового администрирования имеет большое значение. Именно в кадровых службах граждане заключают трудовой договор, знакомятся с внутренним распорядком, условиями труда, бытом, отдыхом, перспективами профессионального роста. Кадровая служба - это зеркало учреждения, фирмы, и то, как в ней организовано документальное сопровождение менеджмента, создает впечатление об организации и ее лидере.
Документированная информация составляет основу управления. Информация фиксируется в документах, которые придают ей организационную форму и перемещают ее во времени и пространстве. Документы и документированная информация составляют основу управленческих решений и являются их материальным воплощением, имеют юридическую силу.
Можно сделать вывод, что понятия «менеджмент», «делопроизводство», «кадровое делопроизводство», «документ» органически взаимосвязаны.
Итак, кадровое администрирование - это сфера деятельности, которая документирует трудовые отношения. В кадровой документации фиксируется информация о наличии и перемещении персонала, в результате все кадровые процедуры проходят документальную регистрацию.
Движение персонала - одна из основных категорий управления персоналом, под которой обычно понимают:
-набор персонала;
-перевод на другую работу;
-предоставление отпуска;
-увольнение.
Документирование кадровых процедур - неотъемлемая обязанность любого работодателя, независимо от масштабов его деятельности и организационно-правовой формы.
К сожалению, сегодня далеко не все руководители уделяют «бумажному хозяйству» должное внимание и важность. Часто руководители вспоминают об учете кадров и кадровой документации только тогда, когда сотрудники контролирующих органов приходят с чеком или бывший сотрудник подает иск. В таких крайних случаях исправление текущей ситуации требует значительных финансовых и временных затрат, которые не всегда являются ключом к успеху в суде и вряд ли помогут избежать привлечения работодателя, соответствующих должностных лиц или организации к ответственности.
Именно поэтому так важно наладить правильное ведение кадрового учета, в том числе учет трудовых отношений в соответствии с действующим трудовым законодательством.
Делопроизводство позволяет эффективно решать сразу несколько задач:
- -Документировать трудовые отношения, формализовать кадровые процедуры с конкретным работодателем.
- -Создание согласованной системы управления персоналом, отвечающей целям стратегического управления. Это удобный инструмент, с помощью которого вы можете выстраивать и документировать единые принципы корпоративных отношений.
- -Регулировать отношения между работником и работодателем. Внедрение кадровых документов позволяет добиться «баланса интересов» между работодателем и сотрудниками за счет четкого регулирования: что именно должен делать каждый сотрудник (например, в должностных инструкциях) и каковы функции работодателя.
- -Создать организационно-правовые основы трудовых отношений, как для сотрудников, так и для работодателя. Кадровые документы с одной стороны поддерживают интересы работодателя, а с другой - направляют его на недопущение игнорирования требований трудового законодательства. Наличие грамотно оформленных кадровых документов взаимовыгодно обеим сторонам трудового договора.
- -Решить трудовые споры. Очень часто успех позиции работодателя при возникновении конфликтных ситуаций зависит от качества оформления кадровых документов, особенно когда кадровая документация выступает одним из письменных доказательств в судебных разбирательствах по трудовым спорам.
(продолжение следует)
