В любой организации есть документы, которые должны быть известны сотрудникам: трудовой договор, правила внутреннего распорядка, должностные инструкции. Некоторые документы доступны только тем сотрудникам, которым они нужны для выполнения своих должностных обязанностей. Другие документы, такие как личные данные, в соответствии со ст. 89 ТК РФ, должна быть предоставлена по запросу работника (копия на него). Но в то же время личные данные должны быть защищены от неправомерного использования или потери.
«Под конфиденциальным документом понимается правильно спроектированный носитель данных, который составляет интеллектуальную собственность предприятия».
«Под интеллектуальным продуктом понимается результат творческой работы руководителя коллектива сотрудников организации, имеющий определенную ценность. Интеллектуальный продукт, как составной элемент интеллектуальной собственности, представляет собой ценную идею, реализованную в информационной форме».
Ценность информации может быть ценностной категорией и характеризовать конкретную сумму прибыли при ее использовании или сумму убытков при ее потере. Информация часто становится ценной из-за ее юридических знаний для развития компании или бизнеса, например: учредительные документы, программы и планы, соглашения с партнерами и посредниками. Ценность может проявляться в ее многообещающей научной, технической или технологической значимости.
«Обычно интеллектуально ценная информация для предпринимателя бывает двух типов:
w технические, технологические: методы изготовления продукции, программное обеспечение, производственные показатели, химические формулы, рецепты, результаты испытаний прототипов, данные контроля качества и др.;
w бизнес: управленческие решения, методы реализации функций, стоимостные показатели, результаты маркетинговых исследований, списки клиентов, экономические прогнозы, рыночная стратегия и др.».
Ценная информация генерируется в следующих сферах деятельности организации:
1 управление компанией - применяемые нетрадиционные методы управления, порядок подготовки и принятия решений по направлениям деятельности фирмы и другие вопросы;
2 прогнозирование и планирование деятельности компании - расширение или сокращение производства, ожидаемый объем исследований, программы развития, программы взаимодействия с другими фирмами, планы инвестиций, продаж, закупок и т.д.;
3 финансовая деятельность компании - бухгалтерский баланс, информация о состоянии банковских счетов и уровне рентабельности продуктов, информация о получении кредитов, обороте денежных средств и производственных операциях. Долговые обязательства и др.;
4 производственная деятельность компании - производственные мощности, тип используемого оборудования, запасы сырья, материалов и комплектующих, готовой продукции и т.д.;
5 торговая деятельность компании - информация о рыночной стратегии, методах продаж, результатах маркетинговых исследований, эффективности коммерческой деятельности и др.;
6 переговоры и встречи по направлениям деятельности фирмы - информация о подготовке, содержании и результатах переговоров с посредниками и деловыми партнерами, о встречах с персоналом фирмы и др.;
7 формирование полноценной политики в отношении продуктов и услуг компании - информация о структуре цен, предполагаемых ориентировочных ценах в будущем, методах расчета, скидках и др.;
8 формирование состава клиентов, партнеров, посредников и поставщиков компании, потребителей ее продукции - информация об иностранных и отечественных покупателях, подрядчиках, поставщиках, потребителях и др.;
9 изучение фокуса интересов конкурентов фирмы - используемых методов аналитической работы и методов борьбы за рынок, результатов маркетинговых исследований и т. д.;
10 участие в тендерах и аукционах - стратегическая информация, информация о подготовке, прогнозируемых ценах, результатах и т.д.;
11 научно-исследовательская деятельность по созданию новой техники и технологий - информация о перспективных исследовательских программах, результатах и др.;
12 использование новых технологий - информация об их содержании, особенностях применения, получаемом эффекте и т.д.;
13 управление персоналом компании - персональная информация о сотрудниках, методы отбора, тестирования кандидатов на должности, результаты текущей работы с персоналом и др.;
14 организация безопасности компании - информация о функционировании службы безопасности, содержании системы защиты информации, системы безопасности и т.д.;
Наиболее ценными являются информация о продукции, рынке, научных разработках, материально-техническом обеспечении компании, условиях заключения договоров, информация о персонале, системе безопасности компании. Больше всего конкурентов интересует информация о динамике продаж продукции и эффективности услуг, предоставляемых компанией.
-законодательные и иные нормативные акты, устанавливающие правовой статус органов государственной и исполнительной власти, органов местного самоуправления, организаций, общественных объединений, а также права, свободы и обязанности граждан, порядок их реализации;
-документы, содержащие информацию о чрезвычайных ситуациях, экологическую, метеорологическую, демографическую, санитарно-эпидемиологическую и другую информацию, необходимую для обеспечения безопасного функционирования населенных пунктов, производственных объектов, безопасности граждан и населения в целом;
-документы, содержащие информацию о деятельности государственных и исполнительных органов и органов местного самоуправления по использованию бюджетных средств, иных государственных и местных ресурсов, о состоянии экономики и потребностях населения, за исключением информации, относящейся к к государственной тайне;
-документы, накопленные в открытых фондах библиотек и архивов, информационных систем, органов государственной и исполнительной власти, органов местного самоуправления, организаций, общественных объединений, представляющих общественный интерес или необходимых для реализации прав и свобод граждан.
Ценная общедоступная информация защищена нормами информационного права (патент, авторское право, смежные права). Ценная информация ограниченного доступа дополнительно сохраняется регламентом сферы и специально установленным порядком ее распространения, использования и обработки. В соответствии с этим документированная информация (документы) ограниченного доступа подразделяется на секретную и несекретную.
Обязательной очередностью (критерием, принадлежностью) секретного документа является наличие в нем сведений, составляющих государственную тайну в соответствии с законодательством. Несекретные документы, содержащие информацию, составляющую негосударственную тайну (служебную, коммерческую, банковскую, производственную, корпоративную.) Или содержащие персональные данные, называются конфиденциальными.
«Под конфиденциальными (закрытыми, защищенными) документами понимается правильно спроектированный носитель документированной информации, содержащий информацию ограниченного доступа или использования, которая составляет интеллектуальную собственность юридического или физического лица».
Несмотря на то, что конфиденциальность является синонимом секретности, этот термин широко используется исключительно для обозначения информационных ресурсов ограниченного доступа, не относящихся к государственной тайне. Конфиденциальность отражает ограничение, наложенное владельцем информации на доступ к ней других лиц, то есть владелец устанавливает правовой режим этой информации в соответствии с законодательством.
«Конфиденциальные документы включают:
-в государственных структурах - документы, проекты документов и относящиеся к ним материалы, относящиеся к официальной информации ограниченного распространения (именуемые в официальном использовании документы для служебного пользования), содержащие информацию, отнесенную к служебной тайне, имеющие рабочий характер и не подлежащие публикации в открытой печати;
-в предпринимательских структурах и сферах аналогичной деятельности - документы, содержащие информацию, которую их владелец или владелец в соответствии с законом имеет право ссылаться на коммерческую (предпринимательскую) тайну, секреты фирмы, секреты мастерства;
-независимо от принадлежности - документы и базы данных, в которых фиксируются любые данные о гражданах, содержащие профессиональную тайну, обеспечивающие защиту личной или семейной тайны граждан, а также содержащие технические и технологические новинки (до их патентования), секреты предприятий связи, сфера услуг и другие структуры».
Под персональными данными понимается информация о фактах, событиях и обстоятельствах частной жизни гражданина, позволяющая идентифицировать его личность.
Нельзя называть секретные документы секретными или ставить на них секретную печать.
Особенностью конфиденциального документа является то, что он одновременно:
-массовое хранение ценной, защищенной информации;
-основной источник накопления и объективного распространения этой информации, а также ее незаконного разглашения или утечки;
-обязательный объект защиты.
Важно, чтобы собственная ценная информация руководителя, которую необходимо защитить, не обязательно была конфиденциальной. Важно сохранить в целости и сохранности обычный юридический документ, уберечь его от похитителей или стихийных бедствий. Любая служебная информация, непоправимое обращение с которой может нанести вред ее владельцу, владельцу, пользователю и другому лицу, подлежит защите.
