«Обработка конфиденциальных документов должна соответствовать ряду требований:
организация учёта;
соблюдение порядка регистрации и выдачи сотрудникам;
соблюдение порядка поступления и отправки».
«Учет конфиденциальных документов предусматривает регистрацию не только факта создания или получения, но и всех движений документа. Учет конфиденциальных документов должен обеспечивать:
фиксация факта получения или публикации;
отслеживание местонахождения документа;
предоставление справочно-информационных или контрольных работ по документам;
предотвращение потерь».
Для решения этих проблем желательно вести отдельный инвентарь таких документов. Конфиденциальные документы записываются в специальный журнал и хранятся отдельно от других документов. Такие документы могут быть переданы внутри учреждения только с разрешения руководителя. Конфиденциальные документы выдаются сотрудникам предприятия под расписку. В конце рабочего дня закрытые документы проверяются и сдаются на хранение. Об утере таких документов немедленно сообщается менеджеру. Руководители должны обучать своих подчиненных тому, как обращаться с конфиденциальными документами. Вновь принятые на работу сотрудники предупреждаются о возможной уголовной, административной и иной ответственности в соответствии с законом.
Работа сотрудников с конфиденциальными документами включает несколько этапов, один из которых - проставление штампа, ограничивающего доступ к документу. Своевременное установление штампа конфиденциальности - один из основных элементов защиты документированной информации, позволяющий обеспечить сохранность служебной тайны.
Существует несколько уровней штампа ограничения доступа к документу, которые соответствуют разной степени конфиденциальности информации. Этот элемент является атрибутом документа, который указывает на «закрытость» информации, содержащейся в документе.
Штамп конфиденциальности или штамп ограничения доступа к документу ставится на всех экземплярах документа, бланках бухгалтерского учета и отчетности, проектах, вариантах и копиях, содержащих хотя бы один из показателей конфиденциальности.
«Традиционно штамп ограничения доступа к документу (« секретный »,« конфиденциальный»). С номером копии ставится в верхнем левом углу под штампом« Контроль ».
Работу с такими документами нужно проводить в отдельном помещении. Доступ в такие помещения предоставляется ограниченному количеству сотрудников, подписавших договор о неразглашении. К хранению документов предъявляются определенные требования, некоторые из которых применимы при обработке обычных документов."
«Коммерческая ценность информации, как правило, недолговечна и определяется временем, которое требуется конкуренту, чтобы развить ту же идею или украсть и воспроизвести ее, опубликовать и стать широко известной. При этом менеджер всегда решает один принципиальный вопрос: использовать ценную информацию для производства товаров, их продажи или, запатентовав нововведение, получать прибыль от продажи лицензий. При решении вопроса учитывается, что защита ценной информации обходится дорого и всегда есть опасность ее потерять в результате действий конкурента."
В соответствии с этим, конфиденциальность документов всегда имеет значительный разброс в части ограничения свободного доступа к ним персонала фирмы (от нескольких часов до значительного количества лет). При этом следует учитывать, что основная масса конфиденциальных документов после завершения их оформления или работы с ними теряет свою ценность и конфиденциальность. Например, на переписке до заключения договора может стоять печать конфиденциальности, но после ее подписания этот штамп снимается с письменного разрешения первого руководителя компании.
Оформленные документы, которые остаются конфиденциальными и сохраняют свою ценность для деятельности фирмы, оформляются в дела в соответствии с номенклатурой дел. Срок обнаружения конфиденциальных документов по делу может быть краткосрочным или долгосрочным, в зависимости от ценности информации, содержащейся в материалах дела. Срок конфиденциальности документов зависит от специфики деятельности компании. Например, производственные, исследовательские и опытно-конструкторские фирмы имеют гораздо более ценные документы, чем торговые, посреднические.
«Можно предположить, что в среднем краткосрочный период конфиденциальности составляет 1 - 3 года, а долгосрочный - больше этого периода. Документы, связанные с производством, профессиональной тайной, а также содержащие личную информацию о гражданах, могут долгое время оставаться конфиденциальными. Однако не следует отождествлять два разных понятия - срок хранения документов и период их конфиденциальности, хотя для конфиденциальных документов характерны оба понятия. Срок конфиденциальности может быть больше срока хранения документов и файлов."
