Как руководителю организовать претензионно-исковую работу в организации? Часть 2

3. Положение о претензионно-исковой работе

Чтобы ответственные сотрудники действовали своевременно и согласованно, необходимо издать внутренний документ, в котором будет закреплен порядок их действий, - положение о претензионно-исковой работе. Если такого документа не будет, рискуете упустить возможность досудебного урегулирования спора, нарушить процессуальные сроки и т.п. Это может привести к финансовым и репутационным потерям.

Разработка положения о претензионно-исковой работе

Законодательно порядок разработки положения о претензионно-исковой работе не установлен. Однако необходимо принять во внимание, что данный документ частично затрагивает трудовые отношения, а значит является локальным нормативным актом, поэтому при его разработке нужно учесть ряд требований. В частности, нормы положения не могут противоречить трудовому законодательству и иным нормативно-правовым актам, коллективному или трудовому договору. В противном случае они не подлежат применению (ч. 2 ст. 5, ст. 8 Трудового кодекса Российской Федерации).

Чтобы избежать таких противоречий и других ошибок, рекомендуем создать рабочую группу по разработке положения. Включите в нее специалистов по кадрам, работников юридического отдела и бухгалтерии. Также привлеките к созданию положения руководителей тех подразделений, на которые будет распространяться его действие. Это позволит решить все спорные вопросы и согласовать документ с заинтересованными подразделениями еще на стадии разработки.

Содержание положения о претензионно-исковой работе

Положение о претензионно-исковой работе должно регламентировать работу как с поступающими претензиями, так и с возникающими у вас к контрагентам. Опишите в нем весь цикл действий от выявления факта нарушения обязательства (вами либо контрагентом) до удовлетворения претензии (добровольного либо принудительного, по исполнительному листу). Укажите ответственных сотрудников по каждому этапу. Определите, кто, кому, в какие сроки передает документы, в каких случаях проводятся переговоры, когда для разрешения спора привлекается медиатор.

При разработке положения учитывайте требования законодательства, касающиеся сроков исковой давности, подсудности и досудебного порядка урегулирования, процессуальные сроки. Также нужно учесть специальные акты, регулирующие сферу деятельности. Например, если организация оказывает бытовые услуги населению, учитывайте в числе прочего нормы Закона о защите прав потребителей и Правила бытового обслуживания населения.

Ввод в действие положения о претензионно-исковой работе

Чтобы положение вступило в силу, работодатель должен его принять. Руководитель организации может сделать это следующими способами:

• проставить гриф утверждения на первом (титульном) листе положения. Этот реквизит состоит из слова «УТВЕРЖДАЮ», наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, Ф.И.О. и даты утверждения. Размещается гриф в правом верхнем углу листа. Строки грифа выравниваются по левому краю или центрируются относительно самой длинной строки (п. 5.16 ГОСТ Р 7.0.97-2016).

Пример грифа утверждения

УТВЕРЖДАЮ

Генеральный директор ООО «Панорама»

Иванов

И.И. Иванов

11.08.2020

• издать приказ об утверждении положения. Унифицированной формы такого приказа нет. В приказе рекомендуется отразить дату введения положения в действие, указание об ознакомлении работников с положением и сроки для этого, Ф.И.О. и должности лиц, ответственных за соблюдение приказа и положения. Если положение утверждено приказом, на титульном листе также проставляется гриф утверждения. В этом случае реквизит состоит из слова «УТВЕРЖДЕНО», названия и реквизитов приказа (п. 5.16 ГОСТ Р 7.0.97-2016).

Обратите внимание, что если для принятия локального нормативного акта в организации необходимо учитывать мнение представительного органа работников (профсоюза), то до утверждения положения работодателем направьте проект документа и обоснование по нему в этот орган (ст. 372 Трудового кодекса Российской Федерации).

Положение вступит в силу со дня его принятия работодателем, если в самом положении не указан иной срок (ч. 7 ст. 12 Трудового кодекса Российской Федерации).

Обязательно ознакомьте под подпись с положением всех сотрудников, участвующих в претензионно-исковой работе (абз. 10 ч. 2 ст. 22 Трудового кодекса Российской Федерации).