Когда выдается расчетный лист по заработной плате?

Что такое расчётка и для чего она нужна?

Расчетный лист по зарплате или расчетка — это документ, в котором фиксируется заработная плата работника, ее составные части, все удержания, компенсации и надбавки. Фактически расчетный лист содержит расшифровку по зарплате и помогает работодателю «разложить по полочкам» работнику, из чего складывается его оплата труда, почему именно такую сумму он получил по итогам рабочего месяца.

Статья 136 ТК РФ закрепляет обязанность работодателя выдавать работнику расчетный лист при каждой выплате заработной платы. Цель составления такого документа — проинформировать сотрудника о структуре зарплаты.

Выдавать расчетный лист нужно только по заработной плате. При других выплатах, например, отпускных, это не требуется (п. 3 письма Роструда от 24.12.2007 № 5277-6-1).

Расчетный лист по заработной плате необходимо выдавать абсолютно всем сотрудникам, работающим по трудовому договору. Лицам, привлекаемым организацией по гражданско-правовым договорам, расчетки не выдаются.

Если работник по тем или иным не получил заработной платы за месяц вообще, то нулевую расчетку составлять необходимости нет. Такая обязанность трудовым законодательством не предусмотрена.

Кто и когда составляет расчетный лист?

Расчетка по зарплате составляется работодателем.

Когда выдается расчетный лист по зарплате? Исходя из ст. 136 ТК РФ, он должен выдаваться при каждой выплате, то есть в большинстве случаев дважды в месяц (при выплате аванса и затем при выплате окончательной заработной платы).

Однако на практике большинство работодателей составляют и выдают расчетки один раз в месяц при выплате основной части зарплаты (обычно в конце месяца). Такой вариант не считается нарушением (п. 2 письма Минтруда России от 24.05.2018 № 14-1/ООГ-4375).

Обязательно ли выдавать расчетный листок по зарплате?

Ст. 136 ТК РФ подчеркивает, что работодатель обязан составлять расчетный листок по зарплате и передавать его работнику. Это правило должно соблюдаться не только в отношении тех сотрудников, которые получают заработную плату наличными, но и в отношении тех, кому зарплата перечисляется на банковскую карту (письмо Минтруда России от 23.10.2018 № 14-1/ООГ-8459), включая удаленных сотрудников.

Если работник увольняется и получает окончательный расчет, то ему нужно выдать расчетный лист в день увольнения. Если же перед увольнением сотрудник берет отпуск, то расчетка выдается ему перед уходом в отпуск в последний день работы вместе с другими обязательными документами.

Обратите внимание! Выдача расчеток помогает организации защитить свои интересы в суде в спорах с работниками. Судами расчетный листок расценивается как доказательство того, что выплаты производились вовремя и в полном объеме (Апелляционное определение Московского городского суда от 30.06.2017 по делу № 33-8525/2017).

Как оформить расчетный листок по зарплате?

ТК РФ не содержит указаний относительно того, как именно должен выглядеть расчетный листок. Утвержденной формы этого документа нет.

Согласно ч. 2 ст. 136 ТК РФ работодатель должен самостоятельно разработать и утвердить локальным актом форму расчетки с учетом мнения представительного органа работников (при его наличии).

В расчётке должны быть:

Ф.И.О. работника и/или его табельный номер;

период начисления;

общая сумма;

составные части зарплаты;

удержания, компенсации, надбавки.

Как вручить работнику расчётку?

Порядок выдачи расчетных листков по заработной плате работникам ТК РФ также не регламентирует. Поэтому работодатель вправе сам решить, как именно будет происходить этот процесс. Самое главное — зафиксировать способ выдачи расчетки сотруднику в локальном акте либо трудовом договоре и неуклонно следовать ему.

Работодатель может выбрать любой вариант, который ему удобен:

Вручение расчетки в бумажной форме.

Отправка по электронной почте. Этот вариант удобен для организаций с большим штатом. Он признается законным (письмо Минтруда России от 21.02.2017 № 14-1/ООГ-1560).

Желательно, чтобы факт вручения расчетного листа был подкреплен каким-либо образом на случай, если работодателю придется его доказывать. Здесь возможны следующие варианты.

Вручение под подпись в расчетно-платежной ведомости.

Подпись работника на втором экземпляре расчетки, который остается у работодателя.

Подпись работника в журнале учета выдачи расчетных листков по заработной плате, если он ведется организацией.

Есть ли в расчетке персональные данные?

Работодателю следует помнить о недопустимости разглашения персональных данных, которые могут содержаться в расчетном листе. Если в нем указываются фамилия, имя и отчество работника, то необходимо обеспечить конфиденциальность таких сведений.

Нельзя передавать листки через третьих лиц или просто складывать на стол в отсутствие сотрудника на месте. С точки зрения сохранности данных рекомендуется вручать расчетки лично каждому работнику либо поручить это начальникам отделов, взяв предварительно с них расписку о неразглашении персональных данных.

Наилучшим вариантом будет отсутствие Ф.И.О. в расчетке. Это не противоречит нормам ТК РФ. В качестве индивидуализирующего признака можно указывать табельный номер работника, предварительно уведомив его об этом.

Передача расчеток по электронной почте также обеспечит сохранность персональных данных.

Ответственность работодателя за нарушения в работе с расчетками.

Такое нарушение, как невыдача расчетки работникам, кажется незначительным.

Однако если работодатель игнорирует обязанность информировать сотрудников о заработной плате, это может повлечь для него административную ответственность по ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ. В соответствии с ней организацию могут оштрафовать на сумму от 30 000 до 50 000 рублей, а должностному лицу организации грозит предупреждение или штраф от 1000 до 5000 рублей.

Если будет допущено повторное нарушение (ч. 2 ст. 5.27 КоАП РФ), штраф увеличится и составит для организации от 50 000 до 70 000 рублей, для должностного лица — от 10 000 до 20 000 рублей.

Кроме того, должностное лицо организации за повторное нарушение могут дисквалифицировать на срок от года до трех.

Итак, расчетный лист нужен для извещения работника о том, из чего состоит его зарплата и почему она начислена в том или ином размере. Выдавать расчетный лист нужно каждому работнику строго обязательно. Можно пересылать его по электронной почте. Форма утверждается работодателем.

Источник: https://rusjurist.ru/kadry/zarabotnaya_plata/kogda_vydaetsya_raschetnyj_list_po_zarabotnoj_plate/