Каков порядок приемки товаров при закупках по Закону N 44-ФЗ
Порядок и сроки приемки товаров по контракту, а также документы, оформляемые в ходе такой приемки, определяются в соответствии с положениями контракта.
Для проверки соответствия товара условиям контракта заказчику необходимо провести экспертизу. Ее можно провести силами заказчика или привлечь сторонних экспертов (экспертные организации). Дополнительно вы можете создать приемочную комиссию.
Приемку оформите актом либо иным документом, предусмотренным контрактом. В случае несоответствия товара требованиям контракта направьте поставщику мотивированный отказ.
Копию документа о приемке направьте в реестр контрактов.
1. Как провести экспертизу поставляемого по контракту товара
Для проверки соответствия поставленного товара условиям контракта вы обязаны провести экспертизу (ч. 3 ст. 94 Закона N 44-ФЗ).
Экспертиза, в том числе проверка качества, количества и характеристик товара, может проводиться силами заказчика либо сторонними экспертами (экспертными организациями). Какой вариант выбрать, решайте самостоятельно.
Вместе с тем Правительство РФ вправе определить случаи, когда экспертиза должна быть проведена исключительно сторонними экспертами (экспертными организациями) (ч. 4.1 ст. 94 Закона N 44-ФЗ).
Для проведения экспертизы своими силами назначьте приказом эксперта из числа сотрудников с подходящей квалификацией или организуйте экспертную комиссию. Результат экспертизы можно оформить отдельным документом либо отразить в документе о приемке товара.
См. также: Как заказчику своими силами провести экспертизу исполнения контракта по Закону N 44-ФЗ
Чтобы привлечь сторонних экспертов (экспертную организацию), заключите контракт в общем порядке, предусмотренном Законом N 44-ФЗ.
Результаты внешней экспертизы должны быть оформлены в виде заключения, подписанного экспертом или уполномоченным представителем экспертной организации (ч. 7 ст. 41 Закона N 44-ФЗ).
См. также: Как заказчику по Закону N 44-ФЗ провести экспертизу с привлечением сторонних экспертов или экспертных организаций
2. Когда и как сформировать приемочную комиссию
Для приемки результатов исполнения контракта вы вправе сформировать приемочную комиссию (ч. 6 ст. 94 Закона N 44-ФЗ). Это не обязательно, принимайте решение о необходимости такой комиссии самостоятельно. Создавать ее целесообразно, когда для приемки необходимо коллегиальное решение. Например, если для приемки необходимы специалисты разного профиля, объект закупки отличается технической сложностью или высокой стоимостью.
Чтобы сформировать комиссию, издайте приказ, которым утвердите состав комиссии. Форма или требования к такому приказу не установлены. Включите в состав комиссии не менее пяти человек (ч. 6 ст. 94 Закона N 44-ФЗ). Вы можете создать постоянно действующую либо ответственную за приемку отдельных контрактов комиссию. Включите в нее специалистов соответствующего предмету контракта профиля, обладающих надлежащим опытом или квалификацией. Закон N 44-ФЗ специальных требований к членам приемочной комиссии не предъявляет.
Для вашего удобства и во избежание спорных ситуаций при приемке вы можете разработать локальный акт, например положение о работе приемочной комиссии, определив порядок ее действия, сроки и иные особенности взаимодействия с работниками заказчика, экспертами, экспертными организациями и поставщиками.
3. Как организовать процесс приемки товара
При организации приемки товара руководствуйтесь порядком и сроками, которые установлены в контракте. Это обязательные условия, которые должны содержаться в любом контракте (п. 1 ч. 13 ст. 34 Закона N 44-ФЗ).
Подготовьте помещение для приемки, проезд и проход к нему. Обеспечьте сохранность товара при приемке.
Направьте представителя, уполномоченного принять товар, или приемочную комиссию.
Контрактом может быть предусмотрен, например, следующий порядок приемки товара:
• в установленный контрактом день вы получаете товар, проверяя только соответствие количества мест товара сведениям накладной и состояние упаковки. На этом этапе вы подписываете накладную, подтверждающую лишь получение определенного количества мест товара;
• после получения товара вы в установленные контрактом сроки проводите проверку количества, качества, комплектности товара и иных характеристик, установленных контрактом. В эти же сроки проводится и экспертиза поставленного товара. Осмотр и проверка товара могут осуществляться в присутствии представителей поставщика. По результатам проверки оформляется документ о приемке товара.
Если в ходе приемки вы отказались от поставляемого товара или его части, обеспечьте сохранность такого товара, пока поставщик его не заберет (п. 1 ст. 514 ГК РФ).
Учтите, вы обязаны предпринять все необходимые меры, чтобы обеспечить приемку товара (п. 1 ст. 513 ГК РФ).
Если в документацию включено требование об обеспечении гарантийных обязательств, то итоговый документ о приемке оформите после того, как поставщик (подрядчик, исполнитель) предоставит такое обеспечение согласно Закону N 44-ФЗ в порядке и в сроки, которые установлены контрактом (ч. 7.1 ст. 94 Закона N 44-ФЗ).
Образец проекта государственного контракта на поставку товара
4. Как оформить приемку товаров по контракту
По результатам приемки товара, если она прошла успешно, вы должны оформить соответствующий документ в порядке и сроки, установленные контрактом (п. 1 ч. 13 ст. 34 Закона N 44-ФЗ). Единой формы нет, это может быть, например, акт приема-передачи товара. При отказе от приемки товара направьте поставщику мотивированный отказ (ч. 7 ст. 94 Закона N 44-ФЗ). Если не составить акт или не направить мотивированный отказ, должностному лицу заказчика грозит штраф в размере 20 тыс. руб. (ч. 9 ст. 7.32 КоАП РФ).
4.1. Как оформить акт приема-передачи товара
Составьте документ в соответствии с требованиями, установленными контрактом. Кроме того, учтите требования к оформлению первичных учетных документов. Этот вывод следует, в частности, из Письма Минфина России от 20.09.2019 N 24-03-07/72565.
Соблюдайте также требования к составлению документов, которые могут быть установлены вашими локальными актами.
В акте приема-передачи приведите информацию, позволяющую определить соответствие товара условиям контракта. Также рекомендуем включить следующие сведения:
• реквизиты контракта;
• характеристики, комплектность, количество принятого товара, сведения о качестве и объеме результатов работ или услуг, любые иные существенные признаки;
• факт проведения экспертизы;
• факт отсутствия претензий и недостатков на момент приемки, а также выявленные недостатки, которые были исправлены поставщиком;
• цену и стоимость принятых результатов исполнения;
• расчет пени, штрафов, в случае если по результатам приемки применяется неустойка.
Составьте документ о приемке в двух экземплярах и подпишите его. Если для приемки создавалась комиссия, акт должен быть подписан всеми ее членами и утвержден заказчиком. Если привлекали экспертов или экспертную организацию, приложите к акту по итогам приемки также соответствующее экспертное заключение (ч. 7 ст. 94 Закона N 44-ФЗ). Если проводили экспертизу своими силами, отдельный документ о такой экспертизе прикладывать к акту не нужно, поскольку информация в акте и так отражает соответствие товара условиям контракта (см. Письмо Минфина России от 26.10.2017 N 24-03-08/70501).
При желании можно оформить приемку в ЕИС (произвести электронное актирование в ЕИС). Для этого в данной системе нужно создать электронный документ о приемке товара (работы, услуги), подписав его по правилам Федерального закона от 06.04.2011 N 63-ФЗ (Письмо Казначейства России N 14-00-06/27476, ФНС России N АС-4-15/26126@ от 18.12.2019). Такой акт приравнивается к бумажному документу с собственноручными подписями. Если инспекция запросит у налогоплательщика документ о приемке товара (работы, услуги), его нужно представить в порядке, определенном в Приказах ФНС России от 18.01.2017 N ММВ-7-6/16 и от 16.07.2020 N ЕД-7-2/448@.
Учтите, что после приемки акт следует разместить в реестре контрактов (п. 13 ч. 2 ст. 103 Закона N 44-ФЗ).
См. также: Как ведется реестр контрактов по Закону N 44-ФЗ
4.2. Когда и как отказать в приемке товара
Откажите в приемке товаров, если выявили недостатки или несоответствие характеристикам, установленным контрактом. Учитывайте, что если выявленное несоответствие устранено поставщиком и не препятствует приемке, вы вправе не отказываться от такого товара (ч. 8 ст. 94 Закона N 44-ФЗ).
Форма отказа законом не определена, составьте такой документ самостоятельно. Важно, чтобы отказ был мотивированным (ч. 7 ст. 94 Закона N 44-ФЗ). Например, его причиной может быть поставка товара в количестве меньшем, чем предусмотрено контрактом, либо в ассортименте, не соответствующем контракту (п. 1 ст. 466, п. 1 ст. 468 ГК РФ).
Оформите отказ в письменной форме за подписью заказчика либо всех членов приемочной комиссии с последующим утверждением заказчиком. Укажите, например:
• реквизиты контракта;
• характеристики, комплектность, количество непринятого товара, сведения о качестве, любые иные существенные признаки;
• факт проведения экспертизы;
• факт наличия претензий и недостатков на момент приемки;
• сведения о неустойке за ненадлежащее исполнение;
• указание на возможность и срок исправления замечаний.
Пример формулировки мотивированного отказа в приемке
В соответствии с Приложением N 2 к Государственному контракту на поставку товара от "__" _______ 20__ г. N 783-19-ПТ поставщик обязуется поставить пульты управления к уборочной машине XL 15058564-0 в количестве 12 шт.
В ходе проведения приемки установлено, что поставлены указанные товары в количестве 10 шт.
На основании п. 2.13 Контракта Заказчик предъявляет требование к Поставщику о доукомплектовании товара в течение трех рабочих дней с момента получения настоящего уведомления.
Отказ составьте и направьте в течение срока, установленного контрактом для приемки (ч. 7 ст. 94 Закона N 44-ФЗ).
После отказа у вас есть два варианта действий:
• после устранения поставщиком замечаний примите товар и оформите акт приема-передачи товара;
• расторгните контракт в одностороннем порядке. Вы вправе расторгнуть контракт по основаниям, предусмотренным ГК РФ для одностороннего отказа от исполнения обязательств. Кроме того, такое право должно быть закреплено в контракте (ч. 9 ст. 95 Закона N 44-ФЗ).
Но есть ряд случаев, когда вы обязаны расторгнуть контракт. К таким, например, относятся случаи, когда поставщик победил в закупке благодаря тому, что предоставил недостоверные сведения о товаре, либо поставленный товар не соответствует требованиям извещения, документации о закупке (ч. 15 ст. 95 Закона N 44-ФЗ). Для отказа составьте решение об одностороннем отказе от исполнения контракта и направьте его исполнителю (ч. 12 ст. 95 Закона N 44-ФЗ).
