Пять правил подготовки к деловой видеовстрече

Для сотрудников, работающих на дистанционном рабочем режиме из-за пандемии COVID-19, видеоконференции стали обычным делом. Широкое использование таких платформ, как Zoom и Microsoft Teams, заставило по-новому взглянуть на важность этикета виртуальных встреч. Не стоит совершать ошибку, которая может заставить коллег, клиентов или даже начальника усомниться в вашем профессионализме.

1. Будьте организованы

Ради концентрации внимания постарайтесь ограничить количество пунктов повестки дня и заранее разослать их участникам. Придерживайтесь повестки дня.

На онлайн-встрече особенно легко отклониться от основной темы. Многие люди работают из дома, находясь в свои спальнях, столовых, на диванах, и мыслями могут быть далеко от рабочих дел.

2. Убедитесь, что все работает

Необходимость решения технических проблем – одна из главных неприятностей для видеоконференций. Перед началом встречи протестируйте свою технологию (компьютер, приложения, камеру и микрофон), чтобы убедиться, что все они работают. В противном случае вы можете заставить ваших коллег ждать или начать собрание без вас.

3. Найдите тихое место

В идеале вы должны находиться в помещении с низкой проходимостью звука, где можно закрыть дверь. Если вы не можете обеспечить конфиденциальность во время видеовстречи, выберите такое место в доме, где другие вряд ли будут находиться.

Объясните соседям по комнате, супругам, близким людям или детям, что вы будете участвовать в рабочем совещании и не сможете поговорить с ними в это время. Если есть возможность, поместите питомцев в другую комнату. И не забудьте отключить уведомления на вашем компьютере и мобильных устройствах.

4. Проверьте задний фон

Лучший фон для видеоконференций – это простой, монотонный фон, который не отвлекает. Убедитесь, что за вами нет груды грязной посуды или белья. Многие виртуальные платформы для встреч позволяют при необходимости изменять или размывать фон. Также проверьте, достаточно ли освещения, чтобы люди действительно могли вас видеть.

5. Постарайтесь выглядеть презентабельно

Одна из лучших вещей в работе из дома – это возможность не беспокоиться о своем внешнем виде. Но видеоконференции в некоторой степени ограничивают это. В костюме, вероятно, нет необходимости, но наденьте профессиональную чистую одежду и проверьте свою внешность в зеркале перед началом видеовстречи. Вы не хотите, чтобы что-либо отвлекало от того, что вы говорите. В качестве бонуса подготовка к рабочему дню поможет вам настроиться деловой лад.

Предупреждение: если вы носите деловую рубашку и пиджак, но при этом на вас спортивные штаны или трусы, не забудьте полностью выйти из встречи, прежде чем вставать!

Читайте также: Из пижамы в костюм–приложение для видеозвонков