Реформа: Как переведут сотрудников на удаленку в 2021 году

С 1 января 2021 года появится четыре вида дистанционной работы.

Виды дистанционной работы

Постоянная - Сотрудник всегда трудится вне офиса
Временная - Сотрудник временно работает вне офиса. Такой период не сможет превышать шесть месяцев
Комбинированная - Сотрудник работает частично в офисе
На время угрозы жизни и здоровью людей Сотрудник временно работает вне офиса, пока не прекратят действовать обстоятельства, которые стали причиной перевода

С дистанционным сотрудником нужно будет подписать трудовой договор или дополнительное соглашение, в том числе в электронном виде.

Организация работы и обеспечение оборудованием

Во-первых, необходимо прописать в коллективном договоре, локальном нормативном акте, трудовом договоре или в дополнительном соглашении к нему:
– режим рабочего времени дистанционных сотрудников;
– продолжительность или периодичность временной дистанционной работы;
– порядок и условия выхода с временной удаленки сотрудника в офис по инициативе работодателя и сотрудника, кроме случая, когда удаленка введена на время угрозы жизни и здоровью людей;
– порядок предоставления отпусков сотрудникам, которые постоянно трудятся на удаленке;
– порядок и сроки, в которые сотрудник должен подать отчет о проделанной работе;
– дополнительные обязанности работодателя по охране труда;
– другие условия.

Если требований к режиму работы нет, его вправе определить сотрудник по своему усмотрению.

Время взаимодействия дистанционного работника с работодателем нужно включать в рабочее время. Работодатель не вправе снизить сотруднику зарплату при временном переводе на дистанционную работу.

Как обеспечить оборудованием

Во-вторых, необходимо обеспечить сотрудника оборудованием, программами, средствами защиты информации и другими средствами, которые нужны для выполнения работы. Сотрудник вправе с согласия или ведома работодателя использовать свои или арендованные средства. В этом случае работодатель должен компенсировать затраты на оборудование и возместить расходы, например, на электроэнергию.

Порядок, сроки и размеры таких компенсаций установите в трудовом договоре или соглашении к нему, коллективном договоре, локальном нормативном акте с учетом мнения профсоюза. В документе подробно пропишите порядок, в котором сотрудник должен уведомить или получить согласие работодателя использовать свои или арендованные средства и оборудование.

Во избежание злоупотреблений работниками целесообразно подробно прописать порядок получения согласия и уведомления работодателя об использовании своих или арендованных средств.

Как отправить на временную удаленку в отдельных случаях

В исключительных случаях работодатель вправе перевести сотрудников без их согласия на временную удаленку с помощью локального акта.

Для такого перевода есть три основания:
– решение о переводе принял орган власти или местного самоуправления;
– катастрофа, авария или несчастный случай на производстве, пожар, наводнение, землетрясение, эпидемия или эпизоотия;
– другие случаи, которые угрожают жизни или нормальным жизненным условиям всего населения или его части.

Чтобы перевести на удаленку в исключительных случаях, работодатель должен принять локальный нормативный акт с учетом мнения профсоюза. Вносить изменения в трудовой договор не нужно.

С локальным актом нужно ознакомить каждого сотрудника способом, который подтвердит, что он получил документ, в том числе в электронном виде.

Если специфика работы не позволяет перевести сотрудника на удаленку, объявляется простой по независящим от сторон причинам. Сделать это нужно еще в одном случае – если невозможно обеспечить необходимым оборудованием сотрудника. Время, пока сотрудник не работает, нужно оплачивать – не менее 2/3 тарифной ставки или оклада (ст. 157 ТК). При этом работодатель вправе прописать более высокую оплату в коллективном договоре, соглашении или локальном нормативном акте.

Как обмениваться документами

Стороны вправе обмениваться документами в электронном виде. В отдельных случаях работодатель должен использовать усиленную квалифицированную электронную подпись, а работник – аналогичную или усиленную неквалифицированную электронную подпись.

Такие подписи нужны, чтобы заключить, изменить или расторгнуть:
• трудовой договор;
• дополнительные соглашения к трудовому договору;
• договор о материальной ответственности;
• ученический договор.

В остальных случаях стороны вправе использовать любые электронные подписи или взаимодействовать другим способом, который сможет подтвердить, что каждая сторона получила документ. Способы, порядок взаимодействия и сроки для подтверждения пропишите в трудовом договоре или соглашении к нему, коллективном договоре или локальном нормативном акте с учетом мнения профсоюза. Исключение – случаи, когда трудовая книжка не ведется.

Как уволить сотрудника на удаленке

Уволить дистанционного сотрудника можно по общим основаниям, как и любого другого сотрудника (ст. 77 ТК). Кроме этого, дистанционного сотрудника можно уволить еще в двух случаях.

Первый – сотрудник без уважительной причины не выходит на связь больше двух рабочих дней подряд. Исключение – работодатель установил более длительный срок.

Второй – сотрудник, который работает на дистанционке постоянно, переехал в другую местность и больше не может трудиться на прежних условиях.

По другим основаниям работника уволить нельзя.

Для этого нужно направить работнику копию приказа об увольнении по почте заказным письмом с уведомлением. Сделать это нужно в течение трех рабочих дней с даты увольнения.

Подробнее: https://budget.1jur.ru/#/document/16/71745/bssPhr2/?of=copy-039eb04415