Загадочный путевой лист. Зачем его нужно оформлять юридическим лицам и предпринимателям

Краткое содержание:

1. Обоснование необходимости оформления путевого листа.

2. Форма путевого листа.

3. Обсуждение.

1. Обоснование необходимости оформления путевого листа.

Путевые листы не вошли в состав обязательных форм первичной учетной документации согласно Федеральному закону от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете».

Однако обойтись без путевых листов нельзя.

Во-первых, в силу ч. 2 ст. 6 Федерального закона от 08.11.2007 № 259-ФЗ «Устав автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта» запрещаются перевозки пассажиров и грузов автобусами, легковыми и грузовыми автомобилями без оформления путевого листа на соответствующее транспортное средство.

Во-вторых, если компания не оформила на своего водителя доверенность на управление автомобилем, то без путевого листа ему просто нельзя появляться на дороге. Наличие путевого листа у водителя, управляющего транспортом организации, обязательно в силу п. 2.1.1 Правил дорожного движения Российской Федерации, утвержденных Постановлением Совета Министров - Правительства Российской Федерации от 23.10.1993 № 1090. Если у водителя не окажется ни доверенности, ни путевого листа, сотрудники ГИБДД имеют право отогнать автомобиль на штрафстоянку.

В-третьих, именно в путевом листе ставится отметка о прохождении предрейсового медосмотра, которая в соответствии с п. 1 ст. 20 Федерального закона от 10.12.1995 № 196-ФЗ «О безопасности дорожного движения» является обязательной. Поэтому отсутствие штампа о прохождении медосмотра в путевом листе контролирующие органы могут квалифицировать как нарушение законодательства об охране труда.

В-четвертых, контролером технического состояния автотранспортных средств в путевом листе должны проставляться дата и время проведения предрейсового контроля технического состояния транспортного средства. Они заверяются его подписью с указанием фамилии и инициалов. (Так что, если авария произойдет из-за технического состояния автомобиля, «крайнего» найти будет нетрудно.)

Это соответствует п. 2 ст. 20 Федерального закона от 10.12.1995 № 196-ФЗ «О безопасности дорожного движения», в котором предусмотрено, что юридические лица и предприниматели обязаны организовывать и проводить предрейсовый контроль технического состояния транспортных средств.

2. Форма путевого листа.

Таким образом, путевой лист необходим, но его форму каждое предприятие может разработать самостоятельно.

Постановлением Госкомстата России от 28.11.1997 № 78 были утверждены унифицированные формы путевых листов автотранспорта, являющиеся первичными учетными документами. Бухгалтеры, как правило, продолжают применять эти формы. Поэтому далее рассмотрим формы, утвержденные указанным Постановлением.

Формы путевых листов различаются в зависимости от вида транспортных средств. Так, для легкового автомобиля утверждена форма № 3 («Путевой лист легкового автомобиля»).

Типовая межотраслевая форма № 3 спец. («Путевой лист специального автомобиля») применяется для специального автотранспорта. От других форм ее отличает то, что в ней предусмотрен раздел по учету работы устройств и приспособлений специального автомобиля (кран, манипулятор и т.д.).

Для такси разработана форма № 4 («Путевой лист легкового такси»), отличительная особенность которой - раздел, где фиксируются показания счетчиков и перечень выполняемых заказов.

Для грузовиков предусмотрены две унифицированные формы - № 4-С и № 4-П. Первая применяется при перевозках грузов при условии сдельной оплаты работы водителя. Вторая используется тогда, когда работа водителя оплачивается повременно и предусматривается одновременное выполнение перевозок грузов до двух заказчиков в течение одного рабочего дня или смены. Поэтому в данной форме путевого листа предусмотрено наличие отрывного талона, который заполняется заказчиком и служит основанием для предъявления компанией-перевозчиком счета на оплату транспортных услуг.

Если компания все-таки решит создавать собственную форму, ей нужно учесть следующее.

Руководству компании разрешается самостоятельно утверждать любые формы первичных документов с соблюдением одного условия: документ должен содержать обязательные реквизиты. В частности, путевой лист должен содержать:

-наименование и номер путевого листа;

-сведения о сроке действия путевого листа;

-сведения о собственнике (владельце) транспортного средства;

-сведения о транспортном средстве;

-сведения о водителе.

В свою очередь, сведения о сроке действия путевого листа должны включать дату, в течение которой путевой лист может быть использован, а, в случае если путевой лист оформляется более чем на один день - даты начала и окончания срока, в течение которого путевой лист может быть использован.

Сведения о собственнике (владельце) транспортного средства должны включать:

-для юридического лица - наименование, организационно-правовую форму, местонахождение, номер телефона;

-для индивидуального предпринимателя - Ф.И.О., почтовый адрес, номер телефона.

Сведения о транспортном средстве предполагают:

-тип транспортного средства, модель транспортного средства, а, в случае если грузовой автомобиль используется с автомобильным прицепом, автомобильным полуприцепом, также модель автомобильного прицепа, автомобильного полуприцепа;

-государственный регистрационный знак автомобиля;

-показания одометра (полные км пробега) при выезде транспортного средства из гаража и его заезде в гараж;

-дату и время выезда транспортного средства с места постоянной стоянки транспортного средства и его заезда на указанную стоянку.

В сведения о водителе включают:

-Ф.И.О. водителя;

-дату и время проведения предрейсового и послерейсового медицинского осмотра водителя.

На путевом листе допускается размещение дополнительных реквизитов, учитывающих особенности осуществления деятельности, связанной с перевозкой грузов, пассажиров и багажа автомобильным транспортом.

В путевом листе должны проставляться дата и время проведения предрейсового контроля технического состояния транспортного средства. Они заверяются подписью технического контролера с указанием фамилии и инициалов.

Время выезда и возвращения подтверждает продолжительность работы водителя, а пункты назначения по маршрутам следования позволяют обосновать производственный характер поездки и подтвердить показания счетчика.

Может ли нетранспортная компания не учитывать обязательные реквизиты и порядок заполнения путевых листов?

Это будет крайне опасно. В любом случае, использует ли компания самостоятельно разработанную форму путевого листа или стандартную, его форма должна быть приведена в учетной политике.

Однако одним из самых, пожалуй, сложных вопросов заполнения путевого листа является необходимость иметь в нем штамп о прохождении предрейсового медицинского осмотра.

Обязанность проводить такой медицинский осмотр предусмотрена совокупностью норм ст. 213 Трудового кодекса Российской Федерации и п. 1 ст. 20 и 23 Федерального закона от 10.12.1995 № 196-ФЗ «О безопасности дорожного движения». За путевой лист без врачебной отметки дорожная инспекция может наложить штраф по ч. 2 ст. 12.31.1 Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях на должностных лиц в размере 50 тыс. руб., на юридических лиц – 30 тыс. руб.

Если в организации имеется большое количество автотранспорта, то, по-видимому, создания обособленного медицинского пункта не избежать. Дело в том, что согласно Методическим рекомендациям «Об организации проведения предрейсовых медицинских осмотров водителей транспортных средств», утвержденным письмом Минздрава России от 21.08.2003 N 2510/9468-03-32 (применяется в части, не противоречащей Приказу Минздрава России от 15.12.2014 № 835 н), предрейсовый медицинский осмотр надо проводить перед началом рабочей смены водителей. Администрация компании должна выделить для этого отдельное (желательно специальное) помещение. Водители автомобилей обязаны явиться на предрейсовый медосмотр с путевым листом. Они могут быть допущены к работе при отсутствии жалоб, объективных признаков заболеваний, нарушений функционального состояния организма, признаков употребления спиртных напитков, наркотических и других психоактивных веществ, признаков нарушений режима труда и отдыха.

В этом случае медицинский работник должен поставить в путевом листе штамп, в котором указывает дату и точное время медицинского осмотра, а также проставляет свои фамилию, инициалы и подпись.

Все результаты предрейсового осмотра должны быть зафиксированы в журнале осмотров.

Все бы это было нетрудно, но медицинский осмотр может быть проведен только персоналом, имеющим соответствующее образование, а также медицинским учреждением при наличии лицензии. В противном случае компании угрожает штраф по ст. 11.32 Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях в размере от 30 до 50 тыс. руб. (на должностных лиц - от 2 до 3 тыс. руб.).

Для прохождения предрейсового осмотра компании придется приглашать специалиста со стороны и, соответственно, оплачивать его услуги.

По общему правилу путевой лист легкового автомобиля действителен на один день или смену. Исключение распространяется только на ситуацию отправления водителя в командировку, когда он выполняет задание в течение более суток. Тогда путевой лист выдается на более длительный срок.

Наличия кассовых чеков, накладных и даже счетов-фактур явно недостаточно для того, чтобы подтвердить выполнение главного требования п. 1 ст. 252 Налогового кодекса Российской Федерации об экономической обоснованности затрат на ГСМ. Однако в письме Минфина России от 16.06.2011 N 03-03-06/1/354, предусмотрено, если у компании есть возможность использовать данные приборов учета и контроля за перемещением транспортных средств с использованием системы спутниковой навигации ГЛОНАСС или иных систем, позволяющих достоверно определить пройденный автотранспортным средством путь, то для признания налоговых расходов на ГСМ составлять путевые листы не обязательно.

Составление путевого листа носит обязательный характер только для автотранспортных предприятий, поэтому нетранспортная компания вправе подтвердить правомерность списания ГСМ документами.

Источник. Кодекс Российской Федерации об административных правонарушениях; Налоговый кодекс Российской Федерации; Федеральный закон от 08.11.2007 № 259-ФЗ «Устав автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта»; Федеральный закон от 10.12.1995 № 196-ФЗ «О безопасности дорожного движения»; Федеральный закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»; Методические рекомендации «Об организации проведения предрейсовых медицинских осмотров водителей транспортных средств», утвержденные письмом Минздрава России от 21.08.2003 № 2510/9468-03-32; Приказ Минздрава России от 15.12.2014 № 835 н; Постановление Госкомстата России от 28.11.1997 № 78.