Перевод сотрудника на удаленку на времяРаботодатели смогут переводить сотрудников с работы в офисе на удаленный режим на неопределенный срок или временно, на период не более шести месяцев (ч.2 ст. 312.1 ТК РФ)Кроме того, теперь сотрудники смогут совмещать удаленку и работу на стационарном рабочем месте. Например, можно будет согласовать с сотрудником, что три дня в неделю он работает в офисе, а два дня — из дома.
Как было раньше
Договориться с сотрудником об удаленке компания могла только при приеме на работу и на весь срок действия трудового договора. Возможности перевести офисного сотрудника на удаленную работу в Трудовом кодексе не было, как и права установить такой режим временно или чередовать его с работой в офисе. Во время пандемии компании все же отправляли сотрудников на удаленную работу на определенный срок. Однако из-за того, что закон делать этого не разрешал, рисковали получить штраф от трудовой инспекции.
С 1 января 2021 года понятия «дистанционная работа» и «удаленная работа» означают одно и то же (ч.1 ст.312.1 ТК РФ).
Как оформляются документы
Чтобы перевести сотрудника на удаленную работу, компания должна заключить с ним дополнительное соглашение к трудовому договору. В соглашении укажите:
-на какой срок компания переводит сотрудника на удаленку,
-какой у него будет режим работы и как он будет отчитываться о заданиях, которые выполнил. Сотруднику, который временно будет работать из дома, пропишите, когда он сможет выйти на работу в офис по своей инициативе или должен будет это сделать, если его вызовет руководитель (ч.3 ст.312.4 ТК РФ). Для постоянных удаленных сотрудников определите, как компания будет предоставлять им ежегодные и дополнительные оплачиваемые отпуска, а также отпуска за свой счет (ч.4 ст.312.4 ТК РФ). Если же в вашей компании допсоглашения составляет кадровик, передайте эту информацию ему.
Не стоит снижать зарплату тем, кого перевели на удаленку. Если ГИТ обнаружит, что до перевода у сотрудника была зарплата выше, или узнает, что у нового удаленного сотрудника зарплата ниже, чем у того, кто на аналогичной должности работает в офисе, оштрафует компанию. Платить меньше компания вправе, только если на удаленке сотрудник будет работать меньше, например три дня в неделю или каждый день, но только по шесть часов.
Отправление сотрудников на удаленку без их согласия
Компаниям разрешили временно переводить сотрудников на удаленную работу, даже если последние на это не согласны. Основанием для такого перевода будут любые исключительные обстоятельства, которые ставят под угрозу жизнь или нормальные жизненные условия всего населения или его части. Перевести сотрудников на удаленку в таком случае можно будет только на период, пока такие обстоятельства существуют. Например, отправить сотрудников по домам без их согласия можно будет, если произошли катастрофа, производственная авария, стихийное бедствие, эпидемия, а также несчастный случай на производстве (ст.312.9 ТК РФ).
Временно оформить сотрудникам удаленку компания должна будет, если решение об этом примут органы власти, в том числе местные. Срок перевода в таком случае устанавливают сами чиновники. Например, из-за пандемии коронавируса мэр Москвы обязал компании отправить на удаленную работу минимум 30 процентов сотрудников до 15 января 2021 года.
Можно не прописывать в трудовом договоре режим работы удаленщика, правила, по которым он должен отчитываться о проделанной работе, и другие организационные моменты. Достаточно включить их в локальный нормативный акт и ознакомить с ним сотрудника под подпись.
Если нельзя отправить сотрудников на удаленку из-за специфики работы или из-за того, что компания не может обеспечить их всем необходимым для удаленной работы, она обязана объявить простой по причинам, которые не зависят ни от работника, ни от работодателя (ч.7 ст.312.9 ТК РФ). Оплатить период простоя нужно будет в размере 2/3 должностного оклада сотрудника (ч.2 ст.157 ТК РФ).
Как было раньше.
Работодатели не могли по своей инициативе отправить сотрудников на удаленную работу даже в исключительных обстоятельствах. Из-за этого во время ограничений, когда компании должны были приостановить свою деятельность, они отпускали сотрудников по домам без документов, а затем оформляли допсоглашения задним числом.
Кроме того, в Трудовом кодексе для простоя не было специального основания в ситуации, когда сотрудника нельзя перевести на удаленную работу. Вводить простой компания могла из-за того, что временно приостановила работы по причинам технологического, технического или экономического характера (ч.3 ст.72.2 ТК РФ). Во время нерабочих дней в апреле — мае 2020 года компании отправляли сотрудников в простой, чтобы не платить им полную зарплату за период, пока они не работают. Однако трудовые инспекции считали, что это незаконно, штрафовали компании и выдавали предписания с требованием доплатить сотрудникам зарплату вместе с компенсацией за ее задержку.
Как оформляются документы
Чтобы временно перевести сотрудников на удаленную работу из-за исключительных обстоятельств, компания должна принять специальный локальный нормативный акт. В локальном акте укажите:-какое обстоятельство стало основанием для перевода сотрудников на удаленку;
-какой у сотрудников будет режим работы и как они будут отчитываться о том, что сделали;
-кого из сотрудников и на какой срок компания отправляет по домам;
-как будет с ними связываться, обеспечивать их всем необходимым для работы или возмещать затраты, если сотрудники будут использовать для работы свое имущество (ч.3 ст.312.9 ТК РФ). Если составить текст локального акта директор поручит не юротделу, а кадровику, проверьте, чтобы он не забыл включить в документ эти пункты. Напомните кадровику, чтобы ознакомил с документом всех сотрудников, кого он касается. Если в компании есть профсоюз, принять локальный акт нужно будет с учетом его мнения.
Если компания не всех сможет отправить на удаленную работу, посоветуйте кадровику оформить приказ о простое. В приказе он должен указать причину простоя, например невозможность перевести сотрудника на удаленную работу по решению властей, перечислить тех, кого компания отправит в простой, а также даты его начала и окончания. Проверьте, чтобы в приказе кадровик отметил, что простой ввели по причинам, которые не зависят от сотрудника и работодателя, прописал также размер оплаты времени простоя и ознакомил с ним сотрудников под подпись.
Время взаимодействия удаленного сотрудника с работодателем теперь считают рабочим. Если начальник напишет или позвонит сотруднику после того, как закончится его рабочий день, это время компания должна будет оплатить как сверхурочную работу.
Когда удаленный сотрудник должен направить компании бумажные документы
При приеме на удаленную работу соискатель может предъявить документы в электронном виде, например копию паспорта, документа об образовании, медицинского заключения. Однако если работодатель потребует, соискатель должен будет направить ему нотариально заверенные копии документов на бумажном носителе.
Еще один случай, когда удаленный сотрудник обязан выслать компании бумажные документы, связан с больничным. Если он заболел, его закрыли на карантин или сотрудница ушла в декрет, должны направить работодателю оригинал листка нетрудоспособности заказным письмом с уведомлением о вручении. Направлять документ не придется, только если медицинская организация выдала электронный больничный и компания такие больничные принимает. В этом случае сотрудник должен сообщить работодателю только серию и номер листка нетрудоспособности, который медорганизация оформила в электронной форме.
Усиленная электронная подпись нужна только для трудовых договоров
Подписывать усиленной электронной подписью теперь нужно не все документы, которыми компания обменивается с удаленным сотрудником, а только трудовой, ученический договоры и договор о полной материальной ответственности (ч.1 ст.312.3 ТК РФ). Такая же подпись нужна, чтобы вносить в эти договоры изменения и их расторгать. Компания должна использовать усиленную квалифицированную электронную подпись, а сотрудники также могут использовать усиленную неквалифицированную.
Остальные документы стороны могут подписывать простой электронной подписью или договориться о другом способе взаимодействия, который позволит зафиксировать, что и компания, и сотрудник документ получили. Например, компания может договориться с сотрудником, что все кадровые заявления он сначала подписывает на бумаге, а затем сканирует и отправляет их на электронную почту отдела кадров.
Как было раньше
Компании и удаленные сотрудники любые документы, которыми обменивались в электронном виде, должны были подписывать усиленной квалифицированной электронной подписью. Однако компании этого не делали и рисковали получить штраф от трудовой инспекции за то, что неправильно оформляли кадровые документы.
Теперь компания должна оформить удаленному сотруднику командировку, если направляет его в другую местность. Это правило касается и ситуации, когда компания вызывает постоянного дистанционного сотрудника в офис.
Как оформляются документы
Способ, которым компания будет обмениваться документами с удаленными сотрудниками, укажите в локальном нормативном акте или трудовых договорах. Также в одном из этих документов пропишите срок, в течение которого компания и сотрудник должны подтвердить, что электронный документ получили, и адреса электронной почты сотрудника и работодателя, с которых можно их отправлять. Перечислите и опишите документы, которыми стороны будут обмениваться в электронном виде. Если способ взаимодействия с сотрудниками пропишете в локальном нормативном акте, попросите кадровика ознакомить с ним всех сотрудников под подпись. Только после этого сотрудники обязаны будут его соблюдать.
Сотрудник не сможет использовать для работы свое оборудование без условия в трудовом договоре
Работодатель по умолчанию должен будет обеспечивать сотрудника всем необходимым для удаленной работы, например компьютером, оргтехникой и программным обеспечением. Использовать для работы свое оборудование и программы сотрудник сможет, только если компания это позволит. В этом случае она должна будет компенсировать затраты удаленщика (ч.2 ст.312.6 ТК РФ).
Как было раньше
Компания должна была согласовывать в трудовом договоре с удаленным сотрудником, какое оборудование он будет использовать для работы — свое или работодателя. В Трудовом кодексе не было правила, что по умолчанию компания обязана обеспечивать удаленного сотрудника всем необходимым, а сотрудник — пользоваться ресурсами только работодателя. Если компания не включала в трудовой договор такие условия, удаленщики без ее ведома использовали для работы собственное оборудование, а потом требовали за это компенсацию.
Как оформляются документы
Если компания разрешит удаленному сотруднику использовать для работы собственное имущество, включите в его трудовой договор условие о компенсации. Пропишите, как, с какой периодичностью и в каком размере компания будет компенсировать сотруднику то, что он использует свое имущество в рабочих целях, и как будет возмещать ему расходы, которые с этим связаны, например оплачивать замену краски в принтере, бумагу для печати, платить за интернет. Если юротдел в вашей компании не занимается трудовыми договорами и допсоглашениями к ним, проверьте, чтобы кадровик не забыл включить в документы необходимые условия.
Какие документы компания должна направить удаленному сотруднику в бумажном виде
Компания вправе обмениваться с удаленным сотрудником документами в электронной форме, однако некоторые из них все же должна отправлять ему в бумажном виде.
1. Трудовой договор и дополнительные соглашения к нему. Компания обязана отправить их удаленному сотруднику на бумажном носителе, если он этого потребует. Срок — три рабочих дня со дня, когда получено заявление сотрудника. До 1 января 2021 года компания должна была отправлять удаленным сотрудникам трудовой договор на бумаге, даже если они об этом не просили.
2. Приказ об увольнении. Если компания ознакомила с ним сотрудника в электронной форме, затем обязана отправить ему копию приказа на бумажном носителе заказным письмом с уведомлением о вручении. Срок — три рабочих дня со дня, когда издали приказ об увольнении. До 1 января 2021 года компания должна была выслать такой приказ удаленному сотруднику в тот же день, когда его подписал директор.
3. Трудовая книжка. Внести в нее записи о работе удаленного сотрудника компания должна, если он не отказался от бумажной трудовой и потребовал, чтобы в нее внесли записи. Для этого сотрудник должен сначала прислать трудовую книжку в офис заказным письмом с уведомлением о вручении. До 1 января 2021 года не вносить запись в трудовую книжку компания могла, только если договорилась об этом с удаленным сотрудником.
4. Копии документов о работе сотрудника. Работодатель обязан отправить их удаленному сотруднику на бумаге, если он не попросил электронные копии. Срок — три рабочих дня со дня, когда компания получила заявление сотрудника.
Нельзя уволить сотрудника по основаниям, которых нет в ТК
Компаниям позволили увольнять удаленных сотрудников только по общим и двум специальным основаниям в ТК. Таких оснований теперь два. Первое — сотрудник без уважительной причины не отвечает на сообщения и звонки работодателя более двух рабочих дней. Второе — компания не может сохранить прежние условия трудового договора постоянному удаленному сотруднику из-за того, что он переехал (ч.1.2 ст.312.8 ТК РФ).
Как было раньше
Работодатели могли включать в трудовые договоры удаленных сотрудников свои собственные основания для увольнения. Так, компания могла включить в договор как основание увольнения удаленщика всего одно опоздание или ситуацию, когда он нарушил кодекс корпоративной этики. Если в итоге компания увольняла неугодного сотрудника за незначительный проступок, например за опоздание на одну минуту, и сотрудник обращался в суд, ему удавалось оспорить такое увольнение.
Как оформляются документы
Кадровик проверяет трудовые договоры удаленных сотрудников, которых приняли на работу до 2021 года. В договорах пусть ищет дополнительные основания увольнения. Если найдет, их нужно исключить. Для этого посоветуйте ему оформить допсоглашения к трудовым договорам. Новые основания увольнения включать в трудовые договоры удаленных сотрудников не нужно.
Благодарю за информацию
Спасибо за информацию!
Спасибо!