Новые правила дистанционной работы с 01.01.2021: лучше поздно, чем никогда!

С 01 января 2021 года вступили в силу поправки в Трудовой кодекс РФ в части изменения правил дистанционной (удаленной) работы. Новые правила предусматривают возможность временного перевода сотрудников на удаленную работу, а также позволяют комбинировать её с работой в офисе. С этими и другими изменениями Вы можете ознакомиться в кратком обзоре ниже.

I. Помимо постоянной дистанционной работы добавился новый режим – временная дистанционная работа, который включая в себя следующие виды:

1) Непрерывная удаленная работа сроком не более чем на 6 мес.;

2) Чередование работы дистанционно и в офисе;

3) Удаленная работа в исключительных случаях, например, во время катастрофы природного или техногенного характера, эпидемии.

II. Переход на дистанционный режим работы и как его правильно оформить.

1) Традиционный формат: очное подписание документов в офисе.

2) Нововведения: путем обмена электронными документами, при этом документы (трудовой договор, дополнительное соглашение к нему, договор о материальной ответственности) должны быть подписаны электронной подписью, работодателем – усиленной квалифицированной ЭП, работником – усиленной неквалифицированной ЭП. В иных случаях взаимодействие дистанционного работника и работодателя может осуществляться путем обмена электронными документами с использованием других видов электронной подписи или в иной форме.

III. Порядок взаимодействия дистанционного работника с работодателем.

Взаимодействия дистанционного работника с работодателем, в том числе в связи с выполнением трудовой функции дистанционно: (1) режим рабочего времени (2) условия и порядок вызова работника в офис (3) порядок предоставления отпуска (4) передачей результатов работы и отчетов о выполненной работе по запросам работодателя, устанавливается:

1) Коллективным договором;

2) Локальным нормативным актом;

3) Трудовым договором;

4) Дополнительным соглашением к трудовому договору.

IV. Использование оборудования.

Организация должна предоставить дистанционному работнику необходимое оборудование, средства защиты информации и т.п., в свою очередь дистанционный работник может использовать своё оборудование/средства с согласия работодателя, при этом расходы, связанные с использованием личного оборудования, возмещаются работодателем, в порядке, сроки и размерах, которые определяются коллективным договором, локальным нормативным актом, трудовым договором, дополнительным соглашением к трудовому договору.

V. Увольнение дистанционного работника.

Новыми правилами трудового кодекса также предусмотрены дополнительные основания расторжения трудового договора с дистанционным работником:

1) В случае, если он без уважительной причины не выходит на связь более 2 рабочих дней подряд (работодатель может установить более длительный срок);

2) В случае, если дистанционный работник (на постоянной основе) переехал в другую местность, из-за чего он не может исполнять трудовые обязанности на прежних условиях.

Обращаем ваше внимание, что теперь в трудовом договоре с дистанционным работником нельзя закрепить основания расторжения договора отличные от оснований, которые предусмотрены трудовым кодексом.

VI. Удаленная работа в исключительных случаях.

В исключительных случаях работодатель имеет право по своей инициативе временно перевести сотрудников на дистанционную работу, к таким случая относятся:

1) Cответствующее решение принято органом государственной власти или местного самоуправления;

2) Жизнь либо нормальные жизненные условия населения или его части находятся под угрозой (например, при эпидемии).

Согласие работника на такой перевод не требуется, вносить изменения в трудовой договор также не придется, однако необходимо принять локальный нормативный акт с учетом мнения первичного профсоюза, в котором указать: причину, срок перевода, список дистанционных работников.

Если специфика работы не позволяет перевести работника на дистанционный режим, то время, пока работник не выполняет свои обязанности, необходимо оплачивать как простой по независящим от сторон причинам.

VII. Рекомендации.

В связи с вышесказанным рекомендуем Вам принять/заключить следующие документы:

1) Изменения в правила внутреннего трудового распорядка;

2) Дополнительные соглашения к трудовым договорам;

3) Политику или иной локальный нормативный акт, регулирующий труд дистанционных работников, в котором определить:

• Порядок взаимодействия с дистанционным работником путем обмена электронными документами (определить форму подписания электронных документов);

• Порядок и срок подтверждения предоставления информации и получения электронного документа от другой стороны, включая порядок ознакомления с локальными актами или приказами работодателя;

• Режим рабочего времени дистанционного работника (если будет отличаться от трудового договора);

• Условия и порядок вызова работника для работы на стационарном рабочем месте (применимо к временным дистанционным работникам);

• Порядок предоставления работнику, выполняющему дистанционную работу на постоянной основе, ежегодного оплачиваемого отпуска и иных видов отпусков (если отличается от трудового договора);

• Порядок, сроки и размеры компенсации дистанционному работнику за использование принадлежащих ему или арендованных им оборудования, программно-технических средств, средств защиты информации и иных средств, а также возмещения расходов, связанных с их использованием.

• Дополнительные обязанности работодателя по обеспечению безопасных условий труда и охраны труда (по желанию работодателя).

Пожалуйста, сообщите, если Вам требуется помощь с разработкой необходимых документов для вашей компании о дистанционной работе.